Por que esta pergunta é diferente de "quanto tempo leva a introdução"
A introdução de um passaporte de produto digital é uma etapa; a recolha dos dados que nele devem constar é outra, e habitualmente a mais longa. Não existe um prazo fixo para isso: o regulamento para passaportes de produtos digitais estabelece requisitos sobre o que um passaporte deve conter e quando deve estar disponível, mas não sobre quanto tempo uma empresa precisa internamente para reunir esses dados. Esse tempo é determinado por si na prática, ou melhor: são os seus fornecedores, os seus dossiês e o estado da sua administração que o determinam.
O núcleo da resposta não é portanto um número, mas uma série de fatores. Quantos grupos de produtos tem, quantos fornecedores há na cadeia, a informação técnica já está em formato digital, e essa informação é completa e atual. Para empresas com um único grupo de produtos e um ficheiro de fornecedores gerível, isto é mais rápido do que para empresas que têm de lidar com múltiplos grupos de produtos simultaneamente com fornecedores fora da UE.
O que exatamente deve ser recolhido
Os dados para um passaporte não vêm de uma única fonte. Trata-se normalmente de especificações técnicas, composição material, origem dos componentes, certificados e declarações de conformidade, e informações sobre reparação, manutenção ou fim de vida. Parte desses dados já os possui, porque eram já necessários para a marcação CE ou outras regras de segurança dos produtos. Outra parte deve ser solicitada aos fornecedores, sendo geralmente essa a parte que determina o prazo de execução.
Quem exatamente é responsável pelo fornecimento de qual dado depende do papel que uma parte tem na cadeia. Se tem dúvidas sobre essa distribuição de funções dentro da sua própria empresa, é útil esclarecer primeiro que obrigações recaem sobre si e que obrigações recaem sobre um fornecedor ou importador; em algumas perguntas, ver que obrigações se aplicam à sua situação fornece uma primeira indicação.
A influência do número de grupos de produtos
As empresas que operam em vários grupos de produtos verificam que a recolha não é aditiva: cada grupo de produtos tem requisitos próprios e muitas vezes um fornecedor próprio que tem de ser contactado separadamente. O que para um grupo de produtos está resolvido em duas semanas pode levar meses para outro porque o fornecedor está menos organizado digitalmente ou fica noutro país.
Onde isso fica travado na prática
O atraso raramente está na própria empresa. Normalmente, o problema está em fornecedores que não respondem, documentos que existem apenas em papel, ou dados que deixaram de corresponder ao produto atual porque foi feita uma alteração no meio do processo sem que a documentação fosse atualizada. A falta de clareza sobre quem dentro da organização é responsável por este dossier — compras, qualidade, ou um responsável designado — também consome tempo, porque os dados têm de passar por vários departamentos antes de estarem completos.
Um segundo ponto de estrangulamento recorrente é a transferência para a parte que tecnicamente compila o passaporte. Os dados que internamente pareciam completos revelam-se, ao preencherem um modelo, não estarem bem alinhados com o formato solicitado, após o qual tem de haver uma nova pergunta ao fornecedor. Quem faz boas acordos antecipadamente com o fornecedor de software ou a plataforma que compila o passaporte evita parte dessa troca de informações; como os dados fluem desde a apresentação até ao passaporte publicado mostra onde essa transferência ocorre no processo.
O que pode fazer para se antecipar
Não é necessário esperar que todas as obrigações para seu grupo de produtos sejam finalmente elaboradas antes de começar a recolher dados. Dados básicos como composição material e certificados existentes geralmente já podem ser solicitados, mesmo que o layout exato do passaporte ainda não esteja definido. Isso economiza tempo quando a obrigação para seu grupo de produtos se tornar concreta.
É aconselhável nesse caso manter uma lista de qual fornecedor fornece qual dado e quando foi controlado pela última vez, para que você não tenha que percorrer todo o trajeto novamente a cada alteração. Um resumo de quais documentos geralmente são solicitados, por grupo de produtos, está descrito na base de conhecimento com informações selecionadas por assunto.
Em suma
Não há prazo legal para a própria coleta de dados, mas a prática mostra que essa geralmente é a etapa mais longa de todo o processo, mais longa do que a entrada técnica do passaporte. A duração depende do número de grupos de produtos, da cooperação dos fornecedores e do estado de sua administração atual. Se você duvidar por onde começar em sua própria situação, consulte o texto do regulamento em si ou um jurista para a explicação precisa, e veja as perguntas mais frequentes sobre o passaporte digital do produto para uma primeira orientação.
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