No hay un plazo fijo que sea igual para todas las empresas y grupos de productos. El momento exacto en que la obligación entra en vigor para un grupo de productos se establece por grupo en la norma de ejecución correspondiente, y varía considerablemente entre, por ejemplo, textiles, muebles y productos electrónicos. Lo que sí sigue un patrón prácticamente igual para la mayoría de empresas es el proceso que usted mismo atraviesa para pasar de 'tenemos que hacer algo con un pasaporte de producto' a un pasaporte funcional. Este proceso consta normalmente de varias fases reconocibles, y la mayoría de los retrasos no se producen en la tecnología sino en los datos.
En la práctica, en empresas con varios grupos de productos, los plazos varían desde algunas semanas hasta más de medio año, dependiendo de cuántos grupos de productos se trate, de lo bien que estén organizados los datos y de cuántos proveedores estén implicados. Un único producto con especificaciones sencillas se puede resolver considerablemente más rápido que una gama que se ensambla a través de varios proveedores.
Las fases que prácticamente todas las empresas atraviesan
La primera fase es determinar exactamente qué función tiene su empresa: ¿es usted fabricante, importador u otra parte de la cadena, y para qué grupos de productos aplica eso? Este papel determina quién es responsable de proporcionar y mantener actualizados los datos. Las empresas que aún no hayan aclarado esto pueden ver en algunas preguntas qué componentes son relevantes para su situación, como primera orientación.
La segunda fase es el inventario de datos: qué información debe contener el pasaporte para este grupo de productos específico, cuál de esos datos ya tiene usted, cuál está en un proveedor, y cuál falta completamente. Esta es normalmente la fase que más tiempo lleva, porque los datos suelen estar dispersos entre compras, calidad y a veces una fábrica extranjera.
La tercera fase es recopilar y verificar realmente esos datos de los proveedores. Aquí es donde más frecuentemente se estanca el plazo, simplemente porque un proveedor no responde, los datos no se proporcionan en el formato solicitado, o porque solo después queda claro que parte de la información no existe en absoluto y primero debe determinarse o medirse.
Lo que debe suceder después
Una vez que los datos están completos, sigue el paso técnico: el ensamblaje del pasaporte, el enlace a un portador de datos QR y la organización del alojamiento durante el período que corresponde a su grupo de productos. Este paso suele ser el más rápido de todo el proceso, siempre que los datos subyacentes sean correctos. Más información sobre cómo se ve en la práctica este proceso se describe en la página cómo se procesan los datos para formar un pasaporte.
A continuación, se realiza internamente una ronda de control y aprobación: quién dentro de su empresa aprueba que los datos son correctos, y quién es responsable si algo cambia en el producto más adelante. Esto suena como una formalidad pero en la práctica a menudo cuesta más tiempo de lo esperado, especialmente en empresas donde varios departamentos están involucrados en el producto.
Por qué el proceso suele tardar más de lo previsto
La razón más común de retraso no es la norma en sí, sino su propia gestión de la información. Los datos sobre materiales, origen u opciones de reparación a menudo no están registrados de forma estructurada en ningún lugar, y solicitarlos a un proveedor extranjero puede tomar semanas. Una segunda razón frecuente es la confusión sobre el papel en la cadena: las empresas que tanto importan como venden con su propia marca a veces descubren tardíamente que para parte del surtido se aplica un papel diferente al esperado, con diferentes obligaciones como consecuencia.
Una tercera razón es que las empresas con varios grupos de productos aborden el proceso por grupo por separado, cuando los requisitos varían según el grupo. Quien tenga una visión general de esto con anticipación, evita que cada grupo de productos llegue como una sorpresa separada. Un resumen por tema, investigado según su situación, se puede consultar en la base de conocimientos con explicación por tema.
Qué puede hacer ahora para ganar tiempo
Dado que la recopilación de datos es la fase más larga, también es la fase en la que comenzar temprano proporciona el mayor beneficio. Un primer inventario de qué datos de productos ya tiene y dónde están los huecos puede ocurrir mucho antes de que entre en vigor una obligación para su grupo de productos. Las preguntas que surgen con frecuencia en este tipo de proyectos, con respuestas breves, se han recopilado en la página con preguntas frecuentes sobre el pasaporte de productos.
Para los plazos exactos y los requisitos que se aplican a su grupo de productos específico, el texto oficial de la regulación o la autoridad de supervisión competente siguen siendo la fuente adecuada; este artículo describe el proceso tal como se desarrolla en la práctica, no las obligaciones legales de su propia empresa. Si desea una primera impresión de dónde se encuentra para sus productos, el escaneo rápido gratuito le proporciona una indicación en unos pocos minutos, sin que tenga que tener todos los datos completos de antemano.