Πόσο καιρό πρέπει να παραμένει διαθέσιμο ένα διαβατήριο προϊόντος;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Διαθεσιμότητα κατά τη διάρκεια της περιόδου που καθορίζεται στην εξουσιοδοτημένη κανονιστική πράξη για την κατηγορία προϊόντος

Το ESPR αυτό δεν ορίζει σταθερή διάρκεια που ισχύει για όλα τα προϊόντα. Το άρθρο 10 του Κανονισμού (ΕΕ) 2024/1781 ορίζει ότι το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος πρέπει να παραμένει διαθέσιμο, αλλά η ακριβής περίοδος καθορίζεται ανά κατηγορία προϊόντος στην εξουσιοδοτημένη κανονιστική πράξη που εκπονείται για εκείνη την κατηγορία. Για μια επιχείρηση με προϊόντα σε πολλαπλές κατηγορίες προϊόντων, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχει μία απάντηση που να ισχύει παντού: ένας κατασκευαστής υφασμάτων και ένας κατασκευαστής ηλεκτρονικών προϊόντων μπορούν, μόλις υπάρξουν οι κατά κατηγορία προϊόντος συγκεκριμένοι κανόνες, να αντιμετωπίσουν διαφορετικές περιόδους διατήρησης. Στην πράξη, αυτό σημαίνει ότι μια επιχείρηση με 10 έως 100 υπαλλήλους δεν μπορεί να περιορίζεται σε μία κεντρική συμφωνία "διατηρούμε τα πάντα για δέκα χρόνια" — η πραγματική διάρκεια εξαρτάται από το τι έχει καθορισθεί για την ειδική κατηγορία προϊόντος, και αυτό πρέπει να διερευνηθεί ανά γραμμή παραγωγής μόλις δημοσιευθεί η εξουσιοδοτημένη κανονιστική πράξη για εκείνη την κατηγορία.

Σύνδεση μεταξύ του διαβατηρίου και του συγκεκριμένου προϊόντος, ακόμη και μετά την πώλησή του

Το άρθρο 10 προϋποθέτει ότι το διαβατήριο παραμένει συνδεδεμένο στο προϊόν για το οποίο δημιουργήθηκε, ακόμη και αν το προϊόν αλλάξει ιδιοκτήτη, πωληθεί ή παραμείνει σταθμευμένο για χρόνια στον χρήστη. Για μια επιχείρηση, αυτό σημαίνει ότι το διαβατήριο δεν συνδέεται με τη διάρκεια ζωής της δικής της επιχείρησης ή με μια τρέχουσα σχέση με τον πελάτη, αλλά με το ίδιο το φυσικό προϊόν. Ένα μηχάνημα που μετά από οκτώ χρόνια πωλείται στη δευτερογενή αγορά, πρέπει να διαθέτει ένα ενεργό διαβατήριο. Αυτό απαιτεί μια υποδομή που δεν εξαρτάται από τυχαίες τεχνολογικές επιλογές σήμερα, και είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους πολλές επιχειρήσεις αναθέτουν εκτός αυτή τη σύνδεση αντί να την φιλοξενούν οι ίδιες.

Καταγραφή και ενημέρωση δεδομένων στο ευρωπαϊκό μητρώο

Το άρθρο 13 του ESPR περιγράφει το μητρώο των ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων, στο οποίο καταχωρούνται ορισμένα δεδομένα του διαβατηρίου μόλις ένα προϊόν εισέλθει στην αγορά. Για μια επιχείρηση, αυτό σημαίνει μια πρόσθετη υποχρέωση πέρα από τη φιλοξενία του ίδιου του διαβατηρίου: τα δεδομένα πρέπει επίσης να υποβληθούν σε αυτό το μητρώο, και η εγγραφή πρέπει να παραμείνει ενημερωμένη όσο υπάρχει το διαβατήριο. Τι ακριβώς πρέπει να περιέχεται σε αυτό το μητρώο και πώς λειτουργεί αυτή η διαδικασία, περιγράφεται στο τι περιέχει το μητρώο των ψηφιακών διαβατηρίων προϊόντων και τι πρέπει να καταχωριστεί σε αυτό. Για μια επιχείρηση που διαχειρίζεται πολλαπλές κατηγορίες προϊόντων, αυτό σημαίνει πολλαπλές ροές εγγραφής που καθεμία μπορεί να έχει τον δικό της ρυθμό.

Προσβασιμότητα για τα μέρη που έχουν δικαίωμα, για ολόκληρη την περίοδο διατήρησης

Το διαβατήριο δεν πρέπει μόνο να υπάρχει, πρέπει επίσης να είναι πράγματι προσβάσιμο για όσους έχουν δικαίωμα πρόσβασης — καταναλωτές, συμμετέχοντες στην αγορά, εποπτικές αρχές — κατά τη διάρκεια ολόκληρης της περιόδου κατά την οποία πρέπει να είναι υποχρεωτικά διαθέσιμο. Αυτή είναι διαφορετική απαίτηση από το απλό "αποθήκευση": ένα διαβατήριο που υπάρχει μεν αλλά δεν μπορεί πλέον να ανακτηθεί επειδή ένας διακομιστής έχει απενεργοποιηθεί ή ένας σύνδεσμος δεν λειτουργεί πλέον, δεν ικανοποιεί τον σκοπό του άρθρου 10. Για μια επιχείρηση με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό είναι συχνά το σημείο όπου γίνεται σαφές ότι η φιλοξενία ενός διαβατηρίου είναι κάτι διαφορετικό από τη δημιουργία ενός διαβατηρίου: η δημιουργία είναι εφάπαξ, η διαθεσιμότητα είναι μια υποχρέωση που διαρκεί χρόνια, ακόμη και αν το προϊόν δεν πωλείται πλέον ή το συμβόλαιο με έναν προμηθευτή διαβατηρίου λήγει.

Όπου τα πράγματα πάνε στραβά στην πράξη

Μια πρώτη κατάσταση που συμβαίνει συχνά: μια επιχείρηση φιλοξενεί το διαβατήριο σε έναν προμηθευτή ΤΠ χωρίς να υπάρχει συμβατική ρήτρα σχετικά με το τι συμβαίνει εάν ο προμηθευτής σταματήσει ή εξαγορασθεί. Το διαβατήριο εξαφανίζεται ουσιαστικά μόλις λήξει το συμβόλαιο με τον προμηθευτή, ενώ το προϊόν εξακολουθεί να χρησιμοποιείται χρόνια αργότερα.

Μια δεύτερη κατάσταση προκύπτει όταν μια επιχείρηση σταματά ή εξαγοράζεται, και κανείς δεν έχει σκεφθεί εκ των προτέρων ποιος αναλαμβάνει την ευθύνη για τα τρέχοντα διαβατήρια. Αυτό αγγίζει άμεσα το ερώτημα τι συμβαίνει στο ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος όταν μια εταιρεία παύει τη λειτουργία — ένα ερώτημα που συχνά τίθεται μόνο αφού η κατάσταση έχει ήδη συμβεί, ενώ μπορούσε να ρυθμιστεί εκ των προτέρων.

Μια τρίτη περίπτωση: μια επιχείρηση υποθέτει ότι η περίοδος διατήρησης για όλα τα προϊόντα της είναι ίδια, επειδή αυτό εξηγήθηκε έτσι για την πρώτη ομάδα προϊόντων. Όταν προστεθεί μια δεύτερη ομάδα προϊόντων με διαφορετική εξουσιοδοτημένη διάταξη, η υπόθεση αποδεικνύεται λανθασμένη και η στρατηγική διατήρησης πρέπει να επανεξεταστεί ανά γραμμή προϊόντων.

Μια τέταρτη περίπτωση εμφανίζεται σε τροποποιήσεις προϊόντων: ένας κατασκευαστής αντικαθιστά ένα εξάρτημα ή ενημερώνει μια έκδοση λογισμικού, και δεν είναι σαφές εάν το υπάρχον διαβατήριο παραμένει δίπλα σε μια νέα έκδοση ή αντικαθίσταται. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα σε προϊόντα που αποτελούνται από πολλά διασυνδεδεμένα εξαρτήματα, όπως περιγράφεται σε το ερώτημα εάν κάθε εξάρτημα λαμβάνει το δικό του διαβατήριο ή το προϊόν στο σύνολό του.

Μια πέμπτη περίπτωση: ο κωδικός QR στο προϊόν καταστρέφεται ή γίνεται ανάγνωστος μετά από χρόνια χρήσης, με αποτέλεσμα πρακτικά κανείς να μην μπορεί πλέον να έχει πρόσβαση στο διαβατήριο, ακόμη και αν το ίδιο το διαβατήριο εξακολουθεί να υπάρχει στο διαδίκτυο. Αυτός ο κίνδυνος και ο τρόπος αντιμετώπισής του περιγράφονται σε τι συμβαίνει εάν ο κωδικός QR καταστραφεί ή γίνει ανάγνωστος.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

• Ανά ομάδα προϊόντων στην οποία δραστηριοποιείται η επιχείρηση: η περίοδος διατήρησης που προκύπτει από την εφαρμοστέα εξουσιοδοτημένη διάταξη, μόλις καθοριστεί, με αναφορά στην πηγή.
• Ένα σύνοψη των προϊόντων που συνδέονται με τη σχετική εξουσιοδοτημένη διάταξη, ώστε κατά την ελεγχόμενη να είναι γρήγορα σαφές ποια περίοδος ισχύει για ποιο προϊόν.
• Μια συμβατική συμφωνία με τον πάροχο φιλοξενίας σχετικά με τη συνέχεια: τι συμβαίνει στα διαβατήρια κατά την λήξη του συμβολαίου, την πτώχευση ή την εξαγορά.
• Μια εσωτερική συμφωνία σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση της εγγραφής στο ευρωπαϊκό μητρώο, συμπεριλαμβανομένης της χρονιάς κατά την οποία ελέγχονται ή ενημερώνονται τα δεδομένα.
• Μια διαδικασία για το τι συμβαίνει κατά τη διακοπή λειτουργίας της επιχείρησης ή κατά την εξαγορά, σε προσδοκία του ερωτήματος που θα προκύψει μόλις αυτό το σενάριο συμβεί.
• Ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών στο διαβατήριο ή στο υποκείμενο προϊόν, ώστε να είναι δυνατή η ανακατασκευή ποια έκδοση του διαβατηρίου ίσχυε ποια στιγμή.
• Μια καθορισμένη μέθοδος για την περίπτωση που τα δεδομένα στο διαβατήριο προϊόντος ενημερώνονται αυτόματα από ένα άλλο σύστημα, συμπεριλαμβανομένου ενός ελέγχου για το εάν αυτή η διαδικασία συνεχίζει να λειτουργεί σωστά μετά από χρόνια — κάτι που σχετίζεται με πώς μπορούν να ενημερωθούν αυτόματα τα δεδομένα στο διαβατήριο προϊόντος.