Mon fabricant est en dehors de l'UE — qui s'occupe alors du passeport numérique ?

Généralement l'importateur ou le représentant autorisé

Si le fabricant est établi en dehors de l'UE, la responsabilité du productpaspoort incombe généralement à l'importateur qui met le produit sur le marché de l'UE, ou à un représentant autorisé que le fabricant a désigné dans l'UE. Le ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) repose sur le principe selon lequel, pour chaque produit vendu dans l'UE, doit exister un acteur du marché établi dans l'UE qui peut être tenu responsable du respect de la conformité. Si le fabricant ne l'est pas lui-même, c'est soit le représentant autorisé (article 28 ESPR) soit l'importateur (article 29 ESPR) qui assume ce rôle, chacun avec son propre ensemble de tâches.

Pour qui cela s'applique et pour qui non

Cette distinction ne s'applique que si le fabricant est établi en dehors de l'UE. Si le fabricant est établi dans l'UE, c'est lui-même qui est responsable de la compilation et de la mise à disposition du productpaspoort — il n'existe alors pas d'importateur ou de représentant autorisé qui assume ce rôle, même si le produit est vendu par l'intermédiaire d'un distributeur. Il s'agit ici spécifiquement de la répartition des rôles entre le fabricant, le représentant autorisé et l'importateur telle que décrite par le ESPR. Il ne s'agit pas du contenu du passeport lui-même, des groupes de produits qui nécessitent un passeport, ou du moment où cette obligation entre en vigueur concrètement — cela est réglé séparément pour chaque groupe de produits dans les règlements délégués.

Un importateur au sens du ESPR est l'acteur établi dans l'UE qui met le produit en provenance d'un pays en dehors de l'UE sur le marché de l'UE. Un distributeur qui achète un produit auprès d'une partie déjà établie dans l'UE n'est pas un importateur au sens du présent règlement et a un ensemble différent d'obligations plus légères. Pour la question « qui gère le passeport », ce qui est donc particulièrement pertinent est de savoir qui amène effectivement le produit dans l'UE, et si le fabricant a déjà désigné un représentant autorisé.

Pas encore de date d'entrée en vigueur fixe : elle sera déterminée par groupe de produits

Le ESPR lui-même contient les règles générales concernant les représentants autorisés et les importateurs, mais l'obligation concrète pour un produit spécifique de disposer d'un productpaspoort numérique ne naît que lorsqu'un règlement délégué a été adopté pour ce groupe de produits. Pour quels groupes de produits cela s'appliquera et à partir de quand, ce n'est pas encore fixé pour tous les groupes. Ce qui est cependant établi, c'est le principe : dès qu'un groupe de produits est soumis à l'obligation du passeport, les rôles du fabricant, du représentant autorisé et de l'importateur s'appliquent comme décrit ci-dessus, quel que soit le groupe de produits auquel le produit appartient.

Ce que cela signifie dans la pratique

Pour un importateur qui met sur le marché des produits d'un fabricant établi en dehors de l'UE, la première question est de savoir si ce fabricant a déjà désigné un représentant autorisé. Si c'est le cas, ce représentant est le point de contact pour les données qui doivent figurer dans le passeport, et la coordination avec le fabricant lui incombe. S'il n'existe pas de représentant autorisé, une grande partie de la tâche de contrôle incombe à l'importateur lui-même : celui-ci doit vérifier, avant que le produit ne soit commercialisé, que le produit est accompagné du passeport requis et que les données qui y figurent sont exactes, même si l'importateur n'a pas lui-même établi ces données.

En pratique, cela signifie généralement trois étapes. D'abord, vérifier s'il existe déjà un représentant agréé désigné par le fabricant, et le cas échéant, qui il est. Ensuite, déterminer qui agit en tant qu'importateur au sens du ESPR dans la chaîne — ce ne doit pas nécessairement être la partie la plus évidente, car un intermédiaire qui revend simplement des produits au sein de l'UE n'est pas un importateur. Et enfin, convenir avec le fabricant de qui fournit les données sources nécessaires pour constituer le passeport et qui est responsable de sa mise à jour pendant la période où le passeport doit rester disponible. Une plateforme qui constitue et héberge le passeport, comme prodpas.eu, peut traiter ces données, mais la question de savoir qui fournit les données et qui est responsable de leur exactitude reste une affaire entre le fabricant, le représentant agréé et l'importateur.

La base juridique : articles 28 et 29 du ESPR

L'article 28 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) régit la possibilité pour un fabricant établi en dehors de l'UE de désigner un représentant agréé par un mandat écrit, qui énumère les tâches que ce représentant exerce au nom du fabricant. L'article 29 du même règlement décrit les obligations des importateurs, notamment le contrôle préalable à la mise sur le marché pour vérifier que le produit satisfait aux exigences applicables à ce groupe de produits. Ensemble, ces deux articles déterminent qui assume quel rôle lorsque le fabricant lui-même n'est pas établi dans l'UE.

Que faire maintenant

Quiconque, en tant qu'importateur ou représentant agréé, traite avec un fabricant établi en dehors de l'UE ferait bien de documenter rapidement dans le processus qui fournit quelles données et qui est responsable de la mise à jour du passeport. Pour le texte exact des obligations, la source officielle est toujours déterminante ; pour l'aspect pratique — la constitution, l'hébergement et la fourniture d'un support de données QR pour le passeport — prodpas.eu peut traiter les données du fabricant ou de l'importateur pour créer un passeport qui reste disponible pendant dix ans.

Base juridique

Le règlement lui-même se trouve sur EUR-Lex. Nous faisons référence pour chaque affirmation ; vous n'avez pas besoin de nous croire.

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Un fabricant hors de l'UE ne peut pas lui-même, directement depuis un pays tiers, mettre un passeport de produit sur le marché européen et ne rien régler d'autre. Dès que le produit atteint le marché de l'UE, il faut qu'il y ait quelqu'un d'identifiable au sein de l'UE qui soit responsable des obligations liées à ce passeport. Qui c'est dépend de la manière dont le produit franchit la frontière.

Déterminer qui est responsable au sein de l'UE

Il y a deux voies par lesquelles un fabricant hors de l'UE résout cela : via un importateur qui met le produit sur le marché de l'UE en son propre nom, ou via un représentant autorisé que le fabricant désigne spécifiquement pour les tâches relatives au passeport de produit. Ce n'est pas un choix facultatif qui peut rester caché quelque part dans un contrat — pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie souvent que la première étape est de déterminer dans lequel de ces deux rôles se trouve sa propre entreprise. Celui qui apporte des produits de hors de l'UE et les met sur le marché n'est en effet pas automatiquement seulement un « acheteur » : l'ESPR a sa propre définition de l'importateur, et celle-ci peut s'écarter de la manière dont le rôle est décrit dans l'accord commercial. Le doute à ce sujet est précisément là où l'article Suis-je un importateur ou un fabricant selon le ESPR ? .

La désignation d'un représentant autorisé

L'article 28 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) décrit la possibilité pour un fabricant hors de l'UE de désigner un représentant autorisé qui exécute en son nom des tâches dans le domaine du passeport de produit. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés qui, en tant que partie de l'UE, est impliquée auprès d'un tel fabricant, cela signifie que doit être clairement établi si ce représentant autorisé existe, qui c'est, et quelles tâches exactement ont été déléguées. Un représentant autorisé n'est pas automatiquement obligatoire dans chaque situation — que ce soit nécessaire, et ce que ce représentant fait alors et ne fait pas, est détaillé dans ai-je besoin d'un mandataire dans l'UE pour le passeport produit.

Le respect des obligations de l'importateur

L'article 29 de l'ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) impose des obligations à l'importateur lorsque celui-ci met le produit du fabricant hors de l'UE sur le marché de l'UE. Pour une entreprise dans cette position, cela signifie pratiquement que doit être vérifiée la présence du passeport de produit, la conformité des données qu'il contient avec le produit, et si le fabricant hors de l'UE met à disposition la documentation technique requise. L'importateur porte une responsabilité propre à ce sujet, indépendamment de ce que prétend avoir fait le fabricant. Ce que cette responsabilité implique exactement et où elle s'arrête est décrit dans Qui est responsable du passeport de produits ?.

L'inscription du nom et des coordonnées de contact sur le produit

L'importateur comme le représentant autorisé apparaissent avec leur nom et leurs coordonnées de contact sur le produit ou la documentation qui s'y rapporte. Pour une entreprise de cette taille, cela signifie qu'il doit y avoir un ensemble de données fixe et à jour qui soit utilisé de manière cohérente partout — sur le passeport, sur le produit et dans l'administration. En cas de changement d'importateur ou de distributeur, ou de modification de la raison sociale, c'est un détail qui est facilement oublié alors que le passeport est déjà actif.

Où les choses se compliquent en pratique

Une première situation qui revient souvent : une entreprise de l'UE commande directement auprès d'une usine en Asie et suppose que « le fournisseur règlera le passeport », alors que cette même partie de l'UE est elle-même l'importateur selon la définition de l'ESPR et porte donc elle-même les obligations de l'article 29.

Une deuxième situation : un représentant autorisé a bien été désigné, mais la désignation a été convenue verbalement ou ne figure que dans un courrier électronique. Dès qu'une question se pose sur la tâche que chacun a assumée, il n'y a rien d'écrit sur lequel se rabattre.

Une troisième situation : le fabricant hors de l'UE fournit un passeport, mais l'étayage technique derrière celui-ci reste dans le pays d'origine, hors de portée de l'importateur de l'UE. Si alors on demande à montrer cette documentation, il n'y a personne au sein de l'UE qui peut la fournir rapidement.

Une quatrième situation : le produit est vendu via un intermédiaire sur une place de marché en ligne, et personne dans la chaîne ne se sent responsable car « la place de marché » ou « le fabricant » l'aura de toute façon réglé. Ce qu'une vente via une plateforme signifie pour ces obligations est expliqué dans Que signifie le passeport numérique si je vends des produits via une place de marché en ligne ?.

Une cinquième situation : le produit est mis sur le marché sous sa propre marque, tandis que la production et la première mise en place du passeport se trouvent chez le fabricant en dehors de l'UE. La question de savoir qui est alors formellement considéré comme fabricant — la partie qui appose la marque ou la partie qui produit — crée régulièrement de la confusion, ce qui est traité plus loin dans Je vends des produits sous ma propre marque — quelles obligations dois-je respecter ?.

Ce que vous pouvez documenter

Une instruction écrite du représentant agréé, indiquant exactement quelles tâches concernant le passeport produit ont été déléguées et lesquelles ne l'ont pas été.
Un aperçu de son propre rôle dans la chaîne — fabricant, importateur, ou les deux pour différentes gammes de produits — avec la justification de ce choix.
Un ensemble fixe de données d'entreprise (nom, adresse, coordonnées) utilisé de façon cohérente sur le passeport, le produit et dans la correspondance avec le fabricant en dehors de l'UE.
Un accord avec le fabricant sur l'endroit où la documentation technique est conservée et comment elle peut être demandée dans un délai raisonnable.
Une liste de contrôle permettant de vérifier, à chaque livraison, que le passeport produit est présent et correspond au produit livré, avant que celui-ci ne progresse davantage dans la chaîne.
Une procédure établie pour ce qui se passe en cas de changement de fabricant, de représentant agréé ou d'importateur, afin que le passeport ne reste pas rattaché à une personne de contact disparue.

Ceci n'est pas un avis juridique. Cette page fournit des informations générales sur la réglementation couverte par cette plateforme. Nous ne connaissons pas votre situation. En cas de doute sur votre propre cas, consultez un avocat ou l'autorité compétente.

Rédigé avec l'IA sur la base des sources ci-dessus, contrôlé par un humain le 2026-08-22. Y a-t-il quelque chose qui cloche ? Faites-le nous savoir — les corrections sont prioritaires.