Pourquoi cette question est différente de « combien de temps faut-il pour l'entrée »
L'entrée d'un passeport numérique de produit est une étape ; la collecte des données qui doivent y figurer en est une autre, et généralement plus longue. Il n'existe pas de délai fixe à ce sujet : le règlement sur les passeports numériques de produits énonce les exigences relatives au contenu d'un passeport et au moment où il doit être disponible, mais pas le temps dont une entreprise a besoin en interne pour rassembler ces données. Vous déterminez vous-même ce délai en pratique, ou plutôt : vos fournisseurs, vos dossiers et l'état de votre administration le déterminent pour vous.
L'essence de la réponse n'est donc pas un chiffre, mais une série de facteurs. Combien de groupes de produits avez-vous, combien de fournisseurs se trouvent dans la chaîne, l'information technique est-elle déjà numérique, et ces informations sont-elles complètes et à jour. Chez les entreprises ayant un groupe de produits et un portefeuille de fournisseurs transparent, cela va plus vite que chez les entreprises qui doivent gérer plusieurs groupes de produits simultanément avec des fournisseurs en dehors de l'UE.
Quelles sont exactement les données qui doivent être collectées
Les données d'un passeport ne proviennent pas d'une seule source. Il s'agit généralement de spécifications techniques, de composition matérielle, d'origine des composants, de certificats et de déclarations de conformité, et d'informations sur la réparation, l'entretien ou la fin de vie. Une partie de ces données, vous les possédez déjà, car elles étaient nécessaires pour le marquage CE ou d'autres règles de sécurité des produits. Une autre partie doit être demandée auprès des sous-traitants, et c'est généralement la partie qui détermine le délai d'exécution.
La question de savoir qui est exactement responsable de la fourniture de quelles données dépend du rôle que joue une partie dans la chaîne. Si vous doutez de cette répartition des rôles au sein de votre propre entreprise, il est utile de clarifier d'abord quelles obligations vous incombent et lesquelles incombent à un fournisseur ou à un importateur ; en quelques questions voir quelles obligations s'appliquent à votre situation en donne une première indication.
L'influence du nombre de groupes de produits
Les entreprises qui approvisionnent plusieurs groupes de produits constatent que la collecte n'est pas cumulative : chaque groupe de produits a ses propres exigences et souvent son propre fournisseur qui doit être contacté séparément. Ce qui prend deux semaines pour un groupe de produits peut prendre des mois pour un autre, car le fournisseur y est moins organisé numériquement ou situé dans un autre pays.
Où cela s'enlise en pratique
Le retard se situe rarement au sein de l'entreprise elle-même. Le plus souvent, le processus échoue auprès de fournisseurs qui ne répondent pas, de documents qui n'existent que sur papier, ou de données qui ne correspondent plus au produit actuel parce qu'une modification a été apportée en chemin sans que la documentation ne soit mise à jour. De plus, l'imprécision quant à qui, au sein de votre propre organisation, est responsable de ce dossier — approvisionnements, qualité ou un responsable désigné — coûte du temps, car les données doivent alors passer par plusieurs départements avant d'être complètes.
Un deuxième goulot d'étranglement récurrent est le transfert vers la partie qui assemble techniquement le passeport. Les données qui semblaient complètes en interne s'avèrent ne pas correspondre exactement au format demandé lors du remplissage d'un modèle, et il faut alors envoyer une nouvelle demande au fournisseur. Si vous prenez de bonnes dispositions à ce sujet au préalable avec le fournisseur de logiciels ou la plateforme qui assemble le passeport, vous éviterez une partie de ce va-et-vient ; comment les données vont de la livraison au passeport publié montre où ce transfert se produit dans ce processus.
Ce que vous pouvez faire pour prendre de l'avance
Il n'est pas nécessaire d'attendre que toutes les obligations pour votre groupe de produits soient définitivement élaborées avant de commencer à collecter des données. Les données de base telles que la composition matérielle et les certificats existants peuvent généralement déjà être demandés, même si la structure précise du passeport n'est pas encore fixée. Cela vous fait gagner du temps au moment où l'obligation pour votre groupe de produits devient concrète.
Il est alors judicieux de tenir une liste indiquant quel fournisseur fournit quelles données et quand celles-ci ont été contrôlées pour la dernière fois, afin que vous n'ayez pas à recommencer tout le processus à chaque modification. Un aperçu des documents généralement demandés, par groupe de produits, est décrit dans la base de connaissances avec des informations sélectionnées par sujet.
En bref
Il n'y a pas de délai légal pour la collecte de données elle-même, mais la pratique montre que c'est souvent l'étape la plus longue de tout le processus, plus longue que l'entrée technique du passeport. La durée dépend du nombre de groupes de produits, de la coopération des fournisseurs et de l'état de votre administration actuelle. Si vous hésitiez sur le point de départ pour votre propre situation, consultez le texte du règlement lui-même ou un juriste pour l'explication précise, et consultez les questions les plus fréquemment posées sur le passeport produit numérique pour une première orientation.
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