Proč je tato otázka jiná než "jak dlouho trvá zadávání"
Zadávání digitálního produktového pasu je jeden krok; shromažďování údajů, které do něj musí jít, je další a obvykle delší. Pevná lhůta pro to neexistuje: nařízení o digitálních produktových pasech stanoví požadavky na to, co musí pas obsahovat a kdy musí být k dispozici, ale nestanovuje, kolik času firma interně potřebuje, aby tyto údaje shromáždila. Tuto dobu určujete sami v praxi, nebo přesněji: vaši dodavatelé, vaše spisy a stav vaší dokumentace vám ji určují.
Jádro odpovědi tedy není číslo, ale řada faktorů. Kolik máte skupin produktů, kolik dodavatelů je v řetězci, jsou technické informace již digitální a jsou tyto informace kompletní a aktuální. U firem s jednou skupinou produktů a přehledným seznamem dodavatelů to jde rychleji než u firem, které musí řešit více skupin produktů najednou s dodavateli mimo EU.
Co přesně musí být shromážděno
Údaje pro pas nepocházejí z jednoho zdroje. Obvykle se jedná o technické specifikace, složení materiálu, původ součástí, certifikáty a prohlášení o shodě a informace o opravě, údržbě nebo konci životnosti. Část z toho máte již, protože byla potřebná pro značení CE nebo jiná pravidla bezpečnosti produktů. Další část musíte vyžádat od dodavatelů a to je obvykle ta část, která určuje dobu oběhu.
To, kdo přesně odpovídá za dodání kterého údaje, souvisí s rolí, kterou strana v řetězci má. Pokud si nejste jisti rozdělením rolí v rámci vaší vlastní společnosti, je užitečné si nejdříve ujasnit, jaké povinnosti vám připadají a jaké dodavateli nebo dovozci; v několika otázkách zjistit, které povinnosti se vztahují na vaši situaci poskytuje první indicii.
Vliv počtu skupin produktů
Firmy, které dodávají v několika skupinách produktů, zjišťují, že shromažďování není kumulativní: každá skupina produktů má své vlastní požadavky a často i svého vlastního dodavatele, který musí být osloven zvlášť. Co pro jednu skupinu produktů zvládnete za dva týdny, může pro jinou trvat měsíce, protože dodavatel tam není tak digitálně organizován nebo sídlí v jiné zemi.
Kde se to v praxi zasekáme
Zpoždění zřídka vzniká v samotné firmě. Obvykle se potíž objeví u dodavatelů, kteří nereagují, dokumentů, které existují pouze na papíře, nebo údajů, které se již neshodují s aktuálním produktem, protože došlo k úpravě bez aktualizace dokumentace. Také nejasnost o tom, kdo je v rámci vlastní organizace majitelem tohoto spisu — nákup, kvalita nebo určená osoba odpovědná — stojí čas, protože údaje pak musí projít několika oddělení, aby byly kompletní.
Druhým opakujícím se úzkým místem je předání strany, která technicky sestavuje pas. Údaje, které se zdály být interně kompletní, se při vyplňování šablony ukáží jako ne zcela odpovídající požadovanému formátu, poté musí být znovu poslán dotaz dodavateli. Pokud si o tom předem sjedná dobré dohody se softwarovým dodavatelem nebo platformou, která pas sestavuje, vyhnete se části tohoto tam a zpět; jak údaje putují od dodání k publikovanému pasu ukazuje, kde v tomto procesu k předání dochází.
Co můžete udělat, abyste se dostali dopředu
Není nutné čekat, až budou všechny povinnosti pro vaši skupinu produktů definitivně vypracovány, než začnete se shromažďováním. Základní údaje, jako je složení materiálu a stávající certifikáty, lze obvykle požadavat již nyní, i když přesné rozložení pasportu ještě není stanoveno. To ušetří čas v okamžiku, kdy se povinnost pro vaši skupinu produktů stane konkrétní.
Je přitom rozumné vést seznam, kterého dodavatele jaké údaje dodává a kdy byla naposledy zkontrolována, abyste nemuseli při každé změně procházet celý proces znovu. Přehled, které dokumenty se obvykle požadují, podle skupiny produktů, je popsán v znalostní bázi s informacemi vybranými pro jednotlivé témata.
Stručně řečeno
Pro samotné shromažďování údajů neexistuje žádná právní lhůta, ale praxe ukazuje, že to je často nejdelší krok v celém procesu, delší než technické zadání pasportu. Doba trvání závisí na počtu skupin produktů, spolupráci dodavatelů a stavu vaší současné administrativy. Pokud si nejste jisti, kde byste měli ve své vlastní situaci začít, poraďte se s textem samotného nařízení nebo s právníkem pro přesné vysvětlení a podívejte se na nejčastěji kladené otázky týkající se digitálního produktového pasportu pro první orientaci.
Chcete si rychle ověřit, kde stojíte se svými vlastními produkty? Proveďte bezplatný quick-scan nebo procházejte témata v knowledgebase — obě možnosti vám bez závazků poskytnou první přehled o tom, co se ve vaší firmě odehrává.