Warum diese Frage anders ist als "wie lange dauert die Eingabe"
Die Eingabe eines digitalen Produktpasses ist ein Schritt; das Sammeln der Daten, die darin enthalten sein sollen, ist ein anderer und normalerweise der längere. Es gibt dafür keine feste Frist: Die Verordnung für digitale Produktpässe stellt Anforderungen daran, was ein Pass enthalten muss und wann er verfügbar sein muss, nicht aber daran, wie viel Zeit ein Unternehmen intern benötigt, um diese Daten zusammenzutragen. Diese Zeit bestimmen Sie in der Praxis selbst, oder eher: Ihre Lieferanten, Ihre Unterlagen und der Zustand Ihrer Verwaltung bestimmen sie für Sie.
Der Kern der Antwort ist also nicht eine Zahl, sondern eine Reihe von Faktoren. Wie viele Produktgruppen haben Sie, wie viele Lieferanten gibt es in der Kette, steht die technische Information bereits digital zur Verfügung, und ist diese Information vollständig und aktuell. Bei Unternehmen mit einer Produktgruppe und einem übersichtlichen Lieferantenbestand geht dies schneller als bei Unternehmen, die mehrere Produktgruppen gleichzeitig mit Lieferanten außerhalb der EU regeln müssen.
Was genau gesammelt werden muss
Die Daten für einen Pass stammen nicht aus einer einzigen Quelle. Es geht in der Regel um technische Spezifikationen, Materialzusammensetzung, Herkunft von Komponenten, Zertifikate und Konformitätserklärungen sowie Informationen über Reparatur, Wartung oder Lebensende. Ein Teil davon haben Sie bereits, weil er bereits für die CE-Kennzeichnung oder andere Produktsicherheitsvorschriften erforderlich war. Ein anderer Teil muss bei Zulieferern angefordert werden, und dies ist normalerweise der Teil, der die Durchlaufzeit bestimmt.
Wer genau für die Lieferung welcher Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, welche Rolle ein Akteur in der Kette hat. Wenn Sie sich über diese Rollenverteilung in Ihrem eigenen Unternehmen unsicher sind, ist es sinnvoll, zunächst klar zu machen, welche Verpflichtungen bei Ihnen liegen und welche bei einem Lieferanten oder Importeur; in ein paar Fragen sehen, welche Verpflichtungen für Ihre Situation gelten gibt davon einen ersten Hinweis.
Der Einfluss der Anzahl der Produktgruppen
Unternehmen, die in mehreren Produktgruppen tätig sind, stellen fest, dass das Sammeln nicht additiv ist: Jede Produktgruppe hat eigene Anforderungen und oft einen eigenen Lieferanten, der separat angesprochen werden muss. Was für die eine Produktgruppe in zwei Wochen erledigt ist, kann für eine andere Monate dauern, weil der Lieferant dort weniger digital organisiert ist oder in einem anderen Land sitzt.
Wo es in der Praxis hängenbleibt
Die Verzögerung liegt selten im eigenen Unternehmen. Meist scheitert es an Lieferanten, die nicht reagieren, Dokumenten, die nur auf Papier vorliegen, oder Daten, die nicht mehr mit dem aktuellen Produkt übereinstimmen, weil unterwegs eine Änderung vorgenommen wurde, ohne dass die Dokumentation aktualisiert wurde. Auch Unklarheit darüber, wer innerhalb der eigenen Organisation Eigentümer dieser Akte ist — Einkauf, Qualität oder ein benannter Verantwortlicher — kostet Zeit, weil Daten dann mehrere Abteilungen durchlaufen müssen, bevor sie vollständig sind.
Ein zweites wiederkehrendes Engpass ist die Übergabe an den Akteur, der den Pass technisch zusammenstellt. Daten, die intern vollständig erschienen, passen sich bei der Ausfüllung eines Vordrucks doch nicht ganz an das angeforderte Format an, woraufhin eine Frage an den Lieferanten zurückgehen muss. Wer hierüber vorab gute Vereinbarungen mit dem Softwareanbieter oder der Plattform trifft, die den Pass zusammenstellt, vermeidet einen Teil dieses Hin und Her; wie die Daten von der Lieferung zum veröffentlichten Pass laufen zeigt, wo in diesem Prozess die Übergabe stattfindet.
Was Sie tun können, um voraus zu sein
Es ist nicht erforderlich, zu warten, bis alle Verpflichtungen für Ihre Produktgruppe endgültig ausgearbeitet sind, bevor Sie mit der Erfassung beginnen. Basisdaten wie Materialzusammensetzung und bestehende Zertifikate können in der Regel bereits angefordert werden, auch wenn die genaue Struktur des Passes noch nicht feststeht. Das spart Zeit in dem Moment, in dem die Verpflichtung für Ihre Produktgruppe konkret wird.
Es ist dabei ratsam, eine Liste zu führen, welcher Lieferant welche Daten liefert und wann diese zuletzt überprüft wurden, damit Sie nicht bei jeder Änderung den gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen. Ein Überblick über die Dokumente, die in der Regel pro Produktgruppe angefordert werden, ist beschrieben in der Wissensdatenbank mit pro Thema ausgewählten Informationen.
Kurz gesagt
Es gibt keine gesetzliche Frist für die Erfassung der Daten selbst, aber die Praxis zeigt, dass dies oft der längste Schritt im gesamten Prozess ist, länger als die technische Eingabe des Passes. Die Dauer hängt von der Anzahl der Produktgruppen, der Zusammenarbeit der Lieferanten und dem Zustand Ihrer aktuellen Verwaltung ab. Wenn Sie unsicher sind, wo Sie für Ihre eigene Situation anfangen sollen, konsultieren Sie bitte den Text der Verordnung selbst oder einen Jurist für die genaue Erklärung und schauen Sie sich die häufigsten Fragen zum digitalen Produktpass an für eine erste Orientierung.
Möchten Sie schnell wissen, wo Sie bei Ihren eigenen Produkten stehen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank – beide geben Ihnen ohne Verpflichtungen einen ersten Überblick über das, was in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielt.