Varför denna fråga skiljer sig från "hur lång tid tar inmatningen"
Inmatningen av ett digitalt produktpass är ett steg; insamlingen av de data som ska ingå är ett annat, och vanligtvis det längre. Det finns ingen fast tidsram för det: förordningen om digitala produktpass ställer krav på vad ett pass måste innehålla och när det måste vara tillgängligt, men inte på hur mycket tid ett företag internt behöver för att samla in dessa data. Den tiden bestämmer ni själv i praktiken, eller snarare: era leverantörer, era handlingar och tillståndet för er administration bestämmer den för er.
Kärnan i svaret är alltså inte en siffra, utan en rad faktorer. Hur många produktgrupper har ni, hur många leverantörer finns det i kedjan, finns den tekniska informationen redan digitalt, och är den informationen fullständig och aktuell. För företag med en produktgrupp och ett överblickbart leverantörsregister går det snabbare än för företag som måste hantera flera produktgrupper samtidigt med leverantörer utanför EU.
Vad som exakt måste samlas in
Data för ett pass kommer inte från en enda källa. Det handlar vanligtvis om tekniska specifikationer, materialsam mansättning, ursprunget för delar, certifikat och överensstämmelseerklaringar samt information om reparation, underhåll eller slutet av livscykeln. En del av det har ni redan, eftersom det redan behövdes för CE-märkning eller andra produktsäkerhetskrav. En annan del måste ni begära från underleverantörer, och det är vanligtvis den delen som bestämmer genomloppstiden.
Vem exakt som är ansvarig för att tillhandahålla vilken data beror på den roll en part har i kedjan. Om ni är osäker på denna rollfördelning inom er eget företag är det användbart att först klargöra vilka skyldigheter som ligger på er och vilka som ligger på en leverantör eller importör; i ett par frågor se vilka skyldigheter som gäller för er situation ger en första indikation därom.
Effekten av antal produktgrupper
Företag som levererar till flera produktgrupper märker att insamlingen inte är additiv: varje produktgrupp har egna krav och ofta en egen leverantör som måste kontaktas separat. Det som för en produktgrupp är klart på två veckor kan för en annan ta månader eftersom leverantören där är mindre digitalt organiserad eller ligger i ett annat land.
Var det fastnar i praktiken
Förseningen ligger sällan i det egna företaget. Vanligtvis havererar det på leverantörer som inte svarar, dokument som bara finns på papper, eller data som inte längre stämmer överens med den aktuella produkten eftersom en justering genomfördes på vägen utan att dokumentationen uppdaterades. Också osäkerhet om vem inom den egna organisationen som är ägare till detta ärende — inköp, kvalitet, eller en utsedd ansvarig — kostar tid, eftersom data då måste passera flera avdelningar innan de är kompletta.
En andra återkommande flaskhals är överföringen till den part som tekniskt sammansätter passet. Data som internt verkade kompletta visar sig vid ifyllning av en mall inte helt överensstämma med det begärda formatet, varpå en fråga måste gå tillbaka till leverantören. Om ni gör bra överenskommelser på förhand med mjukvaruleverantören eller plattformen som sammansätter passet undviker ni en del av det här fram och tillbaka; hur data går från leverans till publicerat pass visar var i denna process överföringen äger rum.
Vad du kan göra för att komma före
Det är inte nödvändigt att vänta tills alla skyldigheter för din produktgrupp är slutgiltigt utarbetade innan du börjar samla in data. Grundläggande uppgifter som materialsammansättning och befintliga certifikat kan vanligtvis redan begäras, även om den exakta utformningen av passet ännu inte är fastställd. Det sparar tid när skyldigheten för din produktgrupp blir konkret.
Det är därför klokt att föra en lista över vilken leverantör som levererar vilka uppgifter och när det senast kontrollerades, så att du inte behöver gå igenom hela processen på nytt vid varje ändring. En översikt över vilka dokument som vanligtvis begärs per produktgrupp beskrivs i kunskapsbanken med väl utvald information per ämne.
Kort sagt
Det finns ingen lagstadgad tidsfrist för själva datainsamlingen, men praktiken visar att detta ofta är det längsta steget i hela processen, längre än själva den tekniska inskrivningen av passet. Varaktigheten beror på antalet produktgrupper, leverantörernas samarbete och tillståndet för din nuvarande administration. Om du är osäker på var du ska börja för din egen situation, rådfråga då själva förordningens text eller en jurist för en exakt förklaring, och se de vanligaste frågorna om det digitala produktpasset för en första orientering.
Vill du snabbt veta hur det står till med dina egna produkter? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsbanken — båda ger dig utan förpliktelser en första bild av vad som gäller för ditt företag.