wat als de qr code op het product beschadigd of onleesbaar wordt

Een beschadigde QR-code maakt het paspoort niet ongeldig, maar wel onbereikbaar

Het productpaspoort zelf blijft bestaan — dat staat los van het label op het product. De ESPR maakt namelijk onderscheid tussen de datadrager (de QR-code, het etiket) en het digitale productpaspoort zelf (de data die online staat). Als de QR-code beschadigd, versleten of onleesbaar wordt, verdwijnt de data niet: die blijft gehost staan op het adres waar hij altijd al stond. Wat wél verdwijnt, is de snelle route naar die data via een scan op het product. Dat is voor de gebruiker een praktisch probleem, en voor de fabrikant of importeur een vraag die aandacht verdient: het paspoort moet immers gedurende de hele levensduur van het product bereikbaar blijven, en een kapotte drager op het product zelf ondermijnt dat in de praktijk, ook als de onderliggende data nog perfect in orde is.

Voor wie dit relevant is, en waar het niet over gaat

Dit gaat over de fysieke datadrager op het product — het etiketje, de gegraveerde code, de sticker met de QR-code — die kan slijten, krassen, loskomen of vervuild raken. Het gaat niet over een productpaspoort dat inhoudelijk incompleet of verouderd is: dat is een ander vraagstuk, met andere regels over actualisering van gegevens. Het gaat ook niet over een paspoort dat om technische redenen offline of onbereikbaar is via het hostingplatform zelf; wie zich afvraagt of het productpaspoort ook zonder internet beschikbaar moet zijn, vindt daar een aparte uitleg. En het gaat niet over nagemaakte of misleidende etiketten die eruitzien als een productpaspoort-QR-code maar het niet zijn — dat is een kwestie van nagebootste etiketten, met een eigen regeling in de ESPR. Hier gaat het specifiek om: de code was terecht op het product aangebracht, en is daarna fysiek onleesbaar geworden.

Nog geen vaste datum, wel een duidelijke lijn in de verordening

Een exacte datum waarop deze verplichtingen voor een specifieke productgroep ingaan, staat nog niet vast — dat wordt per productgroep apart geregeld via gedelegeerde handelingen onder de ESPR. Wat wel vaststaat, is het uitgangspunt uit de verordening zelf: de datadrager en het paspoort moeten gedurende de aangegeven periode houdbaar en bereikbaar zijn, en dat vraagt om een technisch ontwerp dat daar rekening mee houdt. Tot de eerste productgroepen daadwerkelijk onder verplichte regels vallen, is er dus geen wettelijke klok die begint te lopen bij slijtage van een label. Maar de eis dat de drager duurzaam genoeg moet zijn om de levensduur van het product te overbruggen, is al onderdeel van de basisverordening en dus een gegeven waarmee rekening te houden is bij de keuze van materiaal en aanbrengmethode, ruim voordat een productgroep concreet wordt aangewezen.

Wat hiermee te doen: van voorkomen tot herstellen

De eerste stap ligt vóór productie: de keuze van het materiaal en de aanbrengmethode van de code bepalen grotendeels of slijtage een probleem wordt. Een gegraveerde of ingebrande code op een metalen onderdeel houdt anders stand dan een papieren sticker in een vochtige omgeving, en die afweging hoort bij het bepalen van hoe de QR-code op het product komt. De tweede stap is zorgen dat de code niet de enige toegangsweg is: als het paspoort ook vindbaar is via het serienummer, een unieke identificatiecode, of via het Europese register van productpaspoorten, dan is een beschadigde sticker een vervelend maar geen onherstelbaar probleem — de data is er nog, alleen de snelkoppeling ontbreekt. De derde stap is het praktisch oplossen van een concreet geval: bij een beschadigd label op een verkocht product is vervanging van het etiket meestal de aangewezen weg, waarbij de nieuwe code naar exact dezelfde paspoortdata verwijst als de oude — er ontstaat dus geen nieuw paspoort, alleen een nieuwe drager naar hetzelfde paspoort. Belangrijk daarbij is dat elk product een eigen, unieke identificatiecode heeft die niet verloren gaat met het etiket, zodat herstel van de toegang niet betekent dat de identiteit van het product opnieuw moet worden vastgesteld.

Grond in de ESPR: artikel 11 over technisch ontwerp, artikel 10 en 13 over toegankelijkheid

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de technische eisen aan het ontwerp en de werking van het digitale productpaspoort, waaronder de eis dat de datadrager houdbaar genoeg is voor de verwachte levensduur van het product. Artikel 10 stelt de bredere vereisten aan het paspoort, waaronder de toegankelijkheid van de gegevens gedurende die levensduur — een eis die inhoudelijk losstaat van het fysieke label. Artikel 13 regelt het register van digitale productpaspoorten, waarin paspoorten (mede) vindbaar zijn los van de drager op het product zelf. Artikel 16 en 17 gaan over etiketten en over het verbod op nagebootste etiketten, en zijn relevant zodra de vraag verschuift van "beschadigd" naar "vervalst of misleidend".

Wat nu te doen

Wie een productpaspoort laat inrichten, doet er goed aan om vooraf te kijken naar de duurzaamheid van de gekozen drager in verhouding tot de gebruiksomgeving van het product, en om te zorgen dat het paspoort ook bereikbaar is via een tweede route dan alleen de QR-code op het product. Bij een concreet geval van een beschadigd label op een reeds verkocht product is het vervangen van het etiket met verwijzing naar dezelfde paspoortdata de gangbare route; wie twijfelt over de precieze technische eisen aan de drager voor een specifieke productgroep, raadpleegt de gedelegeerde handeling die voor die productgroep is vastgesteld, zodra die beschikbaar is.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De datadrager moet duurzaam op het product blijven zitten

Artikel 11 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) stelt eisen aan de technische werking van het digitale productpaspoort, en daar valt ook de fysieke drager onder: de QR-code (of andere datadrager) moet bestand zijn tegen wat er redelijkerwijs met het product gebeurt tijdens de levensduur. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de keuze voor het materiaal, de plek op het product en de bevestigingsmethode geen vormgevingskeuze is, maar een keuze die samenhangt met hoe lang en onder welke omstandigheden het product wordt gebruikt. Een label dat binnen een jaar onleesbaar is door slijtage, vocht of UV-licht voldoet niet aan wat er praktisch van de drager wordt verwacht.

Het paspoort zelf blijft bestaan, ook als de code kapot is

Belangrijk om te onderscheiden: de QR-code is de drager, niet het paspoort. Artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) beschrijft de vereisten aan het paspoort als dataset, die los van de fysieke drager online blijft bestaan zolang de verplichte bewaartermijn loopt. Een beschadigde code betekent dus niet dat de gegevens verdwenen zijn — het paspoort staat nog gewoon op zijn plek, alleen is de ingang ervan via het product zelf niet meer te gebruiken. Wat er dan wél nodig is, is een andere manier om bij dezelfde gegevens te komen, bijvoorbeeld via de unieke identificatiecode van het product. Hoe zo'n code wordt opgebouwd en toegekend staat beschreven bij hoe geef ik elk product een unieke identificatiecode.

Het paspoort moet vindbaar blijven via het register

Artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt het register van digitale productpaspoorten, waarin een verwijzing naar elk paspoort wordt opgenomen. Dat register is relevant bij een beschadigde code, omdat het een tweede ingang biedt naast de fysieke drager op het product zelf. Voor een bedrijf betekent dit dat de registratie in dat register op orde moet zijn en blijven, onafhankelijk van de staat van het label op een individueel exemplaar. Wat er precies in dat register komt en hoe dat werkt staat toegelicht bij wat is het register van digitale productpaspoorten en wat moet ik daarin zetten.

De code moet onderscheiden blijven van een look-alike

Artikel 16 en artikel 17 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) gaan over etiketten en het nabootsen daarvan. Dat lijkt op het eerste gezicht een ander onderwerp, maar raakt de praktijk van een beschadigde code direct: als een label gedeeltelijk loslaat, vervangen wordt door een eigen sticker, of overplakt raakt met een ander etiket, ontstaat het risico dat niet meer duidelijk is welke code bij het officiële paspoort hoort en welke niet. Voor een bedrijf betekent dit dat vervanging van een beschadigd label geen kwestie is van "een nieuwe QR-code erop plakken", maar dat de vervangende drager herleidbaar moet blijven naar hetzelfde paspoort en dezelfde identificatiecode.

Waar het misgaat in de praktijk

Het label is goedkoper materiaal dan het product zelf. Een QR-sticker op een tuinmachine of buitenmeubel die niet tegen weersinvloeden bestand is, terwijl het product zelf jarenlang buiten staat. Na één winter is de code niet meer te scannen, terwijl het product nog volop in gebruik is.

De code zit op een slijtplek. Bijvoorbeeld op een handgreep, een onderkant die over de vloer schuurt, of een rand die vaak wordt aangeraakt. De plek is technisch makkelijk te bedrukken tijdens productie, maar praktisch de eerste plek die onleesbaar wordt.

Er is geen tweede ingang tot het paspoort voorzien. Als de enige manier om bij het paspoort te komen de QR-code op het product is, en die code raakt beschadigd, is er voor de gebruiker geen alternatieve route meer. Terwijl het paspoort met de bijbehorende gegevens nog gewoon bestaat.

Vervanging van het label gebeurt zonder koppeling terug te leggen. Een servicepunt of importeur plakt een nieuw label op een retourproduct of een product dat is omgepakt, zonder dat die nieuwe drager verwijst naar dezelfde identificatiecode als het origineel. Daardoor ontstaat een tweede, niet-officiële datadrager op hetzelfde product.

Er wordt geen rekening gehouden met offline situaties. Een beschadigde code is niet het enige moment waarop scannen niet werkt — ook een ontbrekende internetverbinding is een praktisch probleem dat vergelijkbare vragen oproept. Bedrijven die dit niet los van elkaar bekijken, missen vaak dat er twee verschillende risico's spelen: de drager werkt niet, of het netwerk werkt niet. Meer hierover staat bij moet het productpaspoort ook offline beschikbaar zijn zonder internet.

Wat u kunt vastleggen

Een keuze voor materiaal en bevestiging van de datadrager, afgestemd op de verwachte levensduur en gebruiksomstandigheden van het productgroep in kwestie.
Een testprotocol waarin is vastgelegd hoe lang en onder welke belasting (vocht, UV, slijtage, reiniging) het label leesbaar moet blijven, inclusief de uitkomsten van die test.
Een procedure voor vervanging van een beschadigd label, met daarin hoe de vervangende drager wordt gekoppeld aan dezelfde unieke identificatiecode en hetzelfde paspoort.
Documentatie van de manier waarop het product de datadrager op het productoppervlak krijgt; achtergrond hierover staat bij hoe komt de QR-code voor het productpaspoort op mijn producten.
Een overzicht van alternatieve ingangen tot het paspoort, zoals een typenummer, serienummer of andere identificatiecode die niet afhankelijk is van de fysieke staat van de QR-code.
Een vastgelegde keuze voor het gebruik van GS1 Digital Link of een vergelijkbare standaard als basis voor de code, inclusief de overweging waarom die standaard is gekozen; toelichting daarbij staat bij wat is GS1 Digital Link en heb ik dat nodig voor het productpaspoort.
Een intern proces voor klachtenafhandeling of retourbehandeling waarin is opgenomen wat er gebeurt als een klant meldt dat de code niet scant, en hoe dat wordt opgelost zonder een niet-herleidbare vervangende sticker te plakken.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.