Wie lange muss ein Produktpass verfügbar bleiben?

Der Pass bleibt verfügbar, solange das Produkt vorhanden ist

Ein digitales Produktpass muss für den gesamten Zeitraum verfügbar bleiben, der für das Produkt, zu dem er gehört, relevant ist — in der Praxis also solange das Produkt verwendet wird, repariert wird, den Besitzer wechselt oder schließlich recycelt werden muss. Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt diese Anforderung als Teil der allgemeinen Anforderungen für den Pass in Artikel 10 fest und verbindet sie damit, dass der Pass über ein Register auffindbar sein muss, sobald er in den Verkehr gebracht wird (Artikel 13). Wie lange das genau in Jahren ist, unterscheidet sich je nach Produktgruppe und wird in der delegierten Handlung festgelegt, die für diese Produktgruppe gilt — die ESPR selbst gibt das Prinzip vor, nicht für jedes Produkt eine separate Zahl.

Für welche Produkte dies gilt und für welche noch nicht

Diese Verpflichtung gilt für Produkte, die unter eine Produktgruppe fallen, für die die Europäische Kommission eine delegierte Handlung erlassen hat, die das digitale Produktpass verpflichtend macht. Solange es für eine Produktgruppe noch keine delegierte Handlung gibt, besteht für diese Produkte keine gesetzliche Verpflichtung zu einem Pass und somit auch keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist dafür. Es ist also nicht so, dass jedes Produkt, das jetzt in den Verkehr kommt, bereits unter diese Regel fällt — die ESPR ist eine Rahmenverordnung, die je Produktgruppe ausgefüllt wird. Für Hersteller und Importeure, die jetzt bereits freiwillig einen Pass anfertigen lassen, beispielsweise zur Vorbereitung, gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht also noch nicht automatisch; es ist jedoch üblich, sich an dem anzuschließen, was bereits über die Systematik bekannt ist, damit ein späterer Übergang zu einer verpflichtenden Situation kein Problem darstellt.

Ab wann dies gilt und was bis dahin gilt

Die genaue Dauer der Aufbewahrungspflicht wird je Produktgruppe in der delegierten Handlung für diese Gruppe festgelegt; derzeit ist noch nicht für alle Produktgruppen bekannt, welche Handlung wann in Kraft tritt und welche Frist darin aufgenommen wird. Was aber feststeht, ist der Grundsatz aus Artikel 10 der ESPR: Der Pass muss für den Zeitraum verfügbar bleiben, der für das Produkt relevant ist, und dieser Zeitraum muss damit übereinstimmen, wie lange das Produkt voraussichtlich hält, genutzt wird oder relevant für Reparatur, Wiederverwendung und Recycling bleibt. Bis zu dem Moment, in dem eine Produktgruppe eine eigene delegierte Handlung mit Passpflicht hat, gilt für diese Gruppe keine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist — Hersteller und Importeure, die dennoch schon anfangen, bestimmen selbst, wie lange sie ihren Pass verfügbar halten, und tun gut daran, von einem Zeitraum auszugehen, der mindestens die erwartete Lebensdauer des Produkts abdeckt.

Wie dies in der Praxis für diejenigen, die einen Pass anfertigen lassen, aussieht

Wer jetzt ein Produktpass zusammenstellt, prüft zunächst, ob für die eigene Produktgruppe bereits eine delegierte Handlung festgelegt wurde und, wenn ja, welche Aufbewahrungsfrist darin für den Pass genannt wird. Existiert diese Handlung noch nicht, ist es sinnvoll, dennoch von einer langen Verfügbarkeitsdauer auszugehen — der Gedanke hinter Artikel 10 ist, dass ein Käufer, Reparateur oder Recycler Jahre nach dem Kauf noch immer auf die Daten zugreifen können muss, und dieser Gedanke ändert sich nicht je Produktgruppe. Darüber hinaus ist wichtig, dass der Pass gemäß Artikel 13 in ein Register aufgenommen wird: dieses Register enthält mindestens eine eindeutige Identifizierung, mit der Überwachungsbehörden und der Zoll den Pass auffinden können, auch wenn der ursprüngliche Link oder QR-Code nicht mehr funktioniert. Wer einen Pass hosten lässt, tut also gut daran, sich für eine Lösung zu entscheiden, die sowohl den Inhalt als auch die Auffindbarkeit über das Register in Ordnung hält, und nicht nur eine lose Datei irgendwo online ablegt. Bei einer Insolvenz, Betriebsübernahme oder Einstellung einer Produktlinie bleibt die Frage relevant, wer das Hosting und die Registrierung übernimmt — die ESPR regelt die Verpflichtung zur Verfügbarkeit, aber nicht automatisch, wer diese aufrechterhält, wenn der ursprüngliche Hersteller nicht mehr existiert.

Wo dies steht: Artikel 10 und Artikel 13 der ESPR

Die Anforderung, dass das digitale Produktpass für den Zeitraum verfügbar bleibt, der für das Produkt relevant ist, steht in Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), die die allgemeinen Anforderungen für den Pass beschreibt. Die Verknüpfung mit einem Register, in dem der Pass auffindbar sein muss, sobald das Produkt auf den Markt gebracht wird, steht in Artikel 13 derselben Verordnung. Die konkrete Aufbewahrungsfrist je Produktgruppe ergibt sich aus der delegierten Handlung, die die Kommission für diese Gruppe festlegt, und steht somit nicht als feste Zahl in der ESPR selbst.

Was zu tun ist

Prüfen Sie, ob es für die eigene Produktgruppe bereits eine delegierte Handlung mit Passpflicht gibt, und wenn ja, welche Aufbewahrungsfrist darin festgelegt ist; existiert diese noch nicht, berücksichtigen Sie bei der Einrichtung des Passes eine Verfügbarkeitsdauer, die mindestens die erwartete Lebensdauer des Produkts abdeckt, und regeln Sie, dass das Hosting und die Registrierung auch weiterbestehen, wenn das Unternehmen selbst sich verändert oder stoppt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Verfügbarkeit während des in der delegierten Verordnung für die Produktgruppe festgelegten Zeitraums

Die ESPR selbst nennt keine einheitliche Dauer, die für alle Produkte gilt. Artikel 10 der Verordnung (EU) 2024/1781 bestimmt, dass das digitale Produktpasportwort verfügbar bleiben muss, aber der genaue Zeitraum wird pro Produktgruppe in der delegierten Verordnung festgelegt, die für diese Produktgruppe erlassen wird. Für ein Unternehmen mit Produkten in mehreren Produktgruppen bedeutet dies, dass es keine einheitliche Antwort gibt: ein Textilhersteller und ein Elektronikhersteller können, sobald die produktgruppenspezifischen Regeln vorliegen, mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen konfrontiert sein. In der Praxis bedeutet dies, dass ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern sich nicht mit einer einzigen zentralen Regelung "wir bewahren alles zehn Jahre lang auf" zufriedengeben kann — die tatsächliche Dauer hängt davon ab, was für die spezifische Produktgruppe festgelegt wurde, und muss pro Produktlinie ermittelt werden, sobald die delegierte Rechtsetzung für diese Gruppe veröffentlicht ist.

Verknüpfung zwischen Passwort und dem spezifischen Produkt, auch nach dem Verkauf

Artikel 10 setzt voraus, dass das Passwort mit dem Produkt, für das es erstellt wurde, verknüpft bleibt, auch wenn dieses Produkt den Eigentümer wechselt, weiterverkauft wird oder bei einem Benutzer jahrelang stillsteht. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass das Passwort nicht an die Lebensdauer des eigenen Unternehmens oder an ein laufendes Kundenbeziehung gebunden ist, sondern an das physische Produkt selbst. Eine Maschine, die nach acht Jahren auf dem Gebrauchtmarkt weiterverkauft wird, muss immer noch ein funktionierendes Passwort haben. Dies erfordert eine Infrastruktur, die nicht von zufälligen IT-Entscheidungen von heute abhängig ist, und dies ist einer der Gründe, warum viele Unternehmen diese Verknüpfung auslagern, anstatt sie selbst zu hosten.

Erfassung und Aktualisierung von Daten im europäischen Register

Artikel 13 der ESPR beschreibt das Register für digitale Produktpässe, in dem ein Teil der Passdaten erfasst wird, sobald ein Produkt in Verkehr gebracht wird. Für ein Unternehmen bedeutet dies eine zusätzliche Verpflichtung neben dem Hosten des Passes selbst: Daten müssen auch an dieses Register übermittelt werden, und die Registrierung muss während der gesamten Geltungsdauer des Passes aktuell bleiben. Was genau in dieses Register aufgenommen werden muss und wie dieser Prozess funktioniert, ist beschrieben in was das Register für digitale Produktpässe enthält und was darin aufgenommen werden muss. Für ein Unternehmen mit mehreren Produktgruppen bedeutet dies mehrere Registrierungsabläufe, die jeweils ihr eigenes Tempo haben können.

Zugänglichkeit für die Parteien, die dazu berechtigt sind, über den gesamten Aufbewahrungszeitraum

Das Passwort muss nicht nur vorhanden sein, es muss auch tatsächlich abrufbar sein für diejenigen, die Zugriff darauf haben dürfen — Verbraucher, Wirtschaftsteilnehmer, Behörden — während des gesamten Zeitraums, in dem es verfügbar sein muss. Dies ist eine andere Anforderung als nur "speichern": ein Passwort, das zwar existiert, aber nicht mehr abrufbar ist, weil ein Server abgeschaltet wurde oder ein Link nicht mehr funktioniert, erfüllt den Zweck von Artikel 10 nicht. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern ist dies oft der Punkt, an dem sich zeigt, dass ein Passwort zu hosten etwas anderes ist als ein Passwort zu erstellen: die Erstellung ist einmalig, die Verfügbarkeit ist eine Verpflichtung, die über Jahre hinweg andauert, auch wenn das Produkt nicht mehr verkauft wird oder der Vertrag mit einem Passwort-Dienstleister endet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufig auftretende Situation: ein Unternehmen lässt das Passwort von einem IT-Dienstleister hosten, ohne dass es eine vertragliche Regelung gibt, was passiert, wenn dieser Dienstleister seine Tätigkeit einstellt oder übernommen wird. Das Passwort verschwindet dann faktisch, sobald der Dienstleistervertrag endet, während das Produkt noch jahrelang in Gebrauch ist.

Eine zweite Situation entsteht, wenn ein Unternehmen selbst seine Tätigkeit einstellt oder übernommen wird, und niemand hat vorher überlegt, wer die Verantwortung für die laufenden Passwörter übernimmt. Dies führt direkt zu der Frage was mit dem Produktpass geschieht, wenn ein Unternehmen eingestellt wird — eine Frage, die oft erst gestellt wird, nachdem sich die Situation bereits ereignet hat, obwohl sie vorher regelbar wäre.

Eine dritte Situation: ein Unternehmen geht davon aus, dass die Aufbewahrungsfrist für alle seine Produkte gleich ist, weil das für die erste Produktgruppe so erklärt wurde. Sobald eine zweite Produktgruppe mit einer anderen delegierten Verordnung hinzukommt, erweist sich die Annahme als falsch und die Aufbewahrungsstrategie pro Produktlinie muss neu überprüft werden.

Eine vierte Situation tritt bei Produktänderungen auf: ein Hersteller ersetzt ein Bauteil oder aktualisiert eine Softwareversion, und es ist unklar, ob das bestehende Passwort neben einer neuen Version bestehen bleibt oder ersetzt wird. Dies tritt besonders bei Produkten auf, die aus mehreren gekoppelten Bauteilen zusammengesetzt sind, wie beschrieben unter die Frage, ob jedes Bauteil ein eigenes Passwort erhält oder das Produkt als Ganzes.

Eine fünfte Situation: der QR-Code auf dem Produkt wird nach Jahren der Verwendung beschädigt oder unleserlich, wodurch faktisch niemand mehr auf das Passwort zugreifen kann, obwohl das Passwort selbst online noch vorhanden ist. Dieses Risiko und die Art, wie damit umgegangen wird, ist beschrieben unter was geschieht, wenn der QR-Code beschädigt oder unleserlich wird.

Was Sie dokumentieren können

Pro Produktgruppe, in der das Unternehmen tätig ist: die Aufbewahrungsfrist, die sich aus der anwendbaren delegierten Verordnung ergibt, sobald diese festgelegt ist, mit einem Verweis auf die Quelle.
Eine Übersicht darüber, welche Produkte mit welcher delegierten Verordnung verknüpft sind, damit bei einer Kontrolle schnell klar ist, welcher Zeitraum für welches Produkt gilt.
Eine vertragliche Vereinbarung mit dem Hosting-Partner über Kontinuität: was geschieht mit den Passworten bei Vertragsbeendigung, Insolvenz oder Übernahme.
Eine interne Absprache darüber, wer für die Aktualisierung der Registrierung im Europäischen Register verantwortlich ist, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem Daten überprüft oder aktualisiert werden.
Ein Verfahren für das, was bei Betriebsbeendigung oder Übernahme geschieht, vorausschauend auf die Frage, die sich stellt, sobald dieses Szenario eintritt.
Ein Änderungsprotokoll zum Passwort oder zum zugrunde liegenden Produkt, damit nachzuvollziehen ist, welche Version des Passworts zu welchem Zeitpunkt gültig war.
Eine festgelegte Arbeitsweise für den Fall, dass die Daten im Produktpasswort automatisch aus einem anderen System aktualisiert werden, einschließlich einer Überprüfung, ob dieser Prozess auch nach Jahren noch ordnungsgemäß funktioniert — etwas, das sich berührt wie Daten im Produktpasswort automatisch aktualisiert werden können.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Rechtsvorschriften, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI geschrieben auf Basis der obigen Quellen, von einem Menschen überprüft am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Lassen Sie es uns wissen — Korrektionen haben Vorrang.