was ist, wenn der QR-Code auf dem Produkt beschädigt oder nicht lesbar ist

Ein beschädigter QR-Code macht das Produktpass ungültig, sondern unerreichbar

Das Produktpass selbst bleibt bestehen — das ist unabhängig vom Etikett auf dem Produkt. Die ESPR unterscheidet nämlich zwischen dem Datenträger (der QR-Code, das Etikett) und dem digitalen Produktpass selbst (die Daten, die online stehen). Wenn der QR-Code beschädigt, abgenutzt oder unlesbar wird, verschwinden die Daten nicht: Sie bleiben unter der Adresse gehostet, wo sie immer waren. Was verschwindet, ist der schnelle Weg zu diesen Daten durch einen Scan auf dem Produkt. Das ist für den Benutzer ein praktisches Problem und für den Hersteller oder Importeur eine Frage, die Aufmerksamkeit verdient: Das Produktpass muss nämlich während der gesamten Lebensdauer des Produkts erreichbar bleiben, und ein beschädigter Datenträger auf dem Produkt selbst untergräbt das in der Praxis, auch wenn die zugrunde liegenden Daten noch in perfekter Ordnung sind.

Für wen dies relevant ist und wofür es nicht gilt

Dies betrifft den physischen Datenträger auf dem Produkt — das Etikett, den eingravierten Code, den Aufkleber mit dem QR-Code — der abnutzen, zerkratzen, sich ablösen oder verschmutzen kann. Es geht nicht um ein Produktpass, das inhaltlich unvollständig oder veraltet ist: Das ist eine andere Frage mit anderen Regeln zur Aktualisierung von Daten. Es geht auch nicht um ein Produktpass, das aus technischen Gründen offline oder über die Hosting-Plattform selbst unerreichbar ist; wer sich fragt, ob das Produktpass auch ohne Internet verfügbar sein muss, findet dort eine separate Erklärung. Und es geht nicht um gefälschte oder irreführende Etiketten, die wie ein Produktpass-QR-Code aussehen, aber nicht sind — das ist eine Frage der nachgeahmten Etiketten mit einer eigenen Regelung in der ESPR. Hier geht es speziell um: Der Code wurde zu Recht auf dem Produkt angebracht und ist danach physisch unlesbar geworden.

Noch kein festes Datum, aber eine klare Linie in der Verordnung

Ein genaues Datum, an dem diese Verpflichtungen für eine bestimmte Produktgruppe in Kraft treten, steht noch nicht fest — dies wird für jede Produktgruppe separat durch delegierte Rechtsakte gemäß der ESPR geregelt. Was jedoch feststeht, ist der Grundsatz der Verordnung selbst: Der Datenträger und das Produktpass müssen während des angegebenen Zeitraums haltbar und erreichbar sein, und dies erfordert ein technisches Design, das dies berücksichtigt. Bis die ersten Produktgruppen tatsächlich unter verbindliche Regeln fallen, gibt es also keine gesetzliche Uhr, die bei der Abnutzung eines Etiketts zu laufen beginnt. Aber die Anforderung, dass der Datenträger haltbar genug sein muss, um die Lebensdauer des Produkts zu überbrücken, ist bereits Teil der Basisverordnung und damit ein Aspekt, der bei der Wahl des Materials und der Anbringungsmethode berücksichtigt werden sollte, lange bevor eine Produktgruppe konkret bezeichnet wird.

Was hierbei zu tun ist: von der Prävention bis zur Behebung

Der erste Schritt liegt vor der Produktion: Die Wahl des Materials und der Anbringungsmethode des Codes bestimmen weitgehend, ob Abnutzung ein Problem wird. Ein gravierter oder eingebrannter Code auf einem Metallteil hält anders stand als ein Papieretikett in einer feuchten Umgebung, und diese Überlegung sollte bei der Entscheidung berücksichtigt werden, wie der QR-Code auf dem Produkt angebracht wird. Der zweite Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass der Code nicht der einzige Zugangsweg ist: Wenn das Produktpass auch über die Seriennummer, eine eindeutige Identifikationsnummer oder über das Europäische Register der Produktpässeauffindbar ist, dann ist ein beschädigtes Etikett ein lästiges, aber kein unlösbares Problem — die Daten sind noch vorhanden, nur der schnelle Link fehlt. Der dritte Schritt besteht darin, einen konkreten Fall praktisch zu lösen: Bei einem beschädigten Etikett auf einem verkauften Produkt ist der Austausch des Etiketts normalerweise der richtige Weg, wobei der neue Code auf genau dieselben Produktpassdaten verweist wie der alte — es entsteht also kein neues Produktpass, nur ein neuer Datenträger zum selben Produktpass. Wichtig dabei ist, dass jedes Produkt eine eigene, eindeutige Identifikationsnummer hat sie nicht verloren, geht mit dem Etikett einher, sodass die Wiederherstellung des Zugangs nicht bedeutet, dass die Identität des Produkts neu festgestellt werden muss.

Grund in der ESPR: Artikel 11 über technische Gestaltung, Artikel 10 und 13 über Zugänglichkeit

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die technischen Anforderungen an die Gestaltung und den Betrieb des digitalen Produktpasses, einschließlich der Anforderung, dass der Datenträger für die erwartete Lebensdauer des Produkts haltbar genug ist. Artikel 10 legt die umfassenderen Anforderungen an den Pass fest, einschließlich der Zugänglichkeit der Daten während dieser Lebensdauer — eine Anforderung, die inhaltlich unabhängig vom physischen Etikett ist. Artikel 13 regelt das Register digitaler Produktpässe, in dem Pässe (auch) auffindbar sind, unabhängig von dem Träger auf dem Produkt selbst. Artikel 16 und 17 befassen sich mit Etiketten und dem Verbot gefälschter Etiketten und sind relevant, sobald die Frage von "beschädigt" zu "gefälscht oder irreführend" verschoben wird.

Was ist jetzt zu tun

Wer einen Produktpass anfertigen lässt, tut gut daran, vorher die Haltbarkeit des gewählten Trägers im Verhältnis zur Nutzungsumgebung des Produkts zu überprüfen und dafür zu sorgen, dass der Pass auch über einen zweiten Weg als nur den QR-Code auf dem Produkt erreichbar ist. Im konkreten Fall eines beschädigten Etiketts auf einem bereits verkauften Produkt ist der Austausch des Etiketts mit Verweis auf dieselben Passdaten der übliche Weg; wer sich über die genauen technischen Anforderungen an den Träger für eine bestimmte Produktgruppe unsicher ist, konsultiert die delegierte Handlung, die für diese Produktgruppe festgelegt wurde, sobald diese verfügbar ist.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Der Datenträger muss dauerhaft auf dem Produkt verbleiben

Artikel 11 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt Anforderungen an den technischen Betrieb des digitalen Produktpasses fest, und dazu gehört auch der physische Träger: Der QR-Code (oder anderer Datenträger) muss dem widerstehen, was während der Lebensdauer des Produkts angemessen mit dem Produkt geschieht. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Wahl des Materials, der Stelle auf dem Produkt und der Befestigungsmethode keine Designentscheidung ist, sondern eine Entscheidung, die damit zusammenhängt, wie lange und unter welchen Bedingungen das Produkt verwendet wird. Ein Etikett, das innerhalb eines Jahres durch Verschleiß, Feuchtigkeit oder UV-Licht unleserlich wird, erfüllt nicht das, was praktisch von dem Träger erwartet wird.

Der Pass selbst bleibt bestehen, auch wenn der Code beschädigt ist

Wichtig ist die Unterscheidung: Der QR-Code ist der Träger, nicht der Pass. Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt die Anforderungen an den Pass als Datensatz, der als Online-Datensatz unabhängig vom physischen Träger solange bestehen bleibt, wie die Aufbewahrungsfrist läuft. Ein beschädigter Code bedeutet also nicht, dass die Daten verschwunden sind — der Pass ist noch immer an seinem Platz, nur ist der Zugang über das Produkt selbst nicht mehr nutzbar. Was dann erforderlich ist, ist eine andere Möglichkeit, auf dieselben Daten zuzugreifen, zum Beispiel über den eindeutigen Identifizierungscode des Produkts. Wie ein solcher Code aufgebaut und zugewiesen wird, ist beschrieben bei wie weise ich jedem Produkt einen eindeutigen Identifikationscode zu.

Der Pass muss über das Register auffindbar bleiben

Artikel 13 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt das Register digitaler Produktpässe, in das ein Verweis auf jeden Pass aufgenommen wird. Das Register ist bei einem beschädigten Code relevant, da es einen zweiten Zugang neben dem physischen Träger auf dem Produkt selbst bietet. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Registrierung in diesem Register in Ordnung sein und bleiben muss, unabhängig vom Zustand des Etiketts auf einem einzelnen Exemplar. Was genau in dieses Register kommt und wie das funktioniert, wird erläutert bei was ist das Register der digitalen Produktpässe und was muss ich dort eintragen.

Der Code muss sich von einem Look-alike unterscheiden

Artikel 16 und Artikel 17 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) befassen sich mit Etiketten und deren Nachahmung. Dies wirkt auf den ersten Blick wie ein anderes Thema, betrifft aber direkt die Praxis eines beschädigten Codes: Wenn sich ein Etikett teilweise ablöst, durch einen eigenen Aufkleber ersetzt wird oder von einem anderen Etikett überdeckt wird, entsteht das Risiko, dass nicht mehr klar ist, welcher Code zum offiziellen Produktpass gehört und welcher nicht. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass der Austausch eines beschädigten Etiketts kein Fall von "einfach einen neuen QR-Code aufkleben" ist, sondern dass der Ersatzträger zum gleichen Produktpass und zur gleichen Identifizierungsnummer zurückverfolgbar bleiben muss.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Das Etikett ist ein kostengünstiger als das Produkt selbst. Ein QR-Aufkleber auf einer Gartenmaschine oder Außenmöbeln, die nicht widerstandsfähig gegen Witterungseinflüsse sind, während das Produkt selbst jahrelang draußen steht. Nach einem Winter ist der Code nicht mehr zu scannen, während das Produkt noch intensiv genutzt wird.

Der Code befindet sich an einer Verschleißstelle. Beispielsweise an einem Griff, einer Unterseite, die über den Boden schleift, oder einer Kante, die häufig berührt wird. Die Stelle ist technisch leicht während der Produktion zu bedrucken, aber praktisch die erste Stelle, die unleserlich wird.

Es ist kein zweiter Zugang zum Produktpass vorgesehen. Wenn die einzige Möglichkeit, zum Produktpass zu gelangen, der QR-Code auf dem Produkt ist, und dieser Code beschädigt wird, gibt es für den Benutzer keine alternative Route mehr. Während der Produktpass mit den zugehörigen Daten noch immer vorhanden ist.

Der Austausch des Etiketts erfolgt ohne Herstellung einer Verbindung zurück. Ein Servicepoint oder Importeur klebt ein neues Etikett auf ein zurückgegebenes Produkt oder ein umgepacktes Produkt auf, ohne dass dieser neue Träger auf die gleiche Identifizierungsnummer wie das Original verweist. Dies führt dazu, dass ein zweiter, nicht-offizieller Datenträger auf dem gleichen Produkt entsteht.

Es wird keine Rücksicht auf Offline-Situationen genommen. Ein beschädigter Code ist nicht der einzige Moment, in dem das Scannen nicht funktioniert — auch eine fehlende Internetverbindung ist ein praktisches Problem, das ähnliche Fragen aufwirft. Unternehmen, die dies nicht separat betrachten, übersehen oft, dass zwei verschiedene Risiken eine Rolle spielen: Der Träger funktioniert nicht, oder das Netzwerk funktioniert nicht. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter muss das Produktpass auch offline ohne Internet verfügbar sein.

Was Sie dokumentieren können

Eine Wahl des Materials und der Befestigung des Datenträgers, abgestimmt auf die erwartete Lebensdauer und Nutzungsbedingungen der betreffenden Produktgruppe.
Ein Testprotokoll, in dem festgelegt ist, wie lange und unter welcher Belastung (Feuchtigkeit, UV-Strahlung, Verschleiß, Reinigung) das Etikett lesbar bleiben muss, einschließlich der Testergebnisse.
Ein Verfahren zum Austausch eines beschädigten Etiketts, in dem festgelegt ist, wie der Ersatzträger mit der gleichen eindeutigen Identifizierungsnummer und dem gleichen Produktpass verknüpft wird.
Dokumentation der Art und Weise, wie das Produkt den Datenträger auf der Produktoberfläche erhält; Hintergrundinformationen hierzu finden Sie unter wie kommt der QR-Code für das Produktpass auf meine Produkte.
Eine Übersicht über alternative Zugangsoptionen zum Produktpass, wie eine Typennummer, Seriennummer oder andere Identifizierungscode, die nicht von der physischen Beschaffenheit des QR-Codes abhängig ist.
Eine festgelegte Entscheidung für die Verwendung von GS1 Digital Link oder einem vergleichbaren Standard als Grundlage für den Code, einschließlich der Überlegung, warum dieser Standard gewählt wurde; weitere Erläuterungen dazu finden Sie unter was ist GS1 Digital Link und benötige ich das für den Produktpass.
Ein interner Prozess für die Behandlung von Reklamationen oder Retouren, in dem festgehalten ist, was geschieht, wenn ein Kunde meldet, dass der Code nicht scannt, und wie dies gelöst wird, ohne einen nicht-zurückverfolgbaren Ersatzaufkleber aufzukleben.

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