Es gibt keine feste Durchlaufzeit, die für jedes Unternehmen und jede Produktgruppe gleich ist. Wann die Verpflichtung für eine Produktgruppe genau in Kraft tritt, ist für jede Gruppe in der geltenden Durchführungsverordnung festgelegt, und dies unterscheidet sich erheblich zwischen beispielsweise Textilien, Möbeln und Elektrogeräten. Was jedoch für praktisch jedes Unternehmen demselben Muster folgt, ist der Prozess, den Sie selbst durchlaufen, um von "wir müssen etwas mit einem Produktpass tun" zu einem funktionierenden Pass zu gelangen. Dieser Prozess besteht normalerweise aus einer Reihe erkennbarer Phasen, und die meisten Verzögerungen entstehen nicht durch die Technik, sondern durch die Daten.
In der Praxis ist die Durchlaufzeit bei Unternehmen mit mehreren Produktgruppen unterschiedlich und reicht von einigen Wochen bis über ein halbes Jahr, je nachdem wie viele Produktgruppen es sind, wie gut die Daten bereits geordnet sind und wie viele Lieferanten beteiligt sind. Ein einzelnes Produkt mit einfachen Spezifikationen lässt sich erheblich schneller regeln als ein Sortiment, das über mehrere Zulieferer zusammengestellt wird.
Die Phasen, die praktisch jedes Unternehmen durchläuft
Die erste Phase besteht darin, herauszufinden, welche Rolle Ihr Unternehmen genau hat: Sind Sie Hersteller, Importeur oder eine andere Partei in der Lieferkette, und für welche Produktgruppen gilt dies. Diese Rolle bestimmt nämlich, wer für die Bereitstellung und Aktualisierung der Daten verantwortlich ist. Unternehmen, die dies bisher nicht geklärt haben, können in ein paar Fragen sehen, welche Komponenten für ihre Situation relevant sind, als erste Orientierung.
Die zweite Phase ist die Erfassung von Daten: Welche Informationen muss der Pass für diese spezifische Produktgruppe enthalten, welche dieser Daten haben Sie bereits, welche befinden sich bei einem Lieferanten, und welche fehlen noch vollständig. Dies ist normalerweise die Phase, die am längsten dauert, weil Daten oft über Einkauf, Qualität und manchmal eine ausländische Fabrik verteilt sind.
Die dritte Phase besteht darin, diese Daten bei Lieferanten tatsächlich zu erheben und zu überprüfen. Hier verzögert sich der Durchlauf am häufigsten, einfach weil ein Lieferant nicht antwortet, Daten nicht im angeforderten Format bereitstellt oder weil erst spät klar wird, dass ein Teil der Informationen überhaupt nicht existiert und zunächst ermittelt oder gemessen werden muss.
Was danach noch zu tun ist
Sobald die Daten vollständig sind, folgt der technische Schritt: die Zusammenstellung des Produktpasses, die Verknüpfung mit einem QR-Datenträger und die Regelung des Hostings für den Zeitraum, der für Ihre Produktgruppe gilt. Dieser Schritt ist in der Regel der schnellste des gesamten Prozesses, sofern die zugrunde liegenden Daten korrekt sind. Weitere Informationen darüber, wie dieser Prozess in der Praxis aussieht, finden Sie auf der Seite wie die Daten in einen Produktpass umgewandelt werden.
Danach folgt intern noch eine Kontroll- und Freigabephase: wer in Ihrem Unternehmen zeichnet ab, dass die Daten korrekt sind, und wer ist verantwortlich, wenn sich später etwas am Produkt ändert. Das klingt wie eine Formalität, kostet in der Praxis aber oft mehr Zeit als erwartet, besonders bei Unternehmen, bei denen mehrere Abteilungen am Produkt beteiligt sind.
Warum der Prozess oft länger dauert als geplant
Der häufigste Grund für Verzögerungen ist nicht die Verordnung selbst, sondern die eigene Informationsverwaltung. Daten über Materialien, Herkunft oder Reparaturmöglichkeiten sind oft nicht strukturiert dokumentiert, und ihre Abfrage bei einem ausländischen Zulieferer kann Wochen dauern. Ein zweiter häufiger Grund ist Unklarheit über die Rolle in der Lieferkette: Unternehmen, die sowohl importieren als auch unter eigener Marke verkaufen, stellen manchmal erst spät fest, dass für einen Teil des Sortiments eine andere Rolle gilt als angenommen, mit anderen daraus resultierenden Pflichten.
Ein dritter Grund ist, dass Unternehmen mit mehreren Produktgruppen das Verfahren pro Gruppe separat angehen, während sich die Anforderungen pro Gruppe unterscheiden. Wer hier vorausschauend den Überblick hat, vermeidet, dass jede Produktgruppe als eigenständige Überraschung hereinkommt. Ein Überblick pro Thema, je nach Situation recherchiert, kann in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema.
Was Sie jetzt schon tun können, um Zeit zu sparen
Da die Datenerfassung die längste Phase ist, ist dies auch die Phase, in der frühes Beginnen den größten Nutzen bringt. Eine erste Bestandsaufnahme dessen, welche Produktdaten Sie bereits haben, und wo die Lücken sind, kann lange bevor eine Verpflichtung für Ihre Produktgruppe eintritt bereits erfolgen. Fragen, die bei solchen Verfahren häufiger zurückkommen, mit kurzen Antworten, sind auf der Seite mit häufig gestellten Fragen zum Produktpass.
Für die genauen Fristen und Anforderungen, die für Ihre spezifische Produktgruppe gelten, bleibt der offizielle Verordnungstext oder die zuständige Überwachungsbehörde die geeignete Quelle; dieser Artikel beschreibt das Verfahren, wie es in der Praxis abläuft, nicht die rechtlichen Verpflichtungen Ihres Unternehmens. Wenn Sie einen ersten Eindruck davon bekommen möchten, wo Sie mit Ihren Produkten stehen, gibt der kostenlose Quick-Scan in wenigen Minuten einen Anhaltspunkt, ohne dass Sie dafür zunächst alle Daten vollständig haben müssen.