Por qué esta pregunta es diferente de «¿cuánto tiempo lleva introducir?»
La introducción de un pasaporte de producto digital es un paso; la recopilación de los datos que deben incluirse es otro, y normalmente el más largo. No existe un plazo fijo para esto: la normativa relativa a pasaportes de productos digitales establece requisitos sobre lo que debe contener un pasaporte y cuándo debe estar disponible, pero no sobre cuánto tiempo necesita una empresa internamente para reunir esos datos. Ese tiempo lo determina usted en la práctica, o mejor dicho: sus proveedores, sus expedientes y el estado de su administración lo determinan por usted.
El núcleo de la respuesta no es, por tanto, un número, sino una serie de factores. ¿Cuántos grupos de productos tiene, cuántos proveedores hay en la cadena, la información técnica ya está en formato digital, y es esa información completa y actualizada? En empresas con un único grupo de productos y un registro de proveedores manejable esto va más rápido que en empresas que tienen que gestionar varios grupos de productos simultáneamente con proveedores fuera de la UE.
Qué se debe recopilar exactamente
Los datos de un pasaporte no proceden de una única fuente. Generalmente se trata de especificaciones técnicas, composición de materiales, origen de componentes, certificados y declaraciones de conformidad, e información sobre reparación, mantenimiento o fin de vida. Parte de ello ya lo tiene usted, porque ya era necesario para el marcado CE u otras normas de seguridad de productos. Otra parte debe solicitarla a los proveedores, y este suele ser el componente que determina el tiempo de tramitación.
La determinación de quién es exactamente responsable de proporcionar qué dato depende de la función que desempeña cada parte en la cadena. Si tiene dudas sobre esa distribución de funciones dentro de su propia empresa, es útil aclarar primero qué obligaciones recaen sobre usted y cuáles sobre un proveedor o importador; en un par de preguntas ver qué obligaciones se aplican a su situación da una primera indicación al respecto.
La influencia del número de grupos de productos
Las empresas que operan en varios grupos de productos descubren que la recopilación no es aditiva: cada grupo de productos tiene sus propios requisitos y a menudo un proveedor propio al que hay que contactar por separado. Lo que para un grupo de productos se resuelve en dos semanas puede llevar meses para otro porque el proveedor allí está menos organizado digitalmente o está en otro país.
Dónde se atasca en la práctica
El retraso rara vez está en la propia empresa. Normalmente el problema surge con proveedores que no responden, documentos que solo existen en papel, o datos que ya no coinciden con el producto actual porque se ha realizado una modificación en el camino sin actualizar la documentación. La falta de claridad sobre quién dentro de la propia organización es responsable de este expediente —compras, calidad, o un responsable designado— también consume tiempo, porque los datos deben pasar por varios departamentos antes de estar completos.
Un segundo cuello de botella recurrente es la transferencia a la parte que técnicamente compila el pasaporte. Los datos que internamente parecían completos resulta que cuando se introducen en una plantilla no se ajustan exactamente al formato solicitado, tras lo cual hay que hacer otra consulta al proveedor. Si usted establece buenos acuerdos de antemano con el proveedor de software o la plataforma que compila el pasaporte, evitará parte de ese ida y vuelta; cómo los datos fluyen desde la entrega hasta el pasaporte publicado muestra dónde tiene lugar esa transferencia en el proceso.
Lo que usted puede hacer para avanzar
No es necesario esperar a que todas las obligaciones para su grupo de productos se hayan elaborado definitivamente antes de empezar a recopilar datos. Los datos básicos como la composición de materiales y los certificados existentes generalmente ya pueden solicitarse, incluso si la estructura exacta del pasaporte aún no está establecida. Eso ahorra tiempo cuando la obligación para su grupo de productos se vuelva concreta.
Es recomendable mantener una lista de qué proveedor suministra qué dato y cuándo se verificó por última vez, para que no tenga que repetir todo el proceso cada vez que haya un cambio. Una descripción general de qué documentos se solicitan normalmente, por grupo de productos, se describe en la banco de conocimientos con información seleccionada por tema.
En resumen
No hay un plazo legal para la recopilación de datos en sí, pero la práctica demuestra que a menudo este es el paso más largo en todo el proceso, más largo que la entrada técnica del pasaporte. La duración depende del número de grupos de productos, la cooperación de los proveedores y el estado de su administración actual. Si duda por dónde debe empezar en su propia situación, consulte el texto del reglamento en sí o a un abogado para obtener la explicación exacta, y consulte las preguntas más frecuentes sobre el pasaporte digital de productos para una primera orientación.
¿Quiere saber rápidamente dónde se encuentra con sus propios productos? Realice el escaneo rápido gratuito u hojee los temas del banco de conocimientos — ambos le darán una primera idea de lo que está en juego para su empresa sin compromisos.