Γιατί αυτή η ερώτηση είναι διαφορετική από την "πόσο καιρό διαρκεί η εισαγωγή"
Η εισαγωγή ενός ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος είναι ένα βήμα· η συλλογή των δεδομένων που πρέπει να περιέχονται είναι ένα άλλο, και συνήθως το μεγαλύτερο. Δεν υπάρχει σταθερή προθεσμία για αυτό: ο κανονισμός για ψηφιακά διαβατήρια προϊόντων θέτει απαιτήσεις για το τι πρέπει να περιέχει ένα διαβατήριο και πότε πρέπει να είναι διαθέσιμο, αλλά όχι για το πόσο χρόνο ένας οργανισμός χρειάζεται εσωτερικά για να συγκεντρώσει αυτά τα δεδομένα. Αυτός ο χρόνος καθορίζεται στην πράξη από εσάς, ή μάλλον: οι προμηθευτές σας, τα αρχεία σας και η κατάσταση της διοικητικής σας τεκμηρίωσης τον καθορίζουν για σας.
Η ουσία της απάντησης δεν είναι λοιπόν ένας αριθμός, αλλά μια σειρά παραγόντων. Πόσες ομάδες προϊόντων έχετε, πόσοι προμηθευτές βρίσκονται στην αλυσίδα, είναι τα τεχνικά στοιχεία ήδη ψηφιακά, και είναι αυτές οι πληροφορίες πλήρεις και ενημερωμένες. Σε οργανισμούς με μία ομάδα προϊόντων και ένα διαχειρίσιμο αρχείο προμηθευτών αυτό προχωράει ταχύτερα από ό,τι σε οργανισμούς που πρέπει να ρυθμίσουν ταυτόχρονα πολλές ομάδες προϊόντων με προμηθευτές εκτός της ΕΕ.
Τι ακριβώς πρέπει να συλλεχθεί
Τα δεδομένα για ένα διαβατήριο δεν προέρχονται από μία πηγή. Συνήθως αφορούν τεχνικές προδιαγραφές, σύνθεση υλικών, προέλευση εξαρτημάτων, πιστοποιητικά και δηλώσεις συμμόρφωσης, και πληροφορίες για επισκευή, συντήρηση ή τέλος ζωής. Μέρος αυτού το έχετε ήδη, επειδή ήταν ήδη απαραίτητο για τη σήμανση CE ή άλλοι κανόνες ασφάλειας προϊόντων. Ένα άλλο μέρος πρέπει να το ζητήσετε από τους προμηθευτές, και αυτό είναι συνήθως το μέρος που καθορίζει το χρονοδιάγραμμα.
Ποιος ακριβώς είναι υπεύθυνος για την παροχή ποιου δεδομένου, εξαρτάται από τον ρόλο που έχει ένας φορέας στην αλυσίδα. Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με αυτή τη διανομή ρόλων εντός του δικού σας οργανισμού, είναι χρήσιμο πρώτα να αποσαφηνίσετε ποιες υποχρεώσεις εσάς εξαρτώνται και ποιες εξαρτώνται από έναν προμηθευτή ή έναν εισαγωγέα· σε μερικές ερωτήσεις δείτε ποιες υποχρεώσεις ισχύουν για την κατάστασή σας δίνει μια πρώτη ένδειξη.
Η επίδραση του αριθμού των ομάδων προϊόντων
Οι οργανισμοί που προμηθεύουν πολλές ομάδες προϊόντων παρατηρούν ότι η συλλογή δεν είναι προσθετική: κάθε ομάδα προϊόντων έχει δικές της απαιτήσεις και συχνά ένα δικό της προμηθευτή που πρέπει να προσεγγιστεί χωριστά. Αυτό που για την μία ομάδα προϊόντων ολοκληρώνεται σε δύο εβδομάδες, μπορεί για μια άλλη να διαρκέσει μήνες επειδή ο προμηθευτής εκεί είναι λιγότερο ψηφιακά οργανωμένος ή βρίσκεται σε διαφορετική χώρα.
Πού κολλάει στην πράξη
Η καθυστέρηση σπάνια είναι στον δικό σας οργανισμό. Συνήθως το πρόβλημα είναι οι προμηθευτές που δεν ανταποκρίνονται, έγγραφα που υπάρχουν μόνο σε χαρτί, ή δεδομένα που δεν ταιριάζουν πλέον με το τρέχον προϊόν επειδή έγινε μια διαδρομή χωρίς ενημέρωση της τεκμηρίωσης. Επίσης η απαιτητότητα ως προς το ποιος εντός της δικής σας οργάνωσης είναι ιδιοκτήτης αυτού του αρχείου — προμήθειες, ποιότητα, ή ένας ορισμένος υπεύθυνος — κοστίζει χρόνο, επειδή τα δεδομένα πρέπει να περάσουν από πολλά τμήματα πριν να είναι πλήρη.
Ένα δεύτερο επαναλαμβανόμενο σημείο στένεψης είναι η μεταφορά προς τον φορέα που συντάσσει τεχνικά το διαβατήριο. Δεδομένα που φαινόταν εσωτερικά πλήρη, αποδεικνύονται κατά τη συμπλήρωση ενός προτύπου ότι δεν ταιριάζουν ακριβώς στη ζητούμενη μορφή, και στη συνέχεια πρέπει να γίνει ξανά ερώτηση προς τον προμηθευτή. Όποιος κάνει καλές συμφωνίες εκ των προτέρων με τον προμηθευτή λογισμικού ή την πλατφόρμα που συντάσσει το διαβατήριο, αποφεύγει μέρος αυτής της διατάξεως· πώς τα δεδομένα κινούνται από την παράδοση έως το δημοσιευμένο διαβατήριο δείχνει πού στη διαδικασία πραγματοποιείται η μεταφορά.
Τι μπορείτε να κάνετε για να προχωρήσετε
Δεν είναι απαραίτητο να περιμένετε έως ότου όλες οι υποχρεώσεις για την ομάδα προϊόντων σας τελικοποιηθούν πριν αρχίσετε τη συλλογή. Βασικά δεδομένα όπως σύνθεση υλικών και υπάρχοντα πιστοποιητικά μπορούν συνήθως να ζητηθούν ήδη, ακόμη και αν η ακριβής δομή του διαβατηρίου δεν είναι ακόμη καθορισμένη. Αυτό εξοικονομεί χρόνο όταν η υποχρέωση για την ομάδα προϊόντων σας γίνει πραγματική.
Είναι σκόπιμο σε αυτή την περίπτωση να διατηρείτε μια λίστα για το ποιος προμηθευτής παρέχει ποιο δεδομένο και πότε ελήφθη τελευταία φορά, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να επαναλάβετε ολόκληρη τη διαδικασία με κάθε αλλαγή. Μια επισκόπηση των εγγράφων που συνήθως ζητούνται, ανά ομάδα προϊόντων, περιγράφεται στο τράπεζα γνώσης με επιλεγμένες πληροφορίες ανά θέμα.
Εν ολίγοις
Δεν υπάρχει νόμιμη προθεσμία για τη συλλογή δεδομένων, αλλά η πράξη δείχνει ότι αυτό είναι συχνά το μακρύτερο βήμα σε ολόκληρη τη διαδικασία, μακρύτερο από την τεχνική εισαγωγή του διαβατηρίου. Η διάρκεια εξαρτάται από τον αριθμό των ομάδων προϊόντων, τη συνεργασία των προμηθευτών και την κατάσταση της τρέχουσας διοικητικής σας διαδικασίας. Αν έχετε αμφιβολίες για το πού θα πρέπει να ξεκινήσετε για τη δική σας κατάσταση, συμβουλευτείτε το κείμενο του κανονισμού που ισχύει ή έναν δικηγόρο για την ακριβή εξήγηση, και δείτε τις πιο συχνές ερωτήσεις σχετικά με το ψηφιακό προϊόν διαβατήριο για μια πρώτη προσανατολισμό.
Θέλετε να ξέρετε γρήγορα πού βρίσκεστε για τα δικά σας προϊόντα; Κάντε το δωρεάν γρήγορη σάρωση ή φυλλομετρήστε τα θέματα στη τράπεζα γνώσης — και τα δύο σας δίνουν χωρίς υποχρεώσεις μια πρώτη εικόνα του τι συμβαίνει για την εταιρεία σας.