Il n'existe pas de délai fixe identique pour chaque entreprise et chaque catégorie de produits. Le moment précis où l'obligation entre en vigueur pour une catégorie de produits est défini pour chaque groupe dans le règlement d'exécution applicable, et cela varie considérablement entre, par exemple, le textile, le mobilier et l'électronique. Ce qui suit néanmoins un schéma similaire pour presque toutes les entreprises, c'est le parcours que vous suivez vous-même pour passer de « nous devons faire quelque chose avec un passeport de produit » à un passeport opérationnel. Ce parcours comprend généralement un certain nombre de phases reconnaissables, et la plupart des retards n'apparaissent pas au niveau de la technologie mais au niveau des données.
En pratique, vous observez chez les entreprises comptant plusieurs catégories de produits un délai de mise en œuvre allant de quelques semaines à plus d'un semestre, selon le nombre de catégories de produits concernées, la qualité des données dont vous disposez déjà et le nombre de fournisseurs impliqués. Un seul produit aux spécifications simples peut être traité beaucoup plus rapidement qu'une gamme assemblée par plusieurs sous-traitants.
Les phases que presque toutes les entreprises franchissent
La première phase consiste à déterminer précisément le rôle de votre entreprise: êtes-vous fabricant, importateur ou une autre partie de la chaîne, et pour quelles catégories de produits cela s'applique-t-il. Ce rôle détermine en effet qui est responsable de la fourniture et de la mise à jour des données. Les entreprises qui ne l'ont pas clarifié auparavant peuvent voir en quelques questions quels éléments sont pertinents pour leur situation, comme première orientation.
La deuxième phase est l'inventaire des données: quelles informations le passeport doit-il contenir pour cette catégorie de produits spécifique, lesquelles de ces données avez-vous déjà, lesquelles se trouvent chez un fournisseur, et lesquelles manquent encore complètement. C'est généralement la phase qui dure le plus longtemps, car les données sont souvent dispersées entre l'approvisionnement, la qualité et parfois une usine étrangère.
La troisième phase consiste à rassembler et à vérifier effectivement ces données auprès des fournisseurs. Le délai est le plus souvent bloqué à ce stade, simplement parce qu'un fournisseur ne répond pas, ne fournit pas les données dans le format demandé, ou parce qu'il apparaît tard qu'une partie de l'information n'existe tout simplement pas et doit d'abord être établie ou mesurée.
Ce qui doit encore se passer après cela
Une fois les données complètes, l'étape technique suivante: assembler le passeport, le relier à un vecteur de données QR et organiser l'hébergement pour la durée applicable à votre catégorie de produits. Cette étape est généralement la plus rapide de l'ensemble du processus, à condition que les données sous-jacentes soient correctes. Plus de détails sur la façon dont ce processus se déroule en pratique est décrit sur la page comment les données sont traitées pour former un passeport.
Ensuite, un examen et une approbation interne interviennent: qui au sein de votre entreprise approuve l'exactitude des données, et qui est responsable si quelque chose change ultérieurement concernant le produit. Cela semble formel mais prend souvent plus de temps que prévu dans la pratique, en particulier dans les entreprises où plusieurs départements sont impliqués dans le produit.
Pourquoi le parcours prend souvent plus longtemps que prévu
La raison la plus courante de retard n'est pas le règlement lui-même, mais votre propre gestion de l'information. Les données sur les matériaux, l'origine ou les possibilités de réparation ne sont souvent enregistrées nulle part de manière structurée, et les demander à un sous-traitant étranger peut prendre des semaines. Une deuxième raison très courante est l'imprécision quant au rôle dans la chaîne: les entreprises qui importent et vendent également sous leur propre marque découvrent parfois tard que pour une partie de la gamme un rôle différent s'applique que prévu, avec des obligations différentes en conséquence.
Une troisième raison est que les entreprises ayant plusieurs groupes de produits abordent le processus par groupe séparément, alors que les exigences diffèrent selon le groupe. Ceux qui ont une vue d'ensemble préalable ici évitent que chaque groupe de produits n'arrive comme une surprise isolée. Un aperçu par sujet, recherché selon la situation, peut être consulté dans la base de connaissances avec explications par sujet.
Ce que vous pouvez déjà faire pour gagner du temps
Parce que la collecte de données est la phase la plus longue, c'est aussi la phase où commencer tôt est le plus rentable. Un premier inventaire de ce que vous avez déjà comme données de produits, et où se situent les lacunes, peut se faire bien avant qu'une obligation pour votre groupe de produits n'entre en vigueur. Les questions qui reviennent souvent dans ce type de processus, avec des réponses brèves, sont rassemblées sur la page avec questions fréquemment posées sur le passeport produit.
Pour les délais exacts et les exigences qui s'appliquent à votre groupe de produits spécifique, le texte officiel de la réglementation ou l'autorité de surveillance compétente reste la source appropriée ; cet article décrit le processus tel qu'il se déroule en pratique, non les obligations juridiques de votre propre entreprise. Si vous souhaitez une première impression de votre situation pour vos produits, le scan rapide gratuit vous donne une indication en quelques minutes, sans que vous ayez d'abord besoin d'avoir toutes les données complètes.