Jak dlouho musí být digitální produktový pas dostupný?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Dostupnost po dobu stanovenou v delegované nařízení pro skupinu produktů

Samotný ESPR nestanovuje pevnou dobu trvání platnou pro všechny produkty. Článek 10 Nařízení (EU) 2024/1781 stanoví, že digitální produktový pas musí zůstat dostupný, ale přesné období se určuje pro každou skupinu produktů v delegovaném nařízení, které se pro danou skupinu produktů vypracovává. Pro podnik s produkty v několika skupinách produktů to znamená, že neexistuje jedna odpověď, která by platila všude: výrobce textilií a výrobce elektroniky si mohou, jakmile budou k dispozici pravidla specifická pro jednotlivé skupiny produktů, vyžádat různé doby uchovávání. Z praktického hlediska to znamená, že podnik s 10 až 100 zaměstnanci se nemůže spokojit s jedinou centrální dohodou "uchováváme vše deset let" — skutečná doba trvání závisí na tom, co bylo stanoveno pro konkrétní skupinu produktů, a musí se to zjistit pro každou produktovou řadu, jakmile je pro danou skupinu zveřejněna delegovaná právní úprava.

Spojení mezi paspelem a konkrétním produktem i po prodeji

Článek 10 vychází z předpokladu, že pas zůstane spojen s produktem, pro který byl vytvořen, i když si tento produkt změní majitele, bude dále prodán nebo léta stojí u uživatele. Pro podnik to znamená, že pas není vázán na dobu života vlastního podniku nebo na probíhající kontakt se zákazníkem, ale na samotný fyzický produkt. Stroj, který je po osmi letech prodán na trhu ojetých vozů, musí mít stále funkční pas. To vyžaduje infrastrukturu, která není závislá na náhodných IT rozhodnutích dnešního dne, a je to jeden z důvodů, proč si mnoho podniků toto spojení raději pronajímá, místo aby je hostilo samo.

Zahrnutí a aktualizace údajů v Evropském registru

Článek 13 ESPR popisuje registr digitálních produktových pasů, v kterém se zaznamenávají určité údaje z pasu, jakmile je produkt uvedený na trh. Pro podnik to znamená dodatečnou povinnost vedle hostování samotného pasu: údaje musí být také poskytnuty tomuto registru a tato registrace musí být aktuální, dokud pas existuje. Toho, co přesně musí být v tomto registru a jak tento proces funguje, je popsáno v co obsahuje registr digitálních produktových pasů a co v něm musí být. Pro firmu, která vede více skupin produktů, to znamená více registračních toků, které mohou mít každý své tempo.

Přístupnost pro strany, které na něj mají právo, po celou dobu uchovávání

Pas nemusí pouze existovat, musí být také skutečně dostupný pro ty, kteří k němu mají přístup — spotřebitele, účastníky trhu, orgány dohledu — po dobu, kdy musí být povinně dostupný. Jedná se o jiný požadavek než pouze "ukládat": pas, který existuje, ale již není možné se na něj obrátit, protože byl server vypnut nebo odkaz již nefunguje, nesplňuje účel článku 10. Pro firmu s 10 až 100 zaměstnanci se jedná často o bod, kdy se ukáže, že hostování pasu je něco jiného než vytvoření pasu: vytvoření je jednorázové, dostupnost je povinnost, která trvá řadu let, i když se produkt již neprodává nebo skončí smlouva s poskytovatelem pasu.

Kde to v praxi selže

První situace, která se často vyskytuje: firma nechá pas hostovat u IT-poskytovatele bez smluvního určení toho, co se stane, pokud tento poskytovatel skončí nebo bude převzat. Pas pak fakticky zmizí, jakmile skončí smlouva s poskytovatelem, zatímco produkt se bude používat ještě mnoho let.

Druhá situace vzniká, když firma sama skončí nebo bude převzata, a nikdo předem nepromyslel, kdo převezme odpovědnost za běžící pasy. To se přímo dotýká otázky co se s produktovým pasem stane, když podnik zastaví činnost — otázka, která se často klade až poté, co se situace již odehrála, přestože je předem řiditelná.

Třetí situace: podnik vychází z předpokladu, že doba uchovávání je stejná pro všechny jeho produkty, protože to bylo vysvětleno tak pro první skupinu produktů. Jakmile se přidá druhá skupina produktů s jinou delegovanou vyhláškou, ukáže se, že předpoklad je nesprávný, a strategie uchovávání musí být znovu prověřena pro každou produktovou řadu.

Čtvrtá situace se objevuje při změnách produktu: výrobce nahradí součást nebo aktualizuje verzi softwaru a není jasné, zda stávající pasport zůstane vedle nové verze nebo bude nahrazen. To je obzvláště důležité u produktů složených z více propojených součástí, jak je popsáno v zda každá součást obdrží vlastní pasport nebo se produkt považuje za celek.

Pátá situace: QR kód na produktu se poškodí nebo stane nečitelným po letech používání, čímž fakticky nikdo nemůže přistupovat k pasportu, přestože pasport sám existuje dále online. Toto riziko a způsob, jakým se s ním nakládá, je popsáno v co se stane, když se QR kód poškodí nebo stane nečitelným.

Co si můžete zaznamenat

• Pro každou skupinu produktů, v níž podnik působí: doba uchovávání vyplývající z příslušné delegované vyhlášky, jakmile bude stanoveна, s odkazem na zdroj.
• Přehled toho, které produkty jsou připojeny k jaké delegované vyhlášce, aby bylo při kontrole rychle zřejmé, které období platí pro který produkt.
• Smluvní dohoda s poskytovatelem hostingu o kontinuitě: co se stane s pasporty při ukončení smlouvy, insolvenci nebo převzetí.
• Interní dohoda o tom, kdo je odpovědný za udržování aktuálnosti registrace v evropském registru, včetně určení doby, kdy se údaje kontrolují nebo aktualizují.
• Postup pro případ ukončení činnosti podniku nebo převzetí, v předstihu před otázkou, která vyvstane, jakmile se tento scénář uskuteční.
• Záznam změn pasportu nebo základního produktu, aby bylo možné rekonstruovat, která verze pasportu platila v jakém okamžiku.
• Zavedená pracovní metoda pro případ, kdy se údaje v pasportu automaticky aktualizují z jiného systému, včetně kontroly toho, zda tento proces správně funguje i po letech — což se týká jak lze údaje v productpasportu automaticky aktualizovat.