Il mio fabbricante si trova fuori dall'UE — chi gestisce il passaporto digitale del prodotto allora?

Di solito l'importatore o il rappresentante delegato

Se il fabbricante è stabilito al di fuori dell'UE, la responsabilità del passaporto prodotto di solito ricade sull'importatore che immette il prodotto sul mercato dell'UE, oppure su un rappresentante delegato che il fabbricante ha designato nell'UE. L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) è strutturato intorno all'idea che per ogni prodotto venduto nell'UE deve esserci un operatore economico stabilito nell'UE che possa essere ritenuto responsabile del rispetto della normativa. Se il fabbricante non lo è, il rappresentante delegato (articolo 28 ESPR) oppure l'importatore (articolo 29 ESPR) assumono quel ruolo, ciascuno con una propria serie di compiti.

Per chi è rilevante e per chi non lo è

Questa distinzione si applica solo se il fabbricante è stabilito al di fuori dell'UE. Se il fabbricante è stabilito nell'UE, è lui stesso la parte responsabile dell'assemblaggio e della messa a disposizione del passaporto prodotto — non c'è né un importatore né un rappresentante delegato che assume questo ruolo, nemmeno se il prodotto viene venduto attraverso un intermediario. Qui si tratta specificamente della ripartizione dei ruoli tra fabbricante, rappresentante delegato e importatore come descritto dall'ESPR. Non riguarda il contenuto del passaporto stesso, quali gruppi di prodotti necessitano di un passaporto, o quando tale obbligo entra concretamente in vigore — questi aspetti sono regolati separatamente per ciascun gruppo di prodotti nei regolamenti delegati.

Un importatore secondo l'ESPR è l'operatore economico stabilito nell'UE che immette il prodotto sul mercato dell'UE da un paese esterno all'UE. Un distributore che acquista un prodotto da una parte già stabilita nell'UE non è un importatore in questo senso e ha una serie diversa e meno rigorosa di obblighi. Per la domanda "chi gestisce il passaporto" è quindi rilevante principalmente chi porta effettivamente il prodotto nell'UE, e se il fabbricante ha già designato un rappresentante delegato.

Nessuna data di entrata in vigore fissa: dipende dal gruppo di prodotti

L'ESPR stesso contiene le regole generali sui rappresentanti delegati e gli importatori, ma l'obbligo concreto di avere effettivamente un passaporto prodotto digitale per un prodotto specifico sorge solo quando per quel gruppo di prodotti è stato adottato un regolamento delegato. Per quali gruppi di prodotti questo varrà e a partire da quando non è ancora definitivo per tutti i gruppi. Ciò che è invece consolidato è il principio: non appena un gruppo di prodotti ricade nell'obbligo del passaporto, si applicano i ruoli di fabbricante, rappresentante delegato e importatore come descritto sopra, indipendentemente da quale gruppo di prodotti appartiene il prodotto.

Cosa significa questo nella pratica

Per un importatore che immette sul mercato prodotti di un fabbricante stabilito al di fuori dell'UE, la prima domanda è se quel fabbricante ha già designato un rappresentante delegato. Se è così, quel rappresentante è il punto di riferimento per i dati che devono figurare nel passaporto, e il coordinamento con il fabbricante spetta a lui. Se non c'è un rappresentante delegato, una gran parte del compito di verifica ricade sull'importatore stesso: deve, prima che il prodotto sia commercializzato, verificare se il prodotto è accompagnato dal passaporto richiesto e se i dati in esso contenuti sono corretti, anche se l'importatore non ha redatto personalmente tali dati.

In pratica, questo di solito significa tre fasi. Prima verificare se il fabbricante ha già designato un rappresentante autorizzato e, se sì, chi è. Successivamente stabilire chi nella catena agisce come importatore ai sensi dell'ESPR — non deve necessariamente essere la parte più ovvia, perché un intermediario che rivende merci solo all'interno dell'UE non è un importatore. E infine stipulare accordi con il fabbricante su chi fornisce i dati di origine necessari per compilare il passaporto e chi è responsabile del mantenimento dell'aggiornamento durante il periodo in cui il passaporto deve rimanere disponibile. Una piattaforma che compila e ospita il passaporto, come prodpas.eu, può elaborare questi dati, ma la questione di chi fornisce i dati e chi è responsabile della loro correttezza rimane una questione tra il fabbricante, il rappresentante autorizzato e l'importatore.

La base legale: articoli 28 e 29 dell'ESPR

L'articolo 28 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) disciplina la possibilità per un fabbricante situato al di fuori dell'UE di designare un rappresentante autorizzato mediante un incarico scritto, che specifichi i compiti che tale rappresentante svolge per conto del fabbricante. L'articolo 29 dello stesso regolamento descrive gli obblighi degli importatori, tra cui il controllo prima dell'immissione sul mercato per verificare che il prodotto soddisfi i requisiti applicabili a quella categoria di prodotti. Insieme, questi due articoli determinano chi assume quale ruolo quando il fabbricante stesso non è stabilito nell'UE.

Cosa fare ora

Chi, in qualità di importatore o rappresentante autorizzato, ha a che fare con un fabbricante situato al di fuori dell'UE, farebbe bene a stabilire all'inizio del processo chi fornisce quali dati e chi è responsabile del mantenimento dell'aggiornamento del passaporto. Per il testo esatto degli obblighi, la fonte ufficiale è sempre determinante; per l'aspetto pratico — compilazione, hosting e fornitura del passaporto con un supporto dati QR — prodpas.eu può elaborare i dati del fabbricante o dell'importatore per creare un passaporto che rimane disponibile per dieci anni.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un fabbricante al di fuori dell'UE non può inserire autonomamente, direttamente da un paese terzo, un passaporto del prodotto sul mercato europeo e non fare nulla di più. Non appena il prodotto raggiunge il mercato dell'UE, deve esserci qualcuno responsabile all'interno dell'UE per gli obblighi associati a tale passaporto. Chi sia questa persona dipende da come il prodotto attraversa il confine.

Determinare chi è responsabile all'interno dell'UE

Ci sono due percorsi attraverso i quali un fabbricante non-UE risolve questo: tramite un importatore che immette il prodotto sul mercato dell'UE a proprio nome, oppure tramite un rappresentante autorizzato che il fabbricante designa specificamente per i compiti relativi al passaporto del prodotto. Questa non è una scelta facoltativa che può restare nascosta in un contratto — per un'azienda con 10-100 dipendenti significa spesso che il primo passo è capire in quale dei due ruoli si trova la propria azienda. Chi infatti importa prodotti da fuori l'UE e li immette sul mercato non è automaticamente solo un "acquirente": l'ESPR ha una propria definizione di importatore, e questa può differire da come il ruolo è descritto nell'accordo commerciale. Il dubbio su questo è proprio quello che l'articolo Sono importatore o fabbricante secondo l'ESPR? .

La designazione di un rappresentante autorizzato

L'articolo 28 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) descrive la possibilità per un fabbricante al di fuori dell'UE di designare un rappresentante autorizzato che esegua compiti relativi al passaporto del prodotto in sua rappresentanza. Per un'azienda con 10-100 dipendenti che agisce come parte dell'UE presso tale fabbricante, significa che deve essere chiaro se tale rappresentante esiste, chi sia, e quali compiti siano stati esattamente trasferiti. Un rappresentante autorizzato non è automaticamente obbligatorio in ogni situazione — se è necessario e cosa regola o non regola è spiegato in ho bisogno di un rappresentante autorizzato nell'UE per il passaporto del prodotto.

Il rispetto degli obblighi dell'importatore

L'articolo 29 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) impone obblighi all'importatore quando questi immette il prodotto del fabbricante non-UE sul mercato dell'UE. Per un'azienda in questa posizione significa praticamente che si deve verificare se il passaporto del prodotto è presente, se i dati in esso contenuti corrispondono al prodotto, e se il fabbricante al di fuori dell'UE mantiene disponibile la documentazione tecnica richiesta. L'importatore ha una responsabilità propria, indipendentemente da ciò che sostiene di aver fatto il fabbricante. Cosa comporta esattamente tale responsabilità e dove finisce è descritto in Chi è responsabile del passaporto dei prodotti per i prodotti?.

La registrazione del proprio nome e dei dati di contatto sul prodotto

Sia l'importatore che il rappresentante autorizzato compaiono con nome e dati di contatto sul prodotto o sulla documentazione allegata. Per un'azienda di questa dimensione significa che deve esserci una serie fissa e aggiornata di dati che sia utilizzata in modo coerente ovunque — sul passaporto, sul prodotto e negli archivi. In caso di cambio dell'importatore o del distributore, o di cambio della ragione sociale, questo è un dettaglio che viene facilmente dimenticato mentre il passaporto è già attivo.

Dove le cose vanno male in pratica

Una prima situazione che ricorre spesso: un'azienda dell'UE ordina direttamente presso una fabbrica in Asia e presume che "il fornitore organizzi il passaporto", mentre la stessa parte dell'UE secondo la definizione dell'ESPR è in realtà l'importatore e pertanto porta essa stessa gli obblighi dell'articolo 29.

Una seconda situazione: è stato designato un rappresentante autorizzato, ma la designazione è stata concordata verbalmente o sta solo in un'e-mail. Non appena sorge una domanda su chi ha assunto quale compito, non c'è nulla di scritto su cui fare affidamento.

Una terza situazione: il fabbricante al di fuori dell'UE fornisce un passaporto, ma la documentazione tecnica su cui si basa rimane nel paese di origine, fuori dalla portata dell'importatore dell'UE. Se poi viene chiesto di mostrare tale documentazione, non c'è nessuno all'interno dell'UE che possa fornirla rapidamente.

Una quarta situazione: il prodotto viene venduto tramite un intermediario su un mercato online, e nessuno nella catena si sente responsabile perché "il marketplace" o "il fabbricante" avrà comunque provveduto. Cosa significhi una vendita tramite una piattaforma per questi obblighi è spiegato in Cosa significa il passaporto digitale del prodotto se vendo prodotti tramite un marketplace online?.

Una quinta situazione: il prodotto viene immesso sul mercato con un marchio proprio, mentre la produzione e la prima configurazione del passaporto del prodotto si trovano presso il fabbricante al di fuori dell'UE. La questione di chi formalmente si qualifichi come fabbricante — la parte che applica il marchio, o la parte che produce — genera regolarmente confusione, questione che è affrontata ulteriormente in Vendo prodotti con il mio marchio — quali obblighi ricevo?.

Cosa potete documentare

Una comunicazione scritta del rappresentante autorizzato, che specifica esattamente quali compiti relativi al passaporto del prodotto sono stati delegati e quali no.
Una panoramica del proprio ruolo nella catena — fabbricante, importatore, o entrambi per diverse linee di prodotti — con la giustificazione di tale scelta.
Una serie fissa di dati aziendali (nome, indirizzo, dati di contatto) utilizzati in modo coerente sul passaporto, sul prodotto e nella corrispondenza con il fabbricante al di fuori dell'UE.
Un accordo con il fabbricante su dove è conservata la documentazione tecnica e come può essere richiesta entro un termine ragionevole.
Un elenco di controllo per verificare ad ogni consegna se il passaporto del prodotto è presente e corrisponde al prodotto consegnato, prima che proceda ulteriormente nella catena.
Una procedura stabilita per ciò che accade in caso di cambio del fabbricante, del rappresentante autorizzato o dell'importatore, affinché il passaporto non rimanga legato a una persona di contatto scomparsa.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con l'IA sulla base delle fonti di cui sopra, verificato da una persona il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.