Per quanto tempo deve rimanere disponibile un passaporto digitale del prodotto?

Il passaporto rimane disponibile finché il prodotto esiste

Un passaporto digitale dei prodotti deve rimanere accessibile per l'intero periodo rilevante per il prodotto a cui è associato — nella pratica cioè finché il prodotto è in uso, viene riparato, cambia proprietario o deve infine essere riciclato. L'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) fissa questo requisito come parte dei requisiti generali per il passaporto nell'articolo 10, e vi collega l'obbligo che il passaporto sia reperibile tramite un registro una volta immesso sul mercato (articolo 13). Per quanto tempo esattamente in anni, varia per gruppo di prodotti e viene stabilito nell'atto delegato che si applica a quel gruppo di prodotti — l'ESPR stessa stabilisce il principio, non un numero separato per ciascun prodotto.

Per quali prodotti ciò si applica, e per quali ancora no

Questo obbligo si applica ai prodotti che rientrano in un gruppo di prodotti per il quale la Commissione europea ha adottato un atto delegato che rende obbligatorio il passaporto digitale dei prodotti. Finché l'atto delegato per un gruppo di prodotti non esiste ancora, per questi prodotti non esiste alcun obbligo legale di un passaporto, e quindi nemmeno alcun termine legale di conservazione per esso. Non è quindi il caso che ogni prodotto attualmente immesso sul mercato rientri già in questa norma — l'ESPR è un regolamento quadro che viene articolato per ciascun gruppo di prodotti. Per i produttori e importatori che già volontariamente fanno realizzare un passaporto, ad esempio per prepararsi, l'obbligo legale di conservazione non si applica quindi automaticamente; è però consueto allinearsi a quanto è già noto sulla metodologia, in modo che un successivo passaggio a una situazione obbligatoria non ponga problemi.

Da quando ciò comincerà a valere, e cosa vale fino ad allora

La durata precisa dell'obbligo di conservazione viene stabilita per ciascun gruppo di prodotti nell'atto delegato per quel gruppo; attualmente non è ancora noto per tutti i gruppi di prodotti quale atto sia entrato in vigore e quando, e quale termine vi sia contenuto. Quello che è certo è il principio stabilito nell'articolo 10 dell'ESPR: il passaporto deve rimanere disponibile per il periodo rilevante per il prodotto, e questo periodo deve corrispondere a quanto a lungo il prodotto è atteso durare, essere utilizzato o rimanere rilevante per la riparazione, il riutilizzo e il riciclaggio. Fino al momento in cui un gruppo di prodotti avrà un proprio atto delegato con obbligo di passaporto, per quel gruppo non si applica alcun termine minimo di conservazione legale — i produttori e importatori che comunque iniziano in anticipo, determinano autonomamente per quanto tempo mantengono il loro passaporto online, e fanno bene a partire dal presupposto di un periodo che copra almeno la durata di vita attesa del prodotto.

Come questo si concretizza nella pratica per chi fa realizzare un passaporto

Chi ora compila un passaporto di prodotto controlla innanzitutto se per la propria categoria di prodotti è già stata stabilita un'azione delegata e, in caso affermativo, quale periodo di conservazione è menzionato nel passaporto. Se tale azione non esiste ancora, è opportuno comunque partire da un lungo periodo di disponibilità — il principio alla base dell'articolo 10 è che un acquirente, un riparatore o un riciclatore deve poter accedere ai dati anni dopo l'acquisto, e questo principio non cambia per categoria di prodotti. Inoltre, è importante che il passaporto sia registrato secondo l'articolo 13 in un registro: questo registro contiene almeno un'identificazione univoca con cui le autorità di vigilanza e la dogana possono recuperare il passaporto, anche se il collegamento originale o il codice QR non funzionano più. Chi affida l'hosting di un passaporto farebbe bene a scegliere una soluzione che mantiene sia il contenuto che la reperibilità tramite il registro in ordine, e non solo carica un file separato da qualche parte online. In caso di fallimento, trasferimento aziendale o interruzione di una linea di prodotti rimane rilevante la questione di chi assume l'hosting e la registrazione — l'ESPR regola l'obbligo di disponibilità, ma non automaticamente chi lo mantiene se il produttore originale non esiste più.

Dove si trova: articolo 10 e articolo 13 dell'ESPR

Il requisito che il passaporto di prodotto digitale rimanga disponibile per il periodo rilevante per il prodotto è stabilito nell'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrive i requisiti generali per il passaporto. Il collegamento con un registro, in cui il passaporto deve essere reperibile non appena il prodotto è immesso sul mercato, è stabilito nell'articolo 13 dello stesso regolamento. Il periodo di conservazione concreto per categoria di prodotti deriva dall'azione delegata che la Commissione stabilisce per quella categoria, e quindi non è un numero fisso nell'ESPR stessa.

Che cosa fare

Verificare se per la propria categoria di prodotti è già stata stabilita un'azione delegata con obbligo di passaporto, e in caso affermativo, quale periodo di conservazione vi è indicato; se non esiste ancora, tenere conto nella configurazione del passaporto di un periodo di disponibilità che copra almeno la durata di vita prevista del prodotto, e assicurare che l'hosting e la registrazione rimangono attivi anche se l'azienda stessa cambia o si ferma.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Disponibilità durante il periodo stabilito nel regolamento delegato per il gruppo di prodotti

L'ESPR stesso non specifica una durata fissa valida per tutti i prodotti. L'articolo 10 del regolamento (UE) 2024/1781 stabilisce che il fascicolo digitale del prodotto deve rimanere disponibile, ma il periodo preciso è determinato per ogni gruppo di prodotti nel regolamento delegato che viene elaborato per quel gruppo di prodotti. Per un'impresa con prodotti in più gruppi di prodotti, ciò significa che non esiste una risposta unica applicabile a tutti: un produttore di tessili e un produttore di elettronica possono, una volta che le norme specifiche per gruppo di prodotti saranno in vigore, doversi confrontare con diversi periodi di conservazione. In pratica, ciò significa che un'impresa con 10 fino a 100 dipendenti non può accontentarsi di un unico accordo centrale "conserviamo tutto per dieci anni" — la durata effettiva dipende da ciò che è stato stabilito per il gruppo di prodotti specifico, e questo deve essere verificato per ogni linea di prodotto non appena il regolamento delegato per quel gruppo sarà pubblicato.

Collegamento tra il fascicolo e il prodotto specifico, anche dopo la vendita

L'articolo 10 presuppone che il fascicolo rimanga collegato al prodotto per il quale è stato creato, anche se quel prodotto cambia proprietario, viene rivenduto, o rimane inutilizzato presso un utente per anni. Per un'impresa, ciò significa che il fascicolo non è vincolato alla durata della vita dell'azienda stessa o a un rapporto commerciale in corso, ma al prodotto fisico stesso. Una macchina rivenduta sul mercato dell'usato dopo otto anni deve ancora avere un fascicolo funzionante. Questo richiede un'infrastruttura che non dipenda da scelte IT casuali di oggi, ed è una delle ragioni per cui molte imprese affidano a terzi tale collegamento anziché gestirlo internamente.

Registrazione e aggiornamento dei dati nel registro europeo

L'articolo 13 dell'ESPR descrive il registro dei fascicoli digitali dei prodotti, in cui una parte dei dati del fascicolo viene registrata non appena un prodotto immesso sul mercato. Per un'impresa, ciò significa un obbligo aggiuntivo oltre al hosting del fascicolo stesso: i dati devono essere anche trasmessi a questo registro, e tale registrazione deve rimanere aggiornata finché il fascicolo esiste. Ciò che esattamente deve essere incluso in questo registro e come funziona quel processo è descritto in cosa contiene il registro dei fascicoli digitali dei prodotti e cosa deve esservi incluso. Per un'impresa che gestisce più gruppi di prodotti, ciò significa più flussi di registrazione che ciascuno può avere il proprio ritmo.

Accessibilità per le parti che ne hanno diritto, per l'intero periodo di conservazione

Il fascicolo non solo deve esistere, ma deve essere effettivamente consultabile da coloro che sono autorizzati ad accedervi — consumatori, operatori del mercato, autorità di vigilanza — durante l'intero periodo in cui deve essere obbligatoriamente disponibile. Si tratta di un requisito diverso da "solo conservare": un fascicolo che esiste ma non è più consultabile perché un server è stato disattivato o un collegamento non funziona più, non soddisfa lo scopo dell'articolo 10. Per un'impresa con 10 fino a 100 dipendenti, questo è spesso il punto in cui diventa chiaro che ospitare un fascicolo è diverso dal crearne uno: la creazione è una tantum, la disponibilità è un obbligo che continua per anni, anche se il prodotto non viene più venduto o il contratto con un fornitore di fascicoli scade.

Dove le cose vanno male in pratica

Una prima situazione che si verifica spesso: un'impresa fa ospitare il fascicolo presso un fornitore IT senza che vi sia una clausola contrattuale su cosa succede se quel fornitore cessa l'attività o viene acquisito. Il fascicolo scompare praticamente non appena il contratto con il fornitore termina, mentre il prodotto rimane in uso per anni.

Una seconda situazione si verifica quando un'impresa stessa cessa l'attività o viene acquisita, e nessuno ha pensato in anticipo a chi assuma la responsabilità per i fascicoli in corso. Questo tocca direttamente la questione cosa accade al passaporto del prodotto se un'azienda cessa l'attività — una domanda che spesso viene posta solo dopo che la situazione si è già verificata, mentre è regolabile in anticipo.

Una terza situazione: un'azienda presume che il periodo di conservazione per tutti i suoi prodotti sia lo stesso, perché così era stato spiegato per il primo gruppo di prodotti. Non appena un secondo gruppo di prodotti con un diverso regolamento delegato viene aggiunto, l'ipotesi si rivela errata e la strategia di conservazione deve essere riesaminata per ogni linea di prodotto.

Una quarta situazione si presenta in caso di modifiche del prodotto: un fabbricante sostituisce un componente o aggiorna una versione del software, ed è poco chiaro se il passaporto esistente rimane accanto a una nuova versione, o viene sostituito. Questo si applica soprattutto ai prodotti costituiti da più componenti collegati, come descritto in se ogni componente riceve un proprio passaporto o il prodotto nel suo insieme.

Una quinta situazione: il codice QR sul prodotto viene danneggiato o diventa illeggibile dopo anni di utilizzo, il che di fatto impedisce a chiunque di accedere al passaporto, anche se il passaporto stesso esiste ancora normalmente online. Questo rischio e il modo in cui viene affrontato è descritto in cosa succede se il codice QR viene danneggiato o diventa illeggibile.

Cosa potete documentare

Per ogni gruppo di prodotti in cui l'azienda è attiva: il periodo di conservazione che deriva dal regolamento delegato applicabile, una volta stabilito, con un riferimento alla fonte.
Una panoramica di quali prodotti sono collegati a quale regolamento delegato, in modo che durante un controllo sia rapidamente chiaro quale periodo si applica a quale prodotto.
Un accordo contrattuale con il partner di hosting sulla continuità: cosa accade ai passaporti in caso di risoluzione del contratto, fallimento o acquisizione.
Un accordo interno su chi è responsabile del mantenimento aggiornato della registrazione nel registro europeo, incluso il momento in cui i dati vengono controllati o aggiornati.
Una procedura per cosa accade in caso di chiusura o acquisizione dell'azienda, in previsione della domanda che sorge non appena questo scenario si verifica.
Un registro dei cambiamenti al passaporto o al prodotto sottostante, in modo da poter ricostruire quale versione del passaporto era valida in quale momento.
Un metodo di lavoro stabilito nel caso in cui i dati nel passaporto del prodotto vengono aggiornati automaticamente da un altro sistema, inclusa una verifica del fatto che questo processo funzioni ancora correttamente dopo anni — qualcosa che riguarda come i dati nel passaporto del prodotto possono essere aggiornati automaticamente.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con l'IA sulla base delle fonti di cui sopra, verificato da una persona il 2026-08-22. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.