Mein Hersteller sitzt außerhalb der EU — wer regelt das Produktpass dann?

Meist der Importeur oder der bevollmächtigte Vertreter

Wenn der Hersteller außerhalb der EU ansässig ist, liegt die Verantwortung für das Produktpass meist beim Importeur, der das Produkt auf den EU-Markt bringt, oder bei einem bevollmächtigten Vertreter, den der Hersteller in der EU bestellt hat. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) basiert auf dem Gedanken, dass es für jedes Produkt, das in der EU verkauft wird, einen in der EU ansässigen Marktakteur geben muss, der für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich ist. Ist der Hersteller selbst nicht dieser Akteur, dann übernimmt entweder der bevollmächtigte Vertreter (Artikel 28 ESPR) oder der Importeur (Artikel 29 ESPR) diese Rolle, jeweils mit einem eigenen Aufgabenkatalog.

Für wen das gilt und für wen nicht

Diese Unterscheidung gilt nur, wenn der Hersteller außerhalb der EU ansässig ist. Ist der Hersteller in der EU ansässig, dann ist er selbst derjenige, der für die Zusammenstellung und Bereitstellung des Produktpasses verantwortlich ist — es gibt dann keinen Importeur oder bevollmächtigten Vertreter, der diese Rolle übernimmt, auch nicht wenn das Produkt über einen Zwischenhändler verkauft wird. Es geht hier speziell um die Rollenverteilung zwischen Hersteller, bevollmächtigtem Vertreter und Importeur, wie sie die ESPR beschreibt. Es geht nicht um den Inhalt des Passes selbst, um welche Produktgruppen einen Pass benötigen oder um den genauen Zeitpunkt, ab dem die Verpflichtung gilt — das wird pro Produktgruppe separat in Delegierten Verordnungen geregelt.

Ein Importeur im Sinne der ESPR ist der in der EU ansässige Marktakteur, der das Produkt aus einem Land außerhalb der EU auf den EU-Markt bringt. Ein Distributor, der ein Produkt bereits bei einer in der EU ansässigen Partei einkauft, ist in diesem Sinne kein Importeur und hat einen anderen, leichteren Aufgabenkatalog. Für die Frage "wer regelt den Pass" ist daher vor allem relevant, wer das Produkt tatsächlich in die EU bringt, und ob der Hersteller bereits einen bevollmächtigten Vertreter bestellt hat.

Noch kein festgelegter Stichtag: dieser wird pro Produktgruppe festgelegt

Die ESPR selbst enthält die allgemeinen Regeln über bevollmächtigte Vertreter und Importeure, aber die konkrete Verpflichtung, für ein bestimmtes Produkt tatsächlich einen digitalen Produktpass zu haben, entsteht erst, wenn für diese Produktgruppe eine Delegierte Verordnung erlassen wird. Für welche Produktgruppen dies gelten wird und ab wann, ist noch nicht für alle Gruppen festgelegt. Was jedoch feststeht, ist das Prinzip: Sobald eine Produktgruppe unter die Passverpflichtung fällt, gelten die Rollen von Hersteller, bevollmächtigtem Vertreter und Importeur wie oben beschrieben, unabhängig davon, in welche Produktgruppe das Produkt fällt.

Was dies für die Praxis bedeutet

Für einen Importeur, der Produkte eines außerhalb der EU ansässigen Herstellers auf den Markt bringt, ist die erste Frage, ob dieser Hersteller bereits einen bevollmächtigten Vertreter bestellt hat. Ist das der Fall, dann ist dieser Vertreter die Anlaufstelle für die Daten, die im Pass enthalten sein müssen, und die Koordination mit dem Hersteller liegt bei ihm. Gibt es keinen bevollmächtigten Vertreter, dann fällt ein großer Teil der Kontrollaufgabe auf den Importeur selbst: Er muss vor dem Inverkehrbringen prüfen, ob das Produkt mit dem erforderlichen Pass versehen ist und ob die darin enthaltenen Daten korrekt sind, auch wenn der Importeur diese Daten nicht selbst aufgestellt hat.

In der Praxis bedeutet dies normalerweise drei Schritte. Zunächst prüfen, ob bereits ein bevollmächtigter Vertreter durch den Hersteller bestellt wurde, und wenn ja, wer dieser ist. Anschließend feststellen, wer in der Lieferkette als Importeur im Sinne der ESPR auftritt — das muss nicht automatisch die naheliegendste Partei sein, denn ein Zwischenhändler, der Waren nur innerhalb der EU weiterverkauft, ist kein Importeur. Und schließlich Vereinbarungen mit dem Hersteller treffen darüber, wer die Quelldaten bereitstellt, die erforderlich sind, um das Passierbuch zusammenzustellen, und wer dafür verantwortlich ist, diese auf dem aktuellen Stand zu halten, während das Passierbuch verfügbar sein muss. Eine Plattform, die das Passierbuch zusammenstellt und hostet, wie prodpas.eu, kann diese Daten verarbeiten, aber die Frage, wer die Daten bereitstellt und wer dafür verantwortlich ist, dass sie korrekt sind, bleibt eine Angelegenheit zwischen dem Hersteller, dem bevollmächtigten Vertreter und dem Importeur.

Die rechtliche Grundlage: Artikel 28 und 29 ESPR

Artikel 28 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt die Möglichkeit für einen Hersteller außerhalb der EU, einen bevollmächtigten Vertreter durch eine schriftliche Vollmacht zu bestellen, in der die Aufgaben festgelegt sind, die dieser Vertreter im Namen des Herstellers ausführt. Artikel 29 derselben Verordnung beschreibt die Verpflichtungen von Importeuren, einschließlich der Überprüfung vor dem Inverkehrbringen, ob das Produkt die für diese Produktgruppe geltenden Anforderungen erfüllt. Zusammen legen diese beiden Artikel fest, wer welche Rolle erfüllt, wenn der Hersteller selbst nicht in der EU ansässig ist.

Was ist jetzt zu tun

Wer als Importeur oder bevollmächtigter Vertreter mit einem Hersteller außerhalb der EU zu tun hat, sollte frühzeitig im Prozess festhalten, wer welche Daten bereitstellt und wer für die Aktualisierung des Passierbuchs verantwortlich ist. Für den genauen Wortlaut der Verpflichtungen ist die offizielle Quelle immer maßgeblich; für die praktische Seite — das Zusammenstellen, Hosten und Ausstatten des Passierbuchs mit einem QR-Datenträger — kann prodpas.eu die Daten des Herstellers oder Importeurs verarbeiten, um ein Passierbuch zu erstellen, das zehn Jahre lang verfügbar bleibt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Hersteller außerhalb der EU darf ein Produktpass nicht selbst, unmittelbar aus einem Drittland, auf den europäischen Markt bringen und sonst nichts regeln. Sobald das Produkt den EU-Markt erreicht, muss es innerhalb der EU eine ansprechbare Person für die mit diesem Pass verbundenen Verpflichtungen geben. Wer das ist, hängt davon ab, wie das Produkt die Grenze überquert.

Die Bestimmung, wer innerhalb der EU verantwortlich ist

Es gibt zwei Wege, auf denen ein Hersteller außerhalb der EU dies regelt: über einen Importeur, der das Produkt unter eigenem Namen auf den EU-Markt bringt, oder über einen bevollmächtigten Vertreter, den der Hersteller speziell für die Aufgaben rund um das Produktpass benennt. Dies ist keine freiwillige Wahl, die irgendwo in einem Vertrag versteckt bleiben kann — für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies häufig, dass der erste Schritt darin besteht, herauszufinden, in welcher der beiden Rollen sich das eigene Unternehmen befindet. Wer Produkte von außerhalb der EU hereinbringt und auf den Markt bringt, ist nämlich nicht automatisch nur „Abnehmer": die ESPR hat eine eigene Definition des Importeurs, und diese kann davon abweichen, wie die Rolle in der Handelsvereinbarung beschrieben ist. Unsicherheit darüber ist genau das, wofür der Artikel Bin ich Importeur oder Hersteller gemäß ESPR? behandelt.

Die Benennung eines bevollmächtigten Vertreters

Artikel 28 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Möglichkeit für einen Hersteller außerhalb der EU, einen bevollmächtigten Vertreter zu benennen, der in seinem Namen Aufgaben im Bereich des Produktpasses erfüllt. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das als EU-Partei bei einem solchen Hersteller beteiligt ist, bedeutet dies, dass klar sein muss, ob dieser bevollmächtigte Vertreter vorhanden ist, wer das ist, und welche Aufgaben genau übertragen wurden. Ein bevollmächtigter Vertreter ist nicht automatisch in jeder Situation verpflichtend — ob dieser erforderlich ist und was dieser dann regelt und nicht regelt, ist ausgearbeitet in benötige ich einen bevollmächtigten Vertreter in der EU für das Produktpass.

Die Erfüllung der Importeurverpflichtungen

Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt Verpflichtungen des Importeurs fest, wenn dieser das Produkt des Herstellers außerhalb der EU auf den EU-Markt bringt. Für ein Unternehmen in dieser Position bedeutet dies praktisch, dass überprüft werden muss, ob das Produktpass vorhanden ist, ob die Daten darin mit dem Produkt übereinstimmen, und ob der Hersteller außerhalb der EU die erforderliche technische Dokumentation verfügbar hält. Der Importeur trägt hier eine eigene Verantwortung, unabhängig davon, was der Hersteller behauptet zu haben. Was diese Verantwortung genau beinhaltet und wo diese endet, ist beschrieben in Wer ist verantwortlich für das Produktpass von Produkten?.

Die Festlegung des eigenen Namens und der Kontaktdaten auf dem Produkt

Sowohl der Importeur als auch der bevollmächtigte Vertreter erscheinen mit Name und Kontaktdaten auf dem Produkt oder der zugehörigen Dokumentation. Für ein Unternehmen dieser Größe bedeutet dies, dass es einen festen, aktuellen Satz von Daten geben muss, der überall konsistent verwendet wird — auf dem Pass, auf dem Produkt und in der Verwaltung. Bei einem Wechsel des Importeurs oder Distributors oder bei einer Änderung des Unternehmensnamens ist dies ein Detail, das leicht übersehen wird, während der Pass bereits live ist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufig vorkommende erste Situation: Ein EU-Unternehmen bestellt direkt bei einer Fabrik in Asien und geht davon aus, dass "der Lieferant den Pass schon regelt", während dieses EU-Unternehmen nach der ESPR-Definition selbst der Importeur ist und somit selbst die Verpflichtungen des Artikels 29 trägt.

Eine zweite Situation: Es wurde zwar ein bevollmächtigter Vertreter benannt, aber die Benennung wurde mündlich abgesprochen oder steht nur in einer E-Mail. Sobald eine Frage dazu aufkommt, wer welche Aufgabe übernommen hat, gibt es nichts Schriftliches, auf das man sich beziehen kann.

Eine dritte Situation: Der Hersteller außerhalb der EU liefert einen Pass, aber die technische Begründung dahinter bleibt im Herkunftsland liegen, außerhalb der Reichweite des EU-Importeurs. Wenn dann aufgefordert wird, diese Dokumentation vorzulegen, gibt es niemanden innerhalb der EU, der sie schnell beschaffen kann.

Eine vierte Situation: Das Produkt wird über einen Vermittler auf einem Online-Marktplatz verkauft, und niemand in der Kette fühlt sich verantwortlich, weil "der Marktplatz" oder "der Hersteller" dies ohnehin geregelt haben wird. Was ein Verkauf über eine Plattform für diese Verpflichtungen bedeutet, ist dargelegt in Was bedeutet das Produktpass, wenn ich Produkte über einen Online-Marktplatz verkaufe?.

Eine fünfte Situation: Das Produkt wird unter einem eigenen Markennamen in den Verkehr gebracht, während die Produktion und die erste Erstellung des Produktpasses beim Hersteller außerhalb der EU stattfinden. Die Frage, wer dann formal als Hersteller gilt — die Partei, die die Marke anbringt, oder die Partei, die produziert — führt regelmäßig zu Unklarheiten, was näher behandelt wird in Ich verkaufe Produkte unter meiner eigenen Marke — welche Verpflichtungen entstehen mir?.

Was Sie dokumentieren können

Eine schriftliche Weisung des bevollmächtigten Vertreters, in der genau festgehalten ist, welche Aufgaben im Zusammenhang mit dem Produktpass übertragen wurden und welche nicht.
Eine Übersicht über die eigene Rolle in der Lieferkette — Hersteller, Einführer oder beides für verschiedene Produktlinien — mit der Begründung dieser Wahl.
Ein fester Satz von Unternehmensdaten (Name, Adresse, Kontaktdaten), der konsistent auf dem Produktpass, dem Produkt und in der Korrespondenz mit dem Hersteller außerhalb der EU verwendet wird.
Eine Absprache mit dem Hersteller darüber, wo die technische Dokumentation aufbewahrt wird und wie diese innerhalb angemessener Frist angefordert werden kann.
Eine Checkliste, mit der bei jeder Lieferung überprüft wird, ob das Produktpass vorhanden ist und mit dem gelieferten Produkt übereinstimmt, bevor es weiter in die Lieferkette geht.
Ein festgelegtes Verfahren für den Fall eines Wechsels des Herstellers, des bevollmächtigten Vertreters oder des Importeurs, damit der Produktpass nicht an eine verschwundene Kontaktperson gebunden bleibt.

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Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.