Es gibt keinen Pauschalpreis für den Anschluss Ihres Softwareanbieters an das digitale Produktpass. Der Betrag setzt sich aus zwei Teilen zusammen: eine einmalige Position für die Einrichtung der Schnittstelle und eine laufende Position für Wartung und Aktualisierung der Daten. Wie hoch der Gesamtbetrag ist, hängt vor allem davon ab, wie Ihr aktuelles System aufgebaut ist und in wie viele Produktgruppen Sie tätig sind.
Die einmalige Position befasst sich mit der Arbeit, die erforderlich ist, um Ihre vorhandenen Daten – beispielsweise aus einem ERP-System, einem PIM-System oder separaten Excel-Dateien – in die richtige Form für das Produktpass zu bringen. Je stärker diese Daten bereits strukturiert sind, desto niedriger fällt diese Position aus. Die laufende Position betrifft das Hosting, die Verarbeitung von Änderungen und die Verfügbarkeit des QR-Datenträgers während des erforderlichen Zeitraums.
Woher die einmaligen Kosten stammen
Die Einrichtung einer Schnittstelle besteht in der Regel aus drei Komponenten: die Erfassung, welche Daten Sie bereits haben, deren Umwandlung in das Format, das für Ihre Produktgruppe gilt, und das Testen der Schnittstelle selbst. Unternehmen mit einer Produktgruppe und einem übersichtlichen Sortiment haben damit oft weniger Aufwand als Unternehmen, die Produkte in mehreren Kategorien führen, wie Elektronik und Möbel. Jede Produktgruppe hat nämlich einen eigenen Satz erforderlicher Daten, und diese müssen separat eingerichtet werden.
Auch der Zustand Ihrer aktuellen Verwaltung spielt eine Rolle. Wenn Artikeldaten bereits zentral in einem System vorhanden sind, ist die Schnittstelle oft eine Frage der Technik. Wenn sie auf verschiedene Abteilungen oder Dateien verteilt sind, kostet das Sammeln und Bereinigen dieser Daten normalerweise mehr Zeit als die Schnittstelle selbst. Wer hier bereits einen Überblick bekommen möchte, bevor ein Angebot angefordert wird, kann in ein paar Fragen einen ersten Hinweis erhalten von wo aus sich das eigene Unternehmen befindet.
Woher die laufenden Kosten stammen
Nach der Einrichtung läuft die Uhr weiter, und das hat seinen Grund: Das Produktpass muss aktuell bleiben, solange das Produkt auf dem Markt ist, und der QR-Datenträger muss während des vorgeschriebenen Zeitraums verfügbar bleiben. Diese laufende Position deckt normalerweise das Hosting, die Verarbeitung von Änderungen an den Produktdaten und die Verwaltung der Schnittstelle selbst ab, wenn sich Ihr Softwareanbieter oder Ihr internes System ändert.
Die Anzahl der Produktvarianten spielt hier eine größere Rolle als die Anzahl der Produktgruppen. Ein Sortiment mit hundert nahezu identischen Varianten erfordert relativ wenig Wartung, während ein Sortiment, das sich häufig ändert – neue Lieferanten, neue Materialien, neue Verpackungen – mehr Verwaltung erfordert. Dies berührt auch ein anderes Dossier: Wer bereits DSGVO-Verfahren für Lieferantendaten durchführt, kann diese oft bei der Einrichtung der Schnittstelle wiederverwenden.
Was die Spanne zwischen den Anbietern erklärt
Die Bandbreite zwischen den Anbietern ist in der Praxis groß, und das liegt vor allem daran, was geliefert wird. Einige Anbieter liefern nur die technische Schnittstelle und überlassen Ihnen das Sammeln und Überprüfen von Daten. Andere übernehmen diese Arbeit oder bieten Vorlagen und eine feste Struktur an, in die Sie selbst Daten eintragen. Dieser Unterschied erklärt einen großen Teil der Preisunterschiede, die Sie in Angeboten finden.
Um Angebote richtig vergleichen zu können, ist es hilfreich, explizit zu fragen, was im einmaligen Betrag enthalten ist und was im laufenden Betrag, und ob der Preis pro Produktgruppe oder pro Produkt berechnet wird. Eine Übersicht über die Struktur bei prodpas.eu finden Sie auf der Seite mit den Tarifen. Eine allgemeine Übersicht über das, was zu dieser Verordnung gehört, und wie sich die verschiedenen Komponenten zueinander verhalten, finden Sie in der Wissensdatenbank nach Thema.
Vergleichen Sie selbst, bevor Sie sich entscheiden
Da jedes Unternehmen eine andere Ausgangssituation hat, ist es schwierig, im Voraus einen Betrag zu nennen, der für alle passt. Was hilft, ist, zunächst selbst zu erfassen, in wie vielen Produktgruppen Sie tätig sind, wie Ihre Daten derzeit erfasst werden, und wie oft sich Ihr Sortiment ändert. Mit diesen Informationen können Sie Angebote verschiedener Lieferanten bei denselben Komponenten vergleichen, anstatt bei einem Gesamtbetrag, der nicht überall gleich ist.
Möchten Sie zunächst wissen, wofür welche Produktgruppen Ihr Unternehmen benötigt, bevor Sie mit einem Lieferanten sprechen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder lesen Sie die Themen, die für Ihre Situation relevant sind, in der Wissensdatenbank.