Der er ingen fast gennemløbstid, der er den samme for alle virksomheder og alle produktgrupper. Hvornår forpligtelsen for en produktgruppe præcis træder i kraft, er fastsat for hver gruppe i den gennemførelsesforordning, der gælder for den, og det varierer betydeligt mellem f.eks. tekstil, møbler og elektronik. Det, der derimod følger næsten det samme mønster for praktisk talt alle virksomheder, er den proces, som du selv gennemgår for at gå fra 'vi skal gøre noget med et produktpasport' til et fungerende pasport. Den proces består normalt af et antal genkendelige faser, og det meste af forsinkelsen opstår ikke gennem teknikken, men gennem dataene.
I praksis oplever du ved virksomheder med flere produktgrupper en gennemløbstid, der varierer fra nogle få uger til godt et halvt år, afhængigt af hvor mange produktgrupper det drejer sig om, hvor godt dataene allerede er på plads, og hvor mange leverandører, der er involveret. Et enkelt produkt med simple specifikationer er betydeligt hurtigere at håndtere end et sortiment, der sættes sammen via flere underleverandører.
De faser, som praktisk talt alle virksomheder gennemgår
Den første fase er at finde ud af, hvilken rolle din virksomhed præcis har: er du producent, importør eller en anden part i kæden, og gælder det for hvilke produktgrupper. Denne rolle bestemmer nemlig, hvem der er ansvarlig for at levere og holde dataene opdateret. Virksomheder, der ikke tidligere har undersøgt dette, kan se i et par spørgsmål, hvilke elementer, der er relevante for deres situation, som første orientering.
Den anden fase er inventariseringen af data: hvilke oplysninger skal pasporttet indeholde for denne specifikke produktgruppe, og hvilke af disse data har du allerede, hvilke er hos en leverandør, og hvilke mangler helt. Dette er normalt den fase, der varer længst, fordi data ofte er spredt på indkøb, kvalitet og nogle gange en udenlandsk fabrik.
Den tredje fase er faktisk at indsamle og kontrollere disse data hos leverandørerne. Her går gennemløbstiden oftest i stå, simpelthen fordi en leverandør ikke reagerer, data ikke leveres i det ønskede format, eller fordi det først sent bliver klart, at en del af oplysningerne slet ikke eksisterer, og først skal fastslås eller måles.
Hvad der skal ske derefter
Når dataene er komplette, følger det tekniske trin: samlingen af pasporttet, koblingen til en QR-databærer og ordningen af hosting i den periode, der gælder for din produktgruppe. Dette trin er normalt det hurtigste i hele processen, hvis de underliggende data er korrekte. Mere om, hvordan denne proces ser ud i praksis, er beskrevet på siden hvordan dataene behandles til et pasport.
Derefter følger internt stadig en kontrol- og frigivelsesrunde: hvem inden for din virksomhed godkender, at dataene er korrekte, og hvem er ansvarlig, hvis der senere ændres noget ved produktet. Det lyder som en formalitet, men koster i praksis ofte mere tid end forventet, især hos virksomheder, hvor flere afdelinger er involveret i produktet.
Hvorfor processen ofte tager længere tid end planlagt
Den mest almindelige grund til forsinkelse er ikke forordningen selv, men din egen informationsstyring. Data om materialer, oprindelse eller reparationsmuligheder er ofte ikke struktureret fastlagt nogen steder, og det kan tage uger at anmode om dem hos en udenlandsk underleverandør. En anden hyppig grund er uklarhed om rollen i kæden: virksomheder, der både importerer og sælger under eget brand, opdager nogle gange først sent, at en del af sortimentet har en anden rolle end antaget, med andre forpligtelser til følge.
En tredje grund er, at virksomheder med flere produktgrupper håndterer processen per gruppe separat, mens kravene varierer per gruppe. Hvis du har overblik over dette på forhånd, undgår du, at hver produktgruppe kommer som en separat overraskelse. Et overblik per emne, undersøgt pr. situation, kan findes i vidensbase med forklaringer pr. emne.
Hvad du allerede kan gøre nu for at spare tid
Fordi dataindsamling er den længste fase, er det også den fase, hvor tidlig start giver mest udbytte. En første kortlægning af, hvilke produktdata du allerede har, og hvor hullerne er, kan finde sted længe før en forpligtelse for din produktgruppe træder i kraft. Spørgsmål, der ofte dukker op på denne type processer, med korte svar, er samlet på siden med ofte stillede spørgsmål om produktpasset.
For de nøjagtige tidsfrister og krav, der gælder for din specifikke produktgruppe, er den officielle forordningstekst eller den kompetente tilsynsmyndighed den rette kilde; denne artikel beskriver processen, som den foregår i praksis, ikke dine egne virksomheders juridiske forpligtelser. Hvis du gerne vil have et første indtryk af, hvor du står for dine produkter, giver den gratis quick-scan på få minutter en indikation, uden at du først skal have alle data fuldstændigt på plads.