Колко дълго трябва продуктовият паспорт да остане достъпен?

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Наличност през периода, определен в делегиран регламент за групата продукти

Самата ESPR не предвижда фиксирана времетраене, която да се прилага за всички продукти. Член 10 на Регламент (EU) 2024/1781 установява, че дигиталното производственото паспортче трябва да остане достъпно, но точният период се определя за всяка група продукти в делегирания регламент, който се изготвя за съответната група продукти. За предприятие с продукти в няколко групи продукти това означава, че няма един отговор, който да важи навсякъде: производител на текстил и производител на електроника могат, щом влязат в сила правилата, специфични за групата продукти, да се сблъскат с различни периоди на съхранение. На практика това означава, че предприятие с 10 до 100 служители не може да се задоволи с един централен договор "запазваме всичко десет години" — действителната продължителност зависи от това, което е определено за конкретната група продукти, и това трябва да се проучи за всяка продуктна линия, щом е публикуван делегираният регламент за съответната група.

Свързване между паспорта и конкретния продукт, включително след продажбата

Член 10 предполага, че паспортът остава свързан с продукта, за който е създаден, дори ако този продукт смени собственик, бъде препродаден или остане неподвижен при потребител през години. За едно предприятие това означава, че паспортът не е обвързан с продължителността на съществуване на собственото предприятие или с текущ контакт с клиенти, а с самия физически продукт. Машина, която след осем години бъде препродадена на вторичния пазар, трябва все още да има работещ паспорт. Това изисква инфраструктура, която не зависи от случайни IT решения от днес, и това е една от причините, поради които много предприятия възлагат тази връзка на външен доставчик вместо сами да я хостват.

Включване и актуализация на данни в европейския регистър

Член 13 от ESPR описва регистъра на цифровите продуктови паспорти, в който част от данните на паспорта се регистрират, щом един продукт бъде пуснат на пазара. За едно предприятие това означава допълнително задължение освен хостването на самия паспорт: данни трябва да бъдат предоставени и на този регистър, и тази регистрация трябва да остане актуална докато паспортът съществува. Какво точно трябва да стои в този регистър и как работи процесът, е описано в какво съдържа регистърът на цифровите продуктови паспорти и какво трябва да се съдържа в него. За фирма, която управлява несколко групи продукти, това означава няколко регистрационни потока, всеки със собствения си график.

Достъп на страните, които имат право на него, през целия период на съхранение

Паспортът не трябва само да съществува, той трябва също да бъде действително достъпен за тези, които имат право на достъп до него — потребители, пазарни участници, органи на надзора — през целия период, в който той трябва да бъде задължително налице. Това е друго изискване от простото „съхранение": паспорт, който съществува, но вече не може да бъде потърсен, тъй като сървър е изключен или връзка вече не работи, не отговаря на целта на член 10. За фирма от 10 до 100 служители това често е точката, в която се оказва, че хостването на паспорт е нещо различно от създаването на паспорт: създаването е еднократно, наличието е задължение, което продължава години наред, дори ако продуктът вече не се продава или договорът с доставчик на паспорти приключи.

Където нещата се объркват в практиката

Първа ситуация, която често се среща: фирма нарежда хостването на паспорта при IT-доставчик, без да съществува договорно условие за това какво ще се случи, ако този доставчик спре работа или бъде поглътен. Паспортът тогава практически изчезва, щом договорът с доставчика приключи, докато продуктът продължава да се използва години наред.

Втора ситуация възниква, когато фирма сама спира работа или е поглътена, и никой преди това не е помислил кой ще поеме отговорността за текущите паспорти. Това директно засяга въпроса какво се случва с продуктовото удостоверение, когато компания прекратява дейност — въпрос, който често се задава едва след като ситуацията вече е възникнала, докато той може да бъде контролиран предварително.

Трета ситуация: едно предприятие предполага, че периодът на съхранение за всички негови продукти е един и същ, тъй като това беше обяснено така за първата продуктова група. Веднага щом дойде втора продуктова група с различно делегирано разпореждане, предположението се оказва неправилно и стратегията на съхранение трябва да бъде преразгледана за всяка продуктна линия.

Четвърта ситуация възниква при промени на продукта: производител замени един компонент или актуализира версия на софтуер, и е неясно дали съществуващия паспорт остава до нов паспорт, или се замени. Това е особено актуално за продукти, които се състоят от няколко свързани компонента, както е описано при въпросът дали всеки компонент получава свой паспорт или продуктът като цяло.

Пета ситуация: QR кодът на продукта се повреди или стане нечетлив след години употреба, поради което фактически никой повече не може да достъпи паспорта, въпреки че самият паспорт продължава да съществува онлайн. Този риск и начина, по който се управлява, е описан при какво се случва, когато QR кодът е повреден или нечетлив.

Какво можете да документирате

• За всяка продуктова група, в която предприятието е активно: периодът на съхранение, който следва от приложимото делегирано разпореждане, веднага щом той е установен, с указание на източника.
• Преглед на това кои продукти са свързани с кое делегирано разпореждане, така че при проверка да е ясно бързо какъв период важи за кой продукт.
• Договорно споразумение с хостинг партньора за непрекъснатост: какво се случва с паспортите при прекратяване на договора, фалит или поглъщане.
• Вътрешно споразумение относно отговорния за актуализиране на регистрацията в европейския регистър, включително момента, когато данните се проверяват или актуализират.
• Процедура за това какво се случва при прекратяване на дейност или поглъщане на предприятие, предвид въпроса, който възниква веднага щом се появи такъв сценарий.
• Регистър на промените на паспорта или основния продукт, така че да може да се реконструира кояв версия на паспорта е действала в какъв момент.
• Установена работна процедура за случая, когато данните в паспорта се актуализират автоматично от друга система, включително проверка на въпроса дали този процес продължава да функционира правилно след години — нещо, което е свързано със как данните в продуктовия паспорт могат да се актуализират автоматично.