Zašto je ovo pitanje drugačije od "koliko dugo traje unos"
Unos digitalnog proizvodnoga listovnog je jedan korak; prikupljanje podataka koji trebaju biti uključeni u njega je drugi, i obično duži. Fiksnog roka za to nema: uredba o digitalnim proizvođačkim putnicama postavlja zahtjeve na što proizvođački putovnica mora sadržavati i kada mora biti dostupna, ali ne i na to koliko vremena poduzećima interno treba da prikupi te podatke. To vrijeme određujete sami u praksi, ili bolje rečeno: vaši dobavljači, vaši dosijei i stanje vaše administracije odlučuju o tome umjesto vas.
Jezgra odgovora nije broj, već niz čimbenika. Koliko produktnih grupa imate, koliko dobavljača je u lancu, jesu li tehnički podaci već digitalizirani, i jesu li ti podaci potpuni i ažurirani. Za poduzeća s jednom produktnom grupom i pregledan popisu dobavljača ovo ide brže nego za poduzeća koja trebaju regulirati više produktnih grupa istovremeno s dobavljačima izvan EU.
Što se precizno mora prikupiti
Podaci za putovnicu ne dolaze iz jednog izvora. Obično se radi o tehničkim specifikacijama, sastavu materijala, podrijetlu dijelova, certifikatima i izjavama o sukladnosti, te informacijama o popravci, održavanju ili kraju radnog vijeka. Dio toga već imate, jer je bio potreban za CE-označavanje ili druga pravila sigurnosti proizvoda. Drugi dio trebate zatražiti od dobavljača, a to je obično dio koji određuje vrijeme trajanja.
Tko je precizno odgovoran za dostavljanje kojih podataka ovisi o ulozi koju stranka ima u lancu. Ako sumnjate u tu raspodjelu uloga unutar vašeg vlastitoga poduzeća, korisno je prvo pojašnjenje koje se obaveze odnose na vas i koje na dobavljača ili uvoznika; na nekoliko pitanja vidite koje se obaveze odnose na vašu situaciju daje inicijalni pregled.
Utjecaj broja produktnih grupa
Poduzeća koja opskrbljuju više produktnih grupa primjećuju da prikupljanje nije zbrojivo: svaka produktna grupa ima svoje zahtjeve i često vlastitog dobavljača koji se mora zasebno kontaktirati. Ono što je za jednu produktnu grupu gotovo za dva tjedna, može za drugu trajati mjesecima jer je dobavljač tamo manje digitalno organiziran ili je u drugoj zemlji.
Gdje to u praksi zapne
Kašnjenje se rijetko javlja unutar poduzeća. Obično se greške događaju kod dobavljača koji se ne odazivaju, dokumenata koji postoje samo na papiru, ili podataka koji više ne odgovaraju trenutnom proizvodu jer je negdje došlo do izmjene bez ažuriranja dokumentacije. Također, nejasnoća o tome tko unutar vlastite organizacije je vlasnik ovog dosijea — nabava, kvaliteta ili imenovan odgovorno lice — čini vrijeme, jer podaci tada trebaju proći kroz više odjela prije nego što budu potpuni.
Drugo ponovljeno usko grlo je prijenos na stranu koja tehnički sastavlja putovnicu. Podaci koji su se interno činili potpuni, pokazuju se pri popunjavanju predloška kao da ne odgovaraju točno traženom formatu, nakon čega mora doći novo pitanje dobavljaču. Tko unaprijed napravi dobre sporazume sa softverskim dobavljačem ili platformom koja sastavlja putovnicu, izbjegava dio tog naprijed-natrag; kako podaci teku od dostave do objavljene putovnice pokazuje gdje se taj prijenos događa.
Što možete učiniti da budete naprijed
Nije potrebno čekati da se sve obveze za vašu skupinu proizvoda u potpunosti razrade prije nego što počnete s prikupljanjem. Osnovni podaci poput sastava materijala i postojeće certifikate obično se već mogu zatražiti, čak i ako precizna struktura putovnice još nije utvrđena. To štedi vrijeme kada obveza za vašu skupinu proizvoda postane konkretna.
Pritom je pametno voditi popis koja dobavljač dostavljač koji podatak i kada je to posljednji put provjereno, tako da ne morate proći kroz cijeli proces ispočetka kod svake promjene. Pregled dokumenata koji se obično zatražuju, po skupini proizvoda, opisan je u bazi znanja s po temi odabranim informacijama.
Ukratko
Ne postoji zakonska vremenska ograničenja za samo prikupljanje podataka, ali praksa pokazuje da je to često najduži korak u cijelom procesu, duži nego što je tehnički unos putovnice. Trajanje ovisi o broju skupina proizvoda, suradnji dobavljača i stanju vaše trenutne administracije. Ako ste u nedoumici gdje trebate započeti za vašu vlastitu situaciju, konzultirajte tekst same uredbe ili pravnika za točno objašnjenje, i pogledajte najčešće postavljana pitanja o digitalnoj putovnici proizvoda za prvu orijentaciju.
Želite li brzo saznati gdje se nalazite s vašim proizvodima? Obavite besplatnu quick-scan ili pregledajte teme u bazi znanja — oba vam nude bez obveza prvi pregled onoga što se događa u vašoj tvrtki.