Ei ole kiinteää läpimenoaikaa, joka olisi sama jokaiselle yritykselle ja jokaiselle tuoteryhmälle. Se, milloin tuoteryhmälle asetettu velvoite tarkasti tulee voimaan, on määritetty kunkin ryhmän osalta soveltavassa täytäntöönpanosäädöksessä, ja se vaihtelee huomattavasti esimerkiksi tekstiilien, huonekalujen ja elektroniikan välillä. Se, mikä kyllä noudattaa melkein jokaisen yrityksen osalta samaa kaavaa, on se prosessi, jonka läpi menette siirtymällä tilasta "meidän täytyy tehdä jotakin tuotepassilla" toimivaan passiin. Tämä prosessi koostuu yleensä useista tunnistettavissa olevista vaiheista, ja suurin osa viivästymisistä syntyy ei tekniikasta vaan tiedoista.
Käytännössä useiden tuoteryhmien yrityksissä näkyy läpimenoaika, joka vaihtelee muutamasta viikosta reiluun puoleen vuoteen, riippuen siitä, kuinka monesta tuoteryhmästä on kyse, kuinka hyvin tiedot ovat jo järjestyksessä ja kuinka monta toimittajaa osallistuu. Yksittäinen tuote yksinkertaisilla tekniikkaominaisuuksilla on huomattavasti nopeampi järjestää kuin valikoima, joka kootaan useiden alihankkijoiden kautta.
Vaiheet, jotka melkein jokainen yritys käy läpi
Ensimmäinen vaihe on selvittää, mikä rooli yrityksellänne tarkalleen ottaen on: oletteko valmistaja, maahantuoja vai jokin muu ketjun osapuoli, ja koskeeko se mitä tuiteryhmiä. Tämä rooli nimittäin määrää, kuka vastaa tietojen toimittamisesta ja pitämisestä ajan tasalla. Yritykset, jotka eivät ole selvittäneet tätä aiemmin, voivat muutamassa kysymyksessä nähdä, mitkä osat ovat merkityksellisiä heidän tilanteelleenensimmäisenä suuntautumisena.
Toinen vaihe on tietojen inventaario: mitä tietoja passi tämän tietyn tuoteryhmän osalta sisältää, ja mitkä näistä tiedoista teillä jo on, mitkä ovat toimittajalla, ja mitkä puuttuvat kokonaan. Tämä on yleensä pisin vaihe, koska tiedot ovat usein hajallaan hankinnoissa, laadunvarmistuksessa ja joskus ulkomaisen tehtaan kanssa.
Kolmas vaihe on näiden tietojen todellinen kerääminen ja tarkistaminen toimittajilta. Tässä läpimenoaika useimmiten juuttuu jumiin, yksinkertaisesti koska toimittaja ei vastaa, tiedot eivät tule pyydetyssä muodossa, tai koska myöhään käy ilmi, että osa tiedoista ei ole olemassa lainkaan ja täytyy ensin määrittää tai mitata.
Mitä sen jälkeen pitää vielä tehdä
Kun tiedot ovat valmiit, seuraa tekninen vaihe: passin kokoaminen, liittäminen QR-tietolähteeseen ja isännöinnin järjestäminen tuoteryhmällänne soveltuvaksi ajaksi. Tämä vaihe on yleensä koko prosessin nopein, kunhan taustalla olevat tiedot ovat oikein. Lisätietoja siitä, miltä prosessi käytännössä näyttää, on kuvattu sivulla kuinka tiedot käsitellään passiksi.
Sen jälkeen seuraa sisäinen tarkistus- ja vapauttamiskierros: kuka yrityksessänne hyväksyy, että tiedot ovat oikein, ja kuka on vastuussa, jos tuotteessa muuttuu jotakin myöhemmin. Tämä kuulostaa muodolliselta mutta vie käytännössä usein enemmän aikaa kuin odotettiin, etenkin yrityksissä, joissa tuotteessa on mukana useita osastoja.
Miksi prosessi usein kestää suunniteltua pidempään
Yleisin viivästymisen syy ei ole asetus itse, vaan oma tiedonhallinto. Tiedot materiaaleista, alkuperästä tai korjaamismahdollisuuksista ovat usein kirjattuna missään jäsennellysti, ja niiden pyytäminen ulkomaiselta alihankkijalta voi kestää viikkoja. Toinen yleinen syy on epäselvyys roolista ketjussa: yritykset, jotka sekä tuovat maahan että myyvät omalla tuotemerkillä, huomaavat joskus myöhään, että valikoimansa osaa koskee eri rooli kuin alun perin ajateltiin, mikä johtaa erilaisiin velvoitteisiin.
Kolmas syy on, että useiden tuoteryhmien yritykset käsittelevät prosessia erillään jokaista ryhmää kohti, vaikka vaatimukset ryhmittäin poikkeavat. Joilla on tästä etukäteen yleiskatsaus, estävät sen, että jokainen tuoteryhmä tulee yllätykseksi. Aihittain järjestetty yleiskatsaus, joka on selvitetty tilanteen mukaisesti, on katsottavissa osoitteessa tietokanta, jossa on selityksiä aiheittain.
Mitä voit tehdä nyt säästääksesi aikaa
Koska tiedonkeruuvaihe kestää pisimpään, se on myös vaihe, jossa aikaiseen aloittamisella saadaan eniten hyötyä. Alustavaa inventaariota siitä, mitä tuotetietoja sinulla jo on ja missä puutteet ovat, voidaan tehdä kauan ennen kuin tuoteryhmällesi tulee velvoite. Usein toistuvat kysymykset tämän kaltaisissa hankkeissa, lyhyillä vastauksilla, on koottu sivulle, jossa on usein kysytyt kysymykset tuotepassista.
Tarkkojen aikarajojen ja vaatimusten osalta, jotka koskevat sinun tiettyä tuoteryhmääsi, virallinen asetusteksti tai vastuussa oleva valvontaviranomainen on oikea lähde; tässä artikkelissa kuvataan prosessi sellaisena kuin se käytännössä etenee, ei sinun oman yrityksesi juridisia velvoitteita. Jos haluat saada alustavaa käsitystä siitä, missä tilanteessa tuotteesi ovat, ilmainen pika-analyysi antaa parin minuutin sisällä viitteen, eikä sinun tarvitse ensin kerätä kaikkia tietoja valmiiksi.