Der er intet fast tarif for at slutte din softwareleverandør til det digitale produktpas. Beløbet er sammensat af to dele: et engangsbeløb for opsætning af forbindelsen, og et løbende beløb for vedligeholdelse og opdatering af data. Hvor meget det i alt bliver, afhænger primært af, hvordan dit nuværende system er struktureret, og hvor mange produktgrupper du har.
Engangsbeløbet vedrører det arbejde, der er nødvendigt for at få dine eksisterende data — for eksempel fra et ERP-system, et PIM-system eller løse Excel-filer — i den rigtige form til passet. Jo mere strukturerede disse data allerede er, jo lavere bliver det beløb. Det løbende beløb vedrører hosting, behandling af ændringer og tilgængelighed af QR-databæreren i den påkrævede periode.
Hvor engangsomkostningerne kommer fra
Opsætning af en forbindelse består normalt af tre dele: kortlægning af, hvilke data du allerede har, omstrukturering heraf til det format, der gælder for din produktgruppe, og test af selve forbindelsen. Virksomheder med én produktgruppe og et overskueligt sortiment har ofte mindre arbejde med dette end virksomheder, der fører produkter i flere kategorier, såsom elektronik og møbler. Hver produktgruppe har nemlig sit eget sæt af obligatoriske data, og disse skal oprettes separat.
Din nuværende administratives tilstand tæller også med. Hvis artikeldata allerede er centraliseret i ét system, er forbindelsen ofte et spørgsmål om teknik. Hvis de er spredt på forskellige afdelinger eller filer, tager indsamling og rengøring af dem normalt mere tid end selve forbindelsen. Den, der gerne vil få indsigt heri, før der anmodes om tilbud, kan få en første indikation i et par spørgsmål fra hvor ens egen virksomhed står.
Hvor de løbende omkostninger kommer fra
Efter opsætningen kører tællingen videre, og det har en grund: passet skal være aktuelt, så længe produktet er på markedet, og QR-databæreren skal forblive tilgængelig i den foreskrevne periode. Det løbende beløb dækker normalt hosting, behandling af ændringer i produktdata og styring af forbindelsen, når din softwareleverandør eller dit interne system ændres.
Antallet af produktvarianter spiller her en større rolle end antallet af produktgrupper. Et sortiment med hundrede næsten identiske varianter kræver relativt lidt vedligeholdelse, mens et sortiment, der ændres ofte — nye leverandører, nye materialer, nye emballager — kræver mere styring. Det rører også et andet område: hvis du allerede har GDPR-processer kørende omkring leverandørdata, kan du ofte genbruge disse, når du opsætter forbindelsen.
Hvad spredningen mellem leverandører forklarer
Bredden mellem udbydere er i praksis stor, og det ligger primært i, hvad der leveres. Nogle parter leverer kun den tekniske forbindelse og overlader indsamling og kontrol af data til dig. Andre overtager det arbejde eller tilbyder skabeloner og en fast struktur, hvori du selv udfylder data. Denne forskel forklarer en stor del af de prisforskelle, du møder i tilbud.
For at kunne sammenligne tilbud ordentligt, er det nyttigt at spørge eksplicit, hvad der er inkluderet i engangsbeløbet, og hvad der er i det løbende beløb, og om prisen beregnes pr. produktgruppe eller pr. produkt. En oversigt over, hvordan dette er struktureret hos prodpas.eu, findes på siden med takster. En generel oversigt over, hvad der hører til denne forordning, og hvordan de forskellige dele forholder sig til hinanden, findes i videnbanken pr. emne.
Sammenlign selv, før du vælger
Fordi hver virksomhed har en anden udgangssituation, er det vanskeligt at nævne ét beløb på forhånd, der passer for alle. Det, der er til gavn, er først selv at kortlægge, i hvor mange produktgrupper du er aktiv, hvordan dine data er registreret på nuværende tidspunkt, og hvor ofte dit sortiment ændres. Med disse oplysninger kan du sammenligne tilbud fra forskellige leverandører på de samme komponenter i stedet for på ét samlet beløb, der ikke dækker det samme overalt.
Vil du først vide, hvor din virksomhed for hvilke produktgrupper er stillet, før du taler med en leverandør? Foretag den gratis quick-scan eller læs de emner, der er relevante for din situation i videnbanken.