Det finns ingen fast genomlöpningstid som är densamma för alla företag och alla produktgrupper. När förpliktelsen för en produktgrupp börjar gälla är fastställt per grupp i den genomförandebeslutande förordning som gäller för den, och det skiljer sig betydligt mellan till exempel textilier, möbler och elektronik. Det som dock följer ett nästan identiskt mönster för praktiskt taget alla företag är den process du själv genomgår från 'vi måste göra något med ett produktpass' till ett fungerande pass. Den processen består vanligtvis av ett antal igenkännbara faser, och det mesta av förseningarna uppstår inte inom tekniken utan vid datainsamlingen.
I praktiken ser du hos företag med flera produktgrupper en genomlöpningstid som varierar från några veckor till drygt ett halvår, beroende på hur många produktgrupper det gäller, hur väl ordnade data redan är och hur många leverantörer som är inblandade. En enda produkt med enkla specifikationer går betydligt snabbare att ordna än ett sortiment som sätts samman via flera underleverantörer.
De faser som praktiskt taget alla företag genomgår
Den första fasen är att ta reda på exakt vilken roll ditt företag har: är du tillverkare, importör eller en annan part i kedjan, och för vilka produktgrupper gäller det. Denna roll bestämmer nämligen vem som är ansvarig för att tillhandahålla och hålla data aktuell. Företag som inte tidigare har undersökt detta kan i ett par frågor se vilka delar som är relevanta för sin situation, som första orientering.
Den andra fasen är inventering av data: vilken information måste passet innehålla för denna specifika produktgrupp, och vilken av dessa data har du redan, vilken finns hos en leverantör, och vilken saknas helt. Detta är vanligtvis den fas som tar längst tid, för data ligger ofta utspridda över inköp, kvalitet och ibland en utländsk fabrik.
Den tredje fasen är att faktiskt samla in och kontrollera dessa data från leverantörer. Här fastnar genomlöpningstiden oftast, helt enkelt för att en leverantör inte svarar, data inte tillhandahålls i det begärda formatet, eller för att det först sent blir klart att en del av informationen inte finns alls och först måste fastställas eller mätas.
Vad som måste hända därefter
Så snart data är kompletta följer det tekniska steget: sammanställning av passet, länkning till en QR-databärare och ordnande av hosting för den löptid som gäller för din produktgrupp. Detta steg är vanligtvis det snabbaste i hela processen, förutsatt att underliggande data är korrekta. Mer om hur denna process ser ut i praktiken beskrivs på sidan hur data bearbetas till ett pass.
Därefter följer en intern granskning och godkännandereglering: vem inom ditt företag godkänner att data är korrekta, och vem är ansvarig om något senare ändras på produkten. Det här låter som en formalitet men kostar i praktiken ofta mer tid än förväntat, särskilt hos företag där flera avdelningar är involverade i produkten.
Varför processen ofta tar längre tid än planerat
Den vanligaste orsaken till förseningar är inte förordningen själv, utan den egna informationshanteringen. Data om material, ursprung eller reparationsmöjligheter ligger ofta inte någonstans strukturerat dokumenterade, och att begära dessa från en utländsk underleverantör kan ta veckor. En andra vanlig orsak är otydlighet om rollen i kedjan: företag som både importerar och säljer under eget märke upptäcker ibland sent att en del av sortimentet har en annan roll än tänkt, med andra förpliktelser till följd.
En tredje orsak är att företag med flera produktgrupper hanterar processen per grupp separat, medan kraven skiljer sig per grupp. Den som har överblick över detta på förhand undviker att varje produktgrupp kommer som en separat överraskning. En översikt per ämne, utredda per situation, kan konsulteras på kunskapsbas med förklaringar per ämne.
Vad du redan kan göra för att spara tid
Eftersom datainsamlingen är den längsta fasen är det också fasen där tidig start ger mest resultat. En första inventering av vilka produktuppgifter du redan har och var luckorna finns kan göras långt innan en skyldighet för din produktgrupp träder i kraft. Frågor som ofta dyker upp under den här typen av processer, med korta svar, är samlade på sidan med vanliga frågor om produktpasset.
För de exakta tidsfristerna och krav som gäller för din specifika produktgrupp är den officiella förordningstexten eller den behörig tillsynsmyndigheten den lämpligaste källan; denna artikel beskriver processen som den förlopar i praktiken, inte ditt företags juridiska skyldigheter. Om du vill få ett första intryck av var du står för dina produkter ger den kostnadsfria snabbkollen en indikation på några minuter, utan att du behöver ha alla uppgifter fullständiga från början.