Dlaczego to pytanie jest inne niż „jak długo trwa wprowadzanie
Wprowadzenie cyfrowego paszportu produktu to jeden etap; zbieranie danych, które mają się w nim znaleźć, to inny, i zwykle dłuższy. Nie ma ustalonego okresu: rozporządzenie dotyczące cyfrowych paszportów produktów określa wymagania dotyczące tego, co powinien zawierać paszport i kiedy powinien być dostępny, ale nie określa, ile czasu przedsiębiorstwo potrzebuje wewnętrznie na zebranie tych danych. Ten czas określa pan samodzielnie w praktyce, a raczej: dostawcy, pliki i stan administracji pana przedsiębiorstwa określają to dla pana.
Istotą odpowiedzi jest zatem nie liczba, ale szereg czynników. Ile grup produktów pan posiada, ilu dostawców znajduje się w łańcuchu, czy informacje techniczne znajdują się już w formie cyfrowej, i czy informacje te są kompletne i aktualne. W przedsiębiorstwach z jedną grupą produktów i przejrzystą bazą dostawców proces ten przebiega szybciej niż w przedsiębiorstwach, które muszą jednocześnie obsługiwać wiele grup produktów z dostawcami spoza UE.
Co dokładnie musi być zebrane
Dane do paszportu nie pochodzą z jednego źródła. Zazwyczaj chodzi o specyfikacje techniczne, skład materiałowy, pochodzenie części, certyfikaty i deklaracje zgodności oraz informacje na temat naprawy, konserwacji lub końca żywotności. Część z nich ma pan już, ponieważ była niezbędna do znakowania CE lub innych zasad bezpieczeństwa produktów. Inną część musi pan pobrać od dostawców, i to zwykle ta część, która określa czas trwania procesu.
To, kto dokładnie jest odpowiedzialny za dostarczenie konkretnych danych, zależy od roli, jaką odgrywa strona w łańcuchu. Jeśli mają pan wątpliwości dotyczące tego podziału ról w ramach własnego przedsiębiorstwa, warto najpierw wyjaśnić sobie, jakie zobowiązania spoczywają na panu i które na dostawcy lub importerze; w kilka pytań zobaczyć, jakie zobowiązania mają zastosowanie w pana sytuacji daje pierwszy przegląd.
Wpływ liczby grup produktów
Przedsiębiorstwa działające w wielu grupach produktów zauważają, że zbieranie danych nie jest addytywne: każda grupa produktów ma własne wymagania i często własnego dostawcę, do którego należy się zwrócić oddzielnie. To, co dla jednej grupy produktów jest gotowe w ciągu dwóch tygodni, może dla drugiej trwać miesiące, ponieważ dostawca nie jest tam dostatecznie cyfrowo zorganizowany lub znajduje się w innym kraju.
Gdzie w praktyce zaciąga się to procesu
Opóźnienie rzadko znajduje się w samym przedsiębiorstwie. Zwykle proces zatrzymuje się na dostawcach, którzy nie odpowiadają, dokumentach, które istnieją tylko w formie papierowej, lub danych, które nie pasują już do obecnego produktu, ponieważ w międzyczasie dokonano modyfikacji bez aktualizacji dokumentacji. Niedojrzałość co do tego, kto w ramach własnej organizacji jest właścicielem tego dossier — zakupów, jakości lub wyznaczonego odpowiedzialnego — również pochłania czas, ponieważ dane muszą przejść przez wiele departamentów, zanim będą kompletne.
Drugi powtarzający się wąski gardło to transfer do strony, która technicznie kompiluje paszport. Dane, które wydawały się wewnętrznie kompletne, okazują się przy wypełnianiu szablonu nie całkowicie zgodne z poszukiwanym formatem, po czym trzeba ponownie wysłać pytanie do dostawcy. Jeśli osoba samodzielnie umówi się dobrze z dostawcą oprogramowania lub platformą, która kompiluje paszport, unika części tego tam i z powrotem; jak dane przechodzą od dostarczenia do opublikowanego paszportu pokazuje, gdzie w tym procesie odbywany jest transfer.
Co możesz zrobić, aby pracować naprzód
Nie ma potrzeby czekania do momentu, aż wszystkie zobowiązania dla Twojej grupy produktów będą ostatecznie opracowane, aby zacząć zbierać dane. Dane podstawowe, takie jak skład materiałowy i istniejące certyfikaty, można zwykle już teraz pozyskać, nawet jeśli dokładny układ paszportu nie jest jeszcze ustalony. To oszczędza czas w momencie, gdy zobowiązanie dla Twojej grupy produktów stanie się konkretne.
Rozsądnie jest prowadzić listę, od którego dostawcy pochodzi która informacja i kiedy była ostatnio sprawdzana, aby nie trzeba było przechodzić całą procedurę od nowa przy każdej zmianie. Przegląd dokumentów, które zwykle są żądane dla każdej grupy produktów, opisany jest w bazie wiedzy z wyselekcjonowanymi informacjami na każdy temat.
Podsumowując
Nie ma ustawowego terminu na zbieranie samych danych, ale praktyka pokazuje, że jest to często najdłuższy etap całego procesu, dłuższy niż techniczne wprowadzenie paszportu. Czas trwania zależy od liczby grup produktów, współpracy dostawców i stanu Twojej obecnej dokumentacji. Jeśli nie wiesz, od czego powinieneś zacząć w swojej sytuacji, skonsultuj się z tekstem samej rozporządzenia lub prawnikiem, aby uzyskać precyzyjne wyjaśnienia, i zapoznaj się z najczęściej zadawanymi pytaniami dotyczącymi cyfrowego paszportu produktu dla pierwszej orientacji.
Chcesz szybko wiedzieć, na jakim etapie jesteś ze swoimi produktami? Skorzystaj z bezpłatnego szybkiego skanowania lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy — oba dają Ci bez żadnych zobowiązań pierwszy obraz tego, co czeka Twoją firmę.