Няма фиксирана времева рамка, която да е еднаква за всяко предприятие и всяка група продукти. Кога точно задължението за дадена група продукти влиза в сила, е определено отделно за всяка група в приложимата имплементираща наредба и значително различава например между текстила, мебелите и електрониката. Това, което е еднакво за почти всяко предприятие, е маршрутът, който самите вие преминавате от 'трябва да направим нещо с productpas.eu' до работещ паспорт. Този маршрут обикновено се състои от редица разпознаваеми етапи, и повечето забавления възникват не в техническата част, а в данните.
На практика при предприятия с няколко групи продукти видите времева рамка, която варира от няколко седмици до повече от половин година, в зависимост от това колко групи продукти се касае, колко добре са подредени данните и колко доставчици са включени. Един единствен продукт с прости спецификации е значително по-бързо да се уреди от асортимент, който се събира чрез няколко подробных доставчика.
Етапите, които преминава почти всяко предприятие
Първият етап е определянето на точната роля на вашето предприятие: сте ли производител, вносител или друга страна в веригата, и за какви групи продукти това важи. Именно тази роля определя кой е отговорен за предоставянето и актуализирането на данните. Предприятия, които не са го направили преди, могат да видят в няколко въпроса кои компоненти са релевантни за тяхната ситуация, като първа ориентация.
Вторият етап е инвентаризирането на данни: каква информация трябва да съдържа паспортът за тази конкретна група продукти, кои от тези данни вече имате, кои са при доставчик, и кои липсват напълно. Обикновено това е етапът, който продължава най-дълго, защото данните често са разпръснати в отделите за закупки, качество и понякога чужда фабрика.
Третият етап е действителното събиране и проверка на тези данни от доставчици. Тук времевата рамка най-често се затруднява, просто защото доставчик не отговаря, не предоставя данни в исканата форма, или защото тепърва към края становищата ясно че част от информацията изобщо не съществува и първо трябва да се установи или измери.
Какво трябва да се случи след това
Когато данните са пълни, следва техническата стъпка: събирането на паспорта, свързването му с QR-datadrager и организирането на хостинга за периода на валидност, който важи за вашата група продукти. Тази стъпка обикновено е най-бързата от целия маршрут, при условие че основните данни са верни. Повече информация за това как този процес изглежда на практика е описано на страницата как данните се преработват в паспорт.
След това следва вътрешна контролна и одобрителна процедура: кой в рамките на вашето предприятие одобрява, че данните са верни, и кой е отговорен, ако по-късно се промени нещо в продукта. Това звучи като формалност, но на практика често отнема повече време, отколкото се очаква, особено при предприятия, където няколко отдела са включени в продукта.
Защо маршрутът често отнема повече време, отколкото е планирано
Най-честата причина за забавление не е самата наредба, а вътрешната информационна администрация. Данни за материали, произход или възможности за ремонт често не са структурирано записани никъде, а поискването им от чужден подробен доставчик може да отнеме седмици. Втора честа причина е неясноће относно ролята в веригата: предприятия, които както внасят, така и продават под собственото си име, понякога открива твърде късно че за част от асортимента важи друга роля, отколкото е мислено, с други задължения в резултат.
Трета причина е, че предприятия с няколко групи продукти подхождат на маршрута отделно за всяка група, докато изискванията се различават по група. Кой има преглед на това предварително, избягва че всяка група продукти входира като отделно изненадение. Преглед по тема, разучен по ситуация, може да се консултира в база знания с обяснения по тема.
Какво можете да направите още сега, за да спестите време
Тъй като събирането на данни е най-дългата фаза, това е също фазата, в която ранното начало дава най-много резултати. Първоначална инвентаризация на това, което вече имате в продуктови данни, и къде са пропуските, може да се извършит много преди да влезе в сила задължение за вашата продуктова група. Въпроси, които често се повтарят в такива процеси, с кратки отговори, са събрани на страницата с често задавани въпроси за продуктовия паспорт.
За точните сроове и изисквания, които се отнасят за вашата специфична продуктова група, официалният текст на разпоредбата или компетентният надзорен орган остават надлежния източник; тази статия описва процеса както протича на практика, а не юридическите задължения на вашата собствена компания. Ако желаете да получите първо впечатление за това, в каква позиция се намирате за вашите продукти, безплатното бързо сканиране дава индикация в няколко минути, без да е необходимо първо да имате всички данни полни.