Non esiste un periodo fisso uguale per ogni azienda e ogni gruppo di prodotti. Il momento preciso in cui l'obbligo per un gruppo di prodotti entra in vigore è stabilito per ogni gruppo nel regolamento di esecuzione applicabile, e varia considerevolmente tra, ad esempio, tessile, mobili ed elettronica. Quello che invece segue un modello pressoché identico per quasi ogni azienda è il percorso che voi stessi affrontate per passare da 'dobbiamo fare qualcosa con un passaporto del prodotto' a un passaporto funzionante. Questo percorso consiste generalmente di una serie di fasi riconoscibili, e nella maggior parte dei casi i ritardi non derivano dalla tecnologia ma dai dati.
In pratica, per le aziende con più gruppi di prodotti, il periodo di realizzazione varia da alcune settimane a più di sei mesi, a seconda di quanti gruppi di prodotti sono coinvolti, di quanto bene i dati sono già in ordine e di quanti fornitori sono coinvolti. Un singolo prodotto con specifiche semplici è considerevolmente più rapido da gestire rispetto a un assortimento composto da più fornitori.
Le fasi che pressoché ogni azienda affronta
La prima fase è capire quale ruolo ricopre esattamente la vostra azienda: siete fabbricante, importatore o un'altra parte della catena, e per quali gruppi di prodotti ciò vale. Questo ruolo determina infatti chi è responsabile della fornitura e dell'aggiornamento dei dati. Le aziende che non l'hanno ancora stabilito possono in poche domande vedere quali elementi sono rilevanti per la loro situazione, come primo orientamento.
La seconda fase è l'inventario dei dati: quali informazioni deve contenere il passaporto per questo specifico gruppo di prodotti, quali di questi dati avete già, quali si trovano presso un fornitore e quali mancano ancora completamente. Questa è di solito la fase che dura più a lungo, perché i dati sono spesso distribuiti tra l'acquisto, la qualità e talvolta una fabbrica estera.
La terza fase è la raccolta effettiva e la verifica di questi dati presso i fornitori. Qui il periodo di realizzazione si blocca più frequentemente, semplicemente perché un fornitore non risponde, i dati non vengono forniti nel formato richiesto, oppure diventa chiaro solo in seguito che parte dell'informazione non esiste affatto e deve essere prima stabilita o misurata.
Cosa deve ancora accadere dopo
Una volta che i dati sono completi, segue il passaggio tecnico: l'assemblaggio del passaporto, il collegamento a un vettore di dati QR e l'organizzazione dell'hosting per il periodo applicabile al vostro gruppo di prodotti. Questo passaggio è generalmente il più rapido dell'intero percorso, a condizione che i dati sottostanti siano corretti. Maggiori informazioni su come questo processo si svolge in pratica sono descritte nella pagina come i dati vengono elaborati in un passaporto.
In seguito, internamente avviene ancora un ciclo di controllo e approvazione: chi all'interno della vostra azienda approva che i dati sono corretti, e chi è responsabile se in seguito qualcosa cambia nel prodotto. Può sembrare una formalità, ma in pratica spesso richiede più tempo del previsto, soprattutto nelle aziende dove più reparti sono coinvolti nel prodotto.
Perché il percorso spesso dura più a lungo del previsto
La ragione più comune di ritardo non è il regolamento stesso, ma la vostra stessa gestione delle informazioni. I dati su materiali, provenienza o possibilità di riparazione spesso non sono documentati da nessuna parte in modo strutturato, e la loro richiesta presso un fornitore estero può richiedere settimane. Una seconda ragione frequente è l'incertezza sul ruolo nella catena: le aziende che sia importano che vendono con marchio proprio a volte scoprono solo in seguito che per parte dell'assortimento vale un ruolo diverso da quello previsto, con conseguenti obblighi diversi.
Una terza ragione è che le aziende con più gruppi di prodotti affrontano il percorso separatamente per ogni gruppo, mentre i requisiti variano da gruppo a gruppo. Chi ha una visione d'insieme in anticipo evita che ogni gruppo di prodotti arrivi come una sorpresa separata. Una panoramica per argomento, analizzata in base alla vostra situazione, può essere consultata in knowledge base with explanations by topic.
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