Det finns ingen fast taxa för att ansluta er mjukvaruleverantör till den digitala produktpasset. Beloppet är uppbyggt av två delar: en engångskostnad för att etablera anslutningen, och en återkommande kostnad för underhåll och för att hålla data aktuell. Vad det sammanlagt kostar beror framför allt på hur er nuvarande system är uppbyggt och hur många produktgrupper ni har.
Engångskostnaden gäller det arbete som krävs för att få er befintliga data — till exempel från ett ERP-system, ett PIM-system eller lösa Excel-filer — i rätt format för passet. Ju mer strukturerade dessa data redan är, desto lägre blir denna post. Den återkommande kostnaden avser hosting, behandling av ändringar och tillgängligheten av QR-databäraren under den obligatoriska perioden.
Där engångskostnaderna kommer ifrån
Etableringen av en anslutning består vanligtvis av tre delar: kartläggning av vilka data ni redan har, omarbetning av dem till det format som gäller för er produktgrupp, och testning av själva anslutningen. Företag med en produktgrupp och ett överskådligt sortiment har ofta mindre arbete med detta än företag som för produkter i flera kategorier, såsom elektronik och möbler. Varje produktgrupp har nämligen sin egen uppsättning obligatoriska data, och dessa måste konfigureras separat.
Även tillståndet i er nuvarande administration spelar in. Om artikeldata redan finns centralt i ett system är anslutningen ofta en teknisk fråga. Om de är utspridda över olika avdelningar eller filer, tar insamling och rengöring av dem vanligtvis mer tid än själva anslutningen. Den som redan vill få insikt i detta innan ett erbjudande begärs kan få en första indikation i några frågor från var deras eget företag står.
Där de återkommande kostnaderna kommer ifrån
Efter etableringen fortsätter räknaren att gå, och det finns en anledning till det: produktpasset måste förbli aktuellt så länge produkten är på marknaden, och QR-databäraren måste vara tillgänglig under den föreskrivna perioden. Denna återkommande post täcker vanligtvis hosting, behandling av ändringar i produktdata och hantering av anslutningen själv när er mjukvaruleverantör eller ert interna system förändras.
Antalet produktvarianter spelar en större roll här än antalet produktgrupper. Ett sortiment med hundra nästan identiska varianter kräver relativt lite underhåll, medan ett sortiment som ändras ofta — nya leverantörer, nya material, nya förpackningar — kräver mer hantering. Det rör också en annan fråga: den som redan har GDPR-processer igång kring leverantörsdata kan ofta återanvända dessa när anslutningen etableras.
Vad spridningen mellan leverantörer förklarar
Skillnaden mellan leverantörer är i praktiken stor, och det beror framför allt på vad som levereras. Några parter levererar bara den tekniska anslutningen och lämnar insamling och kontroll av data till er. Andra parter tar över det arbetet, eller erbjuder mallar och en fast struktur där ni själva fyller i data. Denna skillnad förklarar en stor del av de prisskillnader som ni möter i offerter.
För att kunna jämföra offerter ordentligt är det användbart att uttryckligen fråga vad som ingår i engångskostnaden och vad som ingår i den återkommande kostnaden, och om priset beräknas per produktgrupp eller per produkt. En översikt över hur det är uppbyggt på prodpas.eu finns på sidan med priser. En allmän översikt över vad denna förordning omfattar, och hur de olika delarna förhåller sig till varandra, finns i kunskapsbanken per ämne.
Jämför själv innan ni väljer
Eftersom varje företag har en annan utgångspunkt är det svårt att i förväg namnge ett belopp som passar för alla. Det som däremot hjälper är att först själv kartlägga hur många produktgrupper ni är aktiva i, hur era data är registrerade för närvarande, och hur ofta era sortiment förändras. Med den informationen kan ni jämföra offerter från olika leverantörer på samma delar, istället för på ett totalbelopp som inte täcker samma sak överallt.
Vill ni först veta vad ert företag behöver för vilka produktgrupper innan ni talar med en leverantör? Gör den kostnadsfria snabbsökningen eller läs de ämnen som är relevanta för er situation i kunskapsbanken.