Não há um prazo fixo que seja igual para todas as empresas e grupos de produtos. Quando a obrigação para um grupo de produtos entra precisamente em vigor, está estabelecido por grupo na verordação de execução que se aplica, e isso varia consideravelmente entre, por exemplo, têxteis, móveis e eletrónica. O que é verdadeiramente igual para quase todas as empresas é o processo que percorre para passar de 'precisamos fazer algo sobre um passaporte de produto' para um passaporte funcional. Esse processo consiste normalmente numa série de fases reconhecíveis, e a maioria dos atrasos não ocorrem na técnica, mas nos dados.
Na prática, as empresas com múltiplos grupos de produtos têm prazos que variam de algumas semanas a mais de meio ano, dependendo de quantos grupos de produtos estão envolvidos, da qualidade dos dados já disponíveis e de quantos fornecedores estão envolvidos. Um único produto com especificações simples é consideravelmente mais rápido de organizar do que um sortimento que é montado através de múltiplos fornecedores.
As fases que quase todas as empresas percorrem
A primeira fase é esclarecer qual é exatamente o papel da sua empresa: é fabricante, importador ou outra parte da cadeia, e para quais grupos de produtos isso se aplica. Este papel determina quem é responsável pelo fornecimento e manutenção dos dados. As empresas que não tenham esclarecido isto anteriormente podem ver em algumas perguntas quais componentes são relevantes para a sua situação, como orientação inicial.
A segunda fase é o inventário de dados: que informação deve conter o passaporte para este grupo de produtos específico, qual dessa informação já tem, qual se encontra junto de um fornecedor, e qual está ainda completamente em falta. Esta é geralmente a fase que dura mais tempo, porque os dados estão frequentemente dispersos entre compras, qualidade e por vezes uma fábrica estrangeira.
A terceira fase é realmente recolher e verificar esses dados junto dos fornecedores. O prazo aqui mais frequentemente fica preso, simplesmente porque um fornecedor não responde, os dados não são fornecidos no formato solicitado, ou porque mais tarde fica claro que parte da informação não existe e primeiro tem de ser estabelecida ou medida.
O que ainda tem de acontecer depois
Uma vez que os dados estão completos, segue o passo técnico: compilar o passaporte, ligá-lo a um suporte de dados QR e arranjar alojamento para o período que se aplica ao seu grupo de produtos. Este passo é normalmente o mais rápido de todo o processo, desde que os dados subjacentes estejam corretos. Mais sobre como esse processo se desenrola na prática, está descrito na página como os dados são processados num passaporte.
De seguida segue uma ronda interna de controlo e aprovação: quem na sua empresa assina que os dados estão corretos e quem é responsável se algo mudar mais tarde no produto. Isto parece uma formalidade, mas na prática frequentemente custa mais tempo do que o esperado, especialmente em empresas onde múltiplos departamentos estão envolvidos no produto.
Porque é que o processo demora frequentemente mais tempo do que planeado
A razão mais comum para atraso não é a verordação em si, mas a gestão de informação da própria empresa. Os dados sobre materiais, origem ou possibilidades de reparação estão frequentemente registados de forma não estruturada em lado nenhum, e a sua solicitação a um fornecedor estrangeiro pode demorar semanas. Uma segunda razão frequente é a falta de clareza sobre o papel na cadeia: empresas que tanto importam como vendem sob marca própria, descobrem por vezes tarde demais que para parte do sortimento se aplica um papel diferente do que se pensava, resultando em obrigações diferentes.
Uma terceira razão é que empresas com múltiplos grupos de produtos abordam o processo por grupo separadamente, enquanto os requisitos variam por grupo. Quem tem uma visão geral disto antecipadamente, evita que cada grupo de produtos chegue como uma surpresa. Uma visão geral por assunto, esclarecida por situação, pode ser consultada em base de conhecimentos com explicações por tema.
O que já pode fazer agora para ganhar tempo
Como a recolha de dados é a fase mais longa, é também a fase em que começar cedo traz maiores benefícios. Um primeiro inventário do que já tem em dados de produtos e onde estão as lacunas pode acontecer bem antes de uma obrigação entrar em vigor para o seu grupo de produtos. As perguntas que surgem com mais frequência neste tipo de processos, com respostas breves, estão reunidas na página com perguntas frequentes sobre o passaporte de produto.
Para os prazos exatos e requisitos que se aplicam ao seu grupo de produtos específico, o texto oficial do regulamento ou a autoridade supervisora competente continuam a ser a fonte apropriada; este artigo descreve o processo tal como decorre na prática, não as obrigações jurídicas da sua própria empresa. Se pretender uma primeira impressão de onde se encontra para os seus produtos, a verificação rápida gratuita dá uma indicação em alguns minutos, sem que tenha de ter todos os dados completos em primeiro lugar.