Neexistuje pevná lhůta, která by byla stejná pro každý podnik a každou skupinu produktů. Quando se povinnost pro danou skupinu produktů přesně začíná, je stanoveno pro každou skupinu v příslušném prováděcím nařízení a to se mezi jednotlivými skupinami, například textil, nábytek a elektrotechnika, výrazně liší. To, co ale platí pro naprostou většinu podniků podle stejného schématu, je proces, kterým si sami projdete, abyste se dostali od "musíme něco dělat s digitálním produktovým pasem" k funkčnímu pasu. Tento proces se obvykle skládá z řady poznatelných fází a většina zpoždění nevzniká v technologii, ale v datech.
V praxi vidíte u podniků s více skupinami produktů dobu trvání, která se pohybuje od několika týdnů až ponad půl roku, v závislosti na tom, kolik skupin produktů je zainteresováno, jak dobře jsou data již uspořádána a kolik dodavatelů je zainteresováno. Jeden produkt s jednoduchými specifikacemi je možné zajistit podstatně rychleji než sortiment, který je sestaven prostřednictvím více dílčích dodavatelů.
Fáze, které si projde naprostá většina podniků
První fází je zjištění, jakou roli má váš podnik přesně: jste výrobce, dovozce nebo jiná strana v řetězci, a u kterých skupin produktů to platí. Tato role totiž určuje, kdo je odpovědný za poskytování a udržování aktuálnosti dat. Podniky, které si to dříve nevyjasily, mohou v několika otázkách vidět, které součásti jsou pro jejich situaci relevantníjako první orientaci.
Druhou fází je inventura dat: jaké informace musí obsahovat pas pro tuto konkrétní skupinu produktů a která z těchto dat již máte, která jsou u dodavatele a která zcela chybí. To je obvykle fáze, která trvá nejdéle, protože data jsou často rozptýlena v nákupech, kvalitě a někdy v zahraniční továrně.
Třetí fází je skutečné sběr a kontrola těchto dat u dodavatelů. Zde se doba trvání nejčastěji zasekne, jednoduše proto, že dodavatel nereaguje, neposkytne data v požadovaném formátu, nebo se teprve později ukáže, že část informací vůbec neexistuje a je třeba ji nejdříve zjistit nebo změřit.
Co musí nastat poté
Jakmile jsou data úplná, následuje technický krok: složení pasu, připojení k QR datanositeli a zajištění hostingu na dobu, která platí pro vaši skupinu produktů. Tento krok je obvykle nejrychlejší ze celého procesu, pokud jsou základní data správná. Více informací o tom, jak tento proces vypadá v praxi, je popsáno na stránce jak se data zpracují v pas.
Poté následuje interní kontrolní a schvalovací kolo: kdo ve vašem podniku schválí, že jsou data správná, a kdo je zodpovědný, pokud se později něco na produktu změní. To zní jako formalita, ale v praxi to často stojí více času, než se čekalo, zvláště u podniků, kde se produktu podílí více oddělení.
Proč se projekt často protahuje déle, než se plánovalo
Nejčastější příčinou zpoždění není samo nařízení, ale vlastní správa informací. Data o materiálech, původu nebo možnostech opravy jsou často nikde strukturovaně zaznamenána a jejich vyžádání od zahraničního dílčího dodavatele může trvat týdny. Druhou často se vyskytující příčinou je nejasnost ohledně role v řetězci: podniky, které zároveň dovážejí i prodávají pod vlastní značkou, někdy zjistí až později, že u části sortimentu platí jiná role, než se původně myslelo, s jinými povinnostmi v důsledku.
Třetí příčinou je, že podniky s více skupinami produktů řeší proces pro každou skupinu zvlášť, přestože se požadavky mezi skupinami liší. Kdo má zde dopředu přehled, zabrání tomu, aby každá skupiny produktů přišla jako překvapení. Přehled dle tématu, zjištěný dle situace, lze nalézt v vědomostní databáze s vysvětlením na téma.
Co můžete dělat již nyní, abyste ušetřili čas
Protože sběr údajů představuje nejdelší fázi, je to také fáze, kde včasné zahájení přináší největší přínos. Prvotní inventarizace údajů o produktech, které již máte, a identifikace mezer v nich, může probíhat již dávno předtím, než vstoupí v platnost povinnost pro vaši skupinu produktů. Otázky, které se v takových procesech často opakují, spolu s krátkými odpověďmi, jsou shrnuty na stránce s často kladené otázky o digitálním produktovém pasu.
Pro přesné termíny a požadavky, které platí pro vaši konkrétní skupinu produktů, zůstává oficiální znění nařízení nebo příslušný dohled správním orgánem určeným zdrojem; tento článek popisuje, jak se proces v praxi odehrává, nikoli právní povinnosti vašeho vlastního podniku. Chcete-li si udělat první dojem o tom, kde stojíte se svými produkty, bezplatný rychlý scan vám v pár minutách poskytne náhled, aniž byste nejdřív museli mít všechna data kompletní.