Nie ma ustalonego czasu realizacji, który byłby taki sam dla każdego przedsiębiorstwa i każdej grupy produktów. Dokładny moment, w którym obowiązek dotyczący danej grupy produktów wchodzi w życie, jest określony dla każdej grupy w rozporządzeniu wykonawczym, które do niej stosuje się, i różni się znacznie między przykładowo tekstyliami, meblami i elektroniką. To, co rzeczywiście następuje w podobnym schemacie dla niemal każdego przedsiębiorstwa, to proces, który samodzielnie przechodzisz od "musimy coś zrobić z paszportem produktu" do działającego paszportu. Proces ten zwykle składa się z kilku rozpoznawalnych faz, a większość opóźnień powstaje nie w technologii, ale w danych.
W praktyce w przypadku przedsiębiorstw z wieloma grupami produktów czasy realizacji wahają się od kilku tygodni do ponad pół roku, w zależności od liczby grup produktów, jak dobrze dane są już uporządkowane i ilu dostawców jest zaangażowanych. Jeden produkt o prostych specyfikacjach można znacznie szybciej uregulować niż asortyment montowany przez wielu poddostawców.
Fazy, przez które przechodzi niemal każde przedsiębiorstwo
Pierwszą fazą jest ustalenie, jaką dokładnie rolę pełni Twoje przedsiębiorstwo: czy jesteś producentem, importerem czy inną stroną w łańcuchu, i dla których grup produktów to ma zastosowanie. Ta rola decyduje bowiem o tym, kto jest odpowiedzialny za dostarczanie i aktualizowanie danych. Przedsiębiorstwa, które tego wcześniej nie sprawdzały, mogą w kilku pytaniach zobaczyć, które części są istotne dla ich sytuacji, jako pierwsza orientacja.
Drugą fazą jest inwentaryzacja danych: jakie informacje musi zawierać paszport dla tej konkretnej grupy produktów, które z tych danych już posiadasz, które znajdują się u dostawcy, a które w ogóle brakuje. Zwykle jest to faza, która trwa najdłużej, ponieważ dane są często rozrzucone między zakupami, jakością i czasami zagraniczną fabryką.
Trzecią fazą jest faktyczne zbieranie i weryfikacja tych danych od dostawców. Tutaj czas realizacji najczęściej się wydłuża, po prostu dlatego, że dostawca nie odpowiada, dostarcza dane nie w żądanym formacie, lub okazuje się zbyt późno, że część informacji w ogóle nie istnieje i musi być najpierw ustalona lub zmierzona.
Co należy zrobić potem
Gdy dane są kompletne, następuje krok techniczny: zestawienie paszportu, połączenie z nośnikiem danych QR i zorganizowanie hostingu na okres, który obowiązuje dla Twojej grupy produktów. Ten krok jest zwykle najszybszy w całym procesie, pod warunkiem że dane bazowe są prawidłowe. Więcej informacji o tym, jak wygląda ten proces w praktyce, znajduje się na stronie jak dane są przetwarzane na paszport.
Następnie wewnętrznie odbywa się runda kontroli i zatwierdzenia: kto w Twoim przedsiębiorstwie zatwierdza, że dane są prawidłowe, i kto jest odpowiedzialny, jeśli później coś zmieni się w produkcie. To brzmi jak formalność, ale w praktyce zajmuje to często więcej czasu niż oczekiwano, zwłaszcza w przedsiębiorstwach, w których wiele działów jest zaangażowanych w produkt.
Dlaczego proces często trwa dłużej niż planowano
Najczęstszym powodem opóźnienia nie jest samo rozporządzenie, ale własna informatyka. Dane o materiałach, pochodzeniu lub możliwościach naprawy są często nigdzie uporządkowanie niezarejestrowane, a ich poproszenie od zagranicznego poddostawcy może trwać tygodnie. Drugim częstym powodem jest niejasność dotycząca roli w łańcuchu: przedsiębiorstwa, które zarówno importują, jak i sprzedają pod własną marką, czasami odkrywają zbyt późno, że dla części asortymentu inna rola ma zastosowanie niż oczekiwana, z innymi wynikającymi obowiązkami.
Trzecim powodem jest to, że przedsiębiorstwa z wieloma grupami produktów podejmują proces dla każdej grupy osobno, podczas gdy wymagania różnią się w zależności od grupy. Kto ma tu z góry przegląd, unika tego, że każda grupa produktów przychodzi jako odrębna niespodzianka. Przegląd według tematu, ustalony dla danej sytuacji, można znaleźć w baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu.
Co możecie już teraz zrobić, aby zaoszczędzić czas
Ponieważ gromadzenie danych to najdłuższa faza, jest to również faza, w której wczesny start przynosi największe korzyści. Pierwsze zestawienie tego, jakie dane produktu już posiadacie, i gdzie są luki, może nastąpić na długo przed wejściem w życie obowiązku dla waszej grupy produktów. Pytania, które pojawiają się częściej w tego typu projektach, wraz z krótkimi odpowiedziami, znajdują się w sekcji często zadawane pytania dotyczące produktpasportu.
W przypadku dokładnych terminów i wymogów mających zastosowanie do waszej konkretnej grupy produktów, oficjalny tekst rozporządzenia lub właściwy organ nadzoru pozostają wiarygodnym źródłem; niniejszy artykuł opisuje proces, taki jak ma to miejsce w praktyce, a nie obowiązki prawne waszego przedsiębiorstwa. Jeśli chcecie sobie wyrobić pierwszą opinię na temat sytuacji waszych produktów, bezpłatna szybka ocena udzieli odpowiedzi w kilka minut, bez konieczności wcześniejszego posiadania wszystkich danych.