Co się dzieje, jeśli nie mam paszportu produktu dla moich produktów?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Produktowy paszport, gdy tylko zacznie obowiązywać dla danej grupy produktów, stanowi część warunków, które produkt musi spełniać, aby móc być wprowadzany na rynek Unii Europejskiej lub tam pozostawać. Kto nic nie robi, zostawia bez wykonania szereg obowiązków, które nie są niezależne od siebie — są ze sobą powiązane, a brak jednego z nich często ujawnia braki innych.

Wprowadzenie produktu na rynek bez paszportu

Dla grup produktów, dla których paszport staje się obowiązkowy, paszport stanowi część pozostałej dokumentacji zgodności produktu. Przedsiębiorstwo zatrudniające od 10 do 100 pracowników, które przyjmuje nową partię do magazynu lub realizuje nowe zamówienie bez gotowego paszportu, wprowadza w ten sposób na rynek produkty niezgodne z obowiązującymi warunkami. To nie jest kwestia "załatwimy to później" — organy nadzoru rynku dokonują oceny w momencie kontroli, a nie w momencie, w którym przedsiębiorstwo planowało coś zrobić.

Zapewnienie dostępu do danych paszportu

Rozporządzenie (UE) 2019/1020 upoważnia organy nadzoru rynku do żądania dokumentacji i informacji o produkcie od uczestnika rynku odpowiedzialnego za te dane. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że chodzi nie tylko o posiadanie paszportu, ale także o możliwość wykazania, kto za co odpowiada. To nakłada się na pytanie kto odpowiada za kartę produktu produktów — pytanie, które staje się istotne, gdy pracownik organu nadzoru pojawia się u drzwi i odpowiedź na nie powinna była być gotowa już dawno temu, a nie przez samo przedsiębiorstwo.

Dostarczenie pełnych i prawidłowych informacji

Paszport z brakującymi lub nieprawidłowymi polami jest w praktyce często trudniej się bronić niż całkowity brak paszportu — sugeruje, że poświęcono mu uwagę, ale niewystarczającą. Dla przedsiębiorstw pracujących z markami private label lub sprzedających pod własną marką, to obszar, w którym skoncentrowane jest ryzyko: pytanie kto odpowiada, jeśli w produktowym paszporcie znajdują się błędne dane nie pozostaje teorią, ale pojawia się przy pierwszej kontroli próbkowej.

Unikanie obejścia obowiązku

Artykuł 40 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) skupia się na zapobieganiu obejściu i pogorszeniu osiągów określonych w celu spełnienia wymogów. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że paszport nie może po prostu istnieć na papierze, podczas gdy praktyka — nieaktualizowany kod QR, paszport, który nie jest aktualizowany podczas przetwarzania lub modyfikacji produktu — nie zgadza się z tym. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw, które modyfikują produkty, łączą je lub odsprzedają pod inną nazwą.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Zamówienie opuszcza biuro, zanim paszport jest gotowy. Produkcja i logistyka działają w swoim własnym tempie; paszport jest postrzegany jako coś, co "trzeba jeszcze dodać", podczas gdy przesyłka jest już u klienta. W momencie kontroli nie ma paszportu, chociaż produkt jest już na rynku.

Nikt w przedsiębiorstwie nie wie, kto zajmuje się aktualizacją paszportu. W przedsiębiorstwach, gdzie zaopatrzenie, jakość i marketing działają niezależnie, pojawia się wrażenie, że "ktoś inny to załatwi". Często jest to związane z pytaniem czy ktoś jest importerem czy producentem zgodnie z ESPR — bez jasnej odpowiedzi na to pytanie odpowiedzialność pozostaje między składami.

Producent znajduje się poza Unią Europejską i nie dostarcza danych. Importer wprowadzający na rynek produkty spoza Unii Europejskiej często odkrywa zbyt późno, że producent nie dostarcza danych paszportu lub że dane są niekompletne albo w innym języku. To dokładnie scenariusz, w którym pytanie kto reguluje produktowy paszport, jeśli producent jest poza Unią Europejską staje się pilne — zwykle dopiero po wysłaniu pierwszej partii.

Dystrybutor lub sprzedawca na platformie handlowej zakładają, że paszport jest już uregulowany. Kto sprzedaje produkty dalej, nie będąc sam producentem lub importerem, często zakłada, że odpowiedzialność jest już przydzielona. To nie zawsze się pokrywa z obowiązki, które mają zastosowanie do dystrybutora lub handlowca, a tym bardziej nie w odniesieniu do tego, co oczekuje się od sprzedaje za pośrednictwem internetowej platformy handlowej.

Zmiana produktu nie jest wprowadzana do paszportu. Dostosowanie materiału, składu lub pochodzenia jest rejestrowane w procesie produkcji, ale nie jest przenoszone do paszportu, który jest już dostępny online. To jest dokładnie ten typ sytuacji, na którą wskazuje artykuł 40 rozporządzenia ESPR: paszport pozostaje, ale nie odpowiada już produktowi faktycznie dostępnemu na rynku.

Co możesz udokumentować

• Przegląd grup produktów w przedsiębiorstwie podlegających obowiązkowi posiadania paszportu, oraz dla każdej grupy — czy przedsiębiorstwo działa jako producent, importer czy dystrybutor — patrz także czy cyfrowy paszport produktu stosuje się do własnych produktów.
• Wewnętrzne porozumienie dotyczące tego, kto tworzy paszport, kto weryfikuje dane oraz kto odpowiada za aktualizację w przypadku zmian produktu.
• Stała procedura określająca moment, w którym zamówienie może być wysłane dopiero po tym, jak paszport będzie aktywny i połączony z nośnikiem danych QR.
• Porozumienia z producentem lub dostawcą dotyczące czasu i formy dostarczenia danych paszportu, szczególnie gdy producent znajduje się poza UE.
• Dokumentacja uzasadniająca dane zawarte w paszporcie, aby w przypadku zapytania organu nadzoru rynku można było szybko wykazać, skąd pochodzi informacja.
• W przypadku etykiety prywatnej lub marki własnej: pisemne porozumienie z producentem dotyczące tego, kto wypełnia i aktualizuje poszczególne części paszportu — istotne w sprzedaż pod własną marką oraz w odpowiedzialność w przypadku produktów etykiety prywatnej.
• Stała kontrola w przypadku fuzji, przejęcia lub sprzedaży przedsiębiorstwa, aby paszport i związana z nim odpowiedzialność nie pozostały niezauważone między dwiema jednostkami.