Δεν υπάρχει σταθερή διάρκεια που ισχύει για κάθε εταιρεία και κάθε ομάδα προϊόντων. Ο ακριβής χρόνος έναρξης της υποχρέωσης για κάθε ομάδα προϊόντων καθορίζεται ξεχωριστά στον κανονισμό εκτέλεσης που ισχύει για αυτήν, και διαφέρει σημαντικά μεταξύ, για παράδειγμα, υφαντικών, επίπλων και ηλεκτρονικών. Αυτό που ωστόσο ακολουθεί ένα σχεδόν ίδιο μοτίβο για σχεδόν κάθε εταιρεία είναι η διαδικασία που ακολουθείτε εσείς για να περάσετε από το στάδιο «πρέπει να κάνουμε κάτι με ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος» σε ένα λειτουργικό διαβατήριο. Αυτή η διαδικασία αποτελείται συνήθως από έναν αριθμό αναγνωρίσιμων φάσεων, και οι περισσότερες καθυστερήσεις δεν προκύπτουν από την τεχνική πτυχή αλλά από τα δεδομένα.
Στην πράξη, σε εταιρείες με πολλές ομάδες προϊόντων, η διάρκεια ποικίλλει από μερικές εβδομάδες έως περισσότερο από έξι μήνες, ανάλογα με το πόσες ομάδες προϊόντων εμπλέκονται, το πόσο καλά είναι ήδη οργανωμένα τα δεδομένα και πόσοι προμηθευτές εμπλέκονται. Ένα μεμονωμένο προϊόν με απλές προδιαγραφές μπορεί να ρυθμιστεί σημαντικά ταχύτερα από ένα ποικίλλον σύνολο που συναρμολογείται μέσω πολλών προμηθευτών.
Οι φάσεις που διαπερνά σχεδόν κάθε εταιρεία
Η πρώτη φάση είναι το να διαπιστώσετε ποιος είναι ακριβώς ο ρόλος της εταιρείας σας: είστε κατασκευαστής, εισαγωγέας ή άλλο μέρος της αλυσίδας, και για ποιες ομάδες προϊόντων ισχύει αυτό. Ο ρόλος αυτός καθορίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την παροχή και την ενημέρωση των δεδομένων. Οι εταιρείες που δεν το έχουν διευκρινίσει νωρίτερα, μπορούν να δούν σε μερικές ερωτήσεις ποια στοιχεία είναι σχετικά για την κατάستασή τους, ως πρώτος προσανατολισμός.
Η δεύτερη φάση είναι η καταγραφή δεδομένων: ποιες πληροφορίες πρέπει να περιέχει το διαβατήριο για αυτή τη συγκεκριμένη ομάδα προϊόντων, ποια από αυτά τα δεδομένα έχετε ήδη, ποια βρίσκονται στον προμηθευτή σας και ποια λείπουν ακόμη εντελώς. Αυτή είναι συνήθως η φάση που διαρκεί περισσότερο, γιατί τα δεδομένα συχνά είναι διασκορπισμένα στις αγορές, την ποιότητα και μερικές φορές σε ένα ξένο εργοστάσιο.
Η τρίτη φάση είναι η πραγματική συλλογή και έλεγχος αυτών των δεδομένων από τους προμηθευτές. Εδώ η διάρκεια καθυστερεί πιο συχνά, απλώς και μόνο επειδή ένας προμηθευτής δεν ανταποκρίνεται, τα δεδομένα δεν παρέχονται στη ζητούμενη μορφή, ή διότι αργότερα γίνεται σαφές ότι ένα μέρος της πληροφορίας δεν υπάρχει καθόλου και πρέπει πρώτα να καθοριστεί ή να μετρηθεί.
Τι πρέπει να συμβεί μετά
Μόλις τα δεδομένα είναι ολοκληρωμένα, ακολουθεί το τεχνικό βήμα: η σύνθεση του διαβατηρίου, η σύνδεση με έναν φορέα δεδομένων QR και η ρύθμιση της φιλοξενίας για τη διάρκεια που ισχύει για την ομάδα προϊόντων σας. Αυτό το βήμα είναι συνήθως το ταχύτερο στολο όλης της διαδικασίας, υπό την προϋπόθεση ότι τα υποκείμενα δεδομένα είναι σωστά. Περισσότερα σχετικά με το πώς αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται στην πράξη περιγράφονται στη σελίδα πώς τα δεδομένα μετατρέπονται σε διαβατήριο.
Στη συνέχεια ακολουθεί ένας εσωτερικός έλεγχος και κύκλος έγκρισης: ποιος στην εταιρεία σας θα υπογράψει τα δεδομένα ως σωστά, και ποιος είναι υπεύθυνος αν κάτι αλλάξει αργότερα στο προϊόν. Αυτό ηχεί ως τυπικότητα αλλά στην πράξη συχνά απαιτεί περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο, ειδικά σε εταιρείες όπου πολλά τμήματα εμπλέκονται στο προϊόν.
Γιατί η διαδικασία συχνά διαρκεί περισσότερο από το σχεδιασμένο
Ο πιο συνηθισμένος λόγος καθυστέρησης δεν είναι ο κανονισμός αυτός, αλλά η δική σας διαχείριση πληροφοριών. Τα δεδομένα σχετικά με τα υλικά, την προέλευση ή τις δυνατότητες επισκευής συχνά δεν καταγράφονται δομημένα πουθενά, και η αίτηση τους από έναν ξένο προμηθευτή μπορεί να διαρκέσει εβδομάδες. Ένας δεύτερος συνηθισμένος λόγος είναι η ασάφεια σχετικά με τον ρόλο στην αλυσίδα: οι εταιρείες που τόσο εισάγουν όσο και πωλούν με δικό τους εμπορικό σήμα, μερικές φορές ανακαλύπτουν αργά ότι για ένα μέρος του ποικίλου συνόλου ισχύει ένας διαφορετικός ρόλος από ό,τι νόμιζαν, με διαφορετικές υποχρεώσεις ως αποτέλεσμα.
Ένας τρίτος λόγος είναι ότι οι εταιρείες με πολλές ομάδες προϊόντων αντιμετωπίζουν τη διαδικασία ξεχωριστά ανά ομάδα, ενώ οι απαιτήσεις ποικίλλουν ανά ομάδα. Όποιος έχει προηγουμένως εικόνα γι' αυτό, αποφεύγει ότι κάθε ομάδα προϊόντων έρχεται ως ξεχωριστή έκπληξη. Μια επισκόπηση ανά θέμα, διευκρινισμένη ανά κατάσταση, είναι διαθέσιμη στο Τράπεζα γνώσης με εξηγήσεις ανά θέμα.
Τι μπορείτε να κάνετε ήδη τώρα για να κερδίσετε χρόνο
Επειδή η συλλογή δεδομένων είναι η μεγαλύτερη φάση, είναι επίσης η φάση όπου η έγκαιρη έναρξη αποδίδει τα περισσότερα αποτελέσματα. Ένας πρώτος απογραφή του τι ήδη διαθέτετε σε δεδομένα προϊόντων και πού υπάρχουν κενά, μπορεί να πραγματοποιηθεί πολύ πριν από την έναρξη της υποχρέωσης για την ομάδα προϊόντων σας. Ερωτήσεις που εμφανίζονται συχνά σε τέτοια έργα, με σύντομες απαντήσεις, συγκεντρώνονται στη σελίδα με συχνές ερωτήσεις σχετικά με το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος.
Για τις ακριβείς προθεσμίες και τις απαιτήσεις που ισχύουν για την ειδική ομάδα προϊόντων σας, το επίσημο κείμενο της κανονισμού ή η αρμόδια αρχή εποπτείας παραμένουν η κατάλληλη πηγή· αυτό το άρθρο περιγράφει τη διαδικασία όπως αυτή προχωρά στην πράξη, όχι τις νομικές υποχρεώσεις της δικής σας επιχείρησης. Εάν θέλετε να αποκτήσετε μια πρώτη εντύπωση του που βρίσκεστε για τα προϊόντα σας, το δωρεάν quick-scan δίνει ένδειξη σε λίγα λεπτά, χωρίς να χρειάζεται να έχετε πρώτα όλα τα δεδομένα πλήρη.