¿Durante cuánto tiempo debe estar disponible un pasaporte de producto?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Disponibilidad durante el período que se establece en el acto delegado para el grupo de productos

El ESPR en sí no menciona una duración fija que se aplique a todos los productos. El artículo 10 del Reglamento (UE) 2024/1781 establece que la ficha de producto digital debe mantenerse disponible, pero el período exacto se determina para cada grupo de productos en el acto delegado que se elabore para ese grupo de productos. Para una empresa con productos en varios grupos de productos, esto significa que no hay una única respuesta que se aplique en todas partes: un fabricante de textiles y un fabricante de electrónica pueden, una vez que estén en vigor las normas específicas del grupo de productos, enfrentarse a períodos de conservación diferentes. En términos prácticos, esto significa que una empresa de 10 a 100 empleados no puede conformarse con un único acuerdo central "conservamos todo durante diez años" — la duración real depende de lo que se haya establecido para el grupo de productos específico, y debe investigarse por línea de productos una vez que se publique la normativa delegada para ese grupo.

Vinculación entre la ficha y el producto específico, también después de la venta

El artículo 10 presupone que la ficha permanece vinculada al producto para el que se creó, incluso si ese producto cambia de propietario, se revende o permanece inactivo durante años en poder de un usuario. Para una empresa, esto significa que la ficha no está vinculada a la vida útil de la propia empresa ni a una relación comercial en curso, sino al producto físico en sí. Una máquina que se revende en el mercado de segunda mano después de ocho años debe seguir teniendo una ficha operativa. Esto requiere una infraestructura que no dependa de las opciones tecnológicas aleatorias de hoy, y es una de las razones por las que muchas empresas externalizar esa vinculación en lugar de alojarla ellas mismas.

Recopilación y actualización de datos en el registro europeo

El artículo 13 del ESPR describe el registro de fichas de producto digital, en el que se registra parte de los datos de la ficha una vez que un producto se comercializa. Para una empresa, esto significa una obligación adicional además del alojamiento de la ficha en sí: los datos también deben suministrarse a este registro, y ese registro debe mantenerse actualizado mientras la ficha exista. Lo que exactamente debe incluirse en este registro y cómo funciona ese proceso se describe en qué contiene el registro de fichas de producto digital y qué debe incluirse en él. Para una empresa que gestiona varios grupos de productos, esto significa múltiples flujos de registro que pueden tener su propio ritmo.

Accesibilidad para las partes que tienen derecho a ella, durante todo el período de conservación

La ficha no solo debe existir, sino que también debe ser realmente consultable por quienes tienen derecho a acceder a ella — consumidores, agentes económicos, autoridades de vigilancia — durante todo el período en que debe estar disponible obligatoriamente. Se trata de un requisito diferente al de simplemente "almacenar": una ficha que existe pero ya no se puede consultar porque se ha desactivado un servidor o un enlace ya no funciona, no cumple con el propósito del artículo 10. Para una empresa de 10 a 100 empleados, este es a menudo el punto en el que se pone de manifiesto que alojar una ficha es algo diferente de crearla: la creación es única, la disponibilidad es una obligación que continúa durante años, incluso si el producto ya no se vende o el contrato con un proveedor de fichas finaliza.

Dónde se producen los errores en la práctica

Una primera situación que ocurre frecuentemente: una empresa hace alojar la ficha en un proveedor de TI sin que exista una disposición contractual sobre qué sucede si ese proveedor cesa sus actividades o es adquirido. La ficha desaparece efectivamente una vez que finaliza el contrato con el proveedor, mientras que el producto sigue en uso durante años.

Una segunda situación surge cuando una empresa cesa sus actividades o es adquirida, y nadie ha pensado previamente en quién asume la responsabilidad de las fichas en curso. Esto está directamente relacionado con la cuestión qué sucede con el pasaporte del producto si una empresa cesa — una pregunta que a menudo solo se formula después de que la situación ya se ha presentado, cuando podría haberse regulado con anticipación.

Una tercera situación: una empresa asume que el período de conservación para todos sus productos es el mismo, porque así se explicó para el primer grupo de productos. En cuanto se añade un segundo grupo de productos con un reglamento delegado diferente, resulta que la suposición es incorrecta y la estrategia de conservación debe revisarse por línea de producto.

Una cuarta situación se presenta en caso de cambios de producto: un fabricante reemplaza un componente o actualiza una versión de software, y no queda claro si el pasaporte existente se mantiene junto a una nueva versión o se sustituye. Esto es especialmente relevante en productos compuestos por múltiples componentes vinculados, como se describe en si cada componente obtiene su propio pasaporte o el producto en su conjunto.

Una quinta situación: el código QR en el producto se daña o se vuelve ilegible después de años de uso, lo que significa que de facto nadie puede acceder al pasaporte, aunque este siga existiendo online. Este riesgo y la forma de abordarlo se describe en qué ocurre si el código QR se daña o se vuelve ilegible.

Lo que puede documentar

• Por cada grupo de productos en el que opera la empresa: el período de conservación que se deriva del reglamento delegado aplicable, una vez que se haya establecido, con una referencia a la fuente.
• Un resumen de qué productos están vinculados a qué reglamento delegado, de modo que en caso de inspección quede claro rápidamente qué período se aplica a qué producto.
• Un acuerdo contractual con la parte que proporciona alojamiento sobre continuidad: qué sucede con los pasaportes en caso de terminación del contrato, quiebra u adquisición.
• Un acuerdo interno sobre quién es responsable de mantener actual el registro en el registro europeo, incluyendo el momento en que los datos se verifican o actualizan.
• Un procedimiento sobre qué sucede en caso de cierre empresarial o adquisición, anticipándose a la pregunta que surge en cuanto se presenta ese escenario.
• Un registro de cambios en el pasaporte o el producto subyacente, de modo que sea posible reconstruir qué versión del pasaporte se aplicó en qué momento.
• Un procedimiento establecido para el caso de que los datos en el pasaporte se actualicen automáticamente desde otro sistema, incluida una verificación de si ese proceso sigue funcionando correctamente después de años — algo que está relacionado con cómo los datos en el pasaporte de producto pueden actualizarse automáticamente.