Perché questa domanda è diversa da "quanto tempo occorre per l'inserimento"
L'inserimento di un passaporto digitale del prodotto è un passo; la raccolta dei dati che devono entrarvi è un altro, e solitamente il più lungo. Non esiste un termine fisso per questo: il regolamento sui passaporti digitali dei prodotti stabilisce requisiti su ciò che un passaporto deve contenere e quando deve essere disponibile, ma non su quanto tempo un'azienda ha internamente bisogno per raccogliere quei dati. Quel tempo lo determinate voi nella pratica, o meglio: sono i vostri fornitori, i vostri dossier e lo stato della vostra amministrazione a determinarlo per voi.
Il nocciolo della risposta non è quindi un numero, ma una serie di fattori. Quanti gruppi di prodotti avete, quanti fornitori ci sono nella catena, le informazioni tecniche sono già in formato digitale, e quelle informazioni sono complete e aggiornate. Per le aziende con un solo gruppo di prodotti e una base di fornitori gestibile, questo procede più velocemente che per le aziende che devono affrontare più gruppi di prodotti contemporaneamente con fornitori al di fuori dell'UE.
Cosa esattamente deve essere raccolto
I dati per un passaporto non provengono da un'unica fonte. Si tratta generalmente di specifiche tecniche, composizione dei materiali, provenienza dei componenti, certificati e dichiarazioni di conformità, e informazioni su riparazione, manutenzione o fine vita. Una parte di questi dati l'avete già, perché era necessaria per la marcatura CE o altre norme sulla sicurezza dei prodotti. Un'altra parte deve essere richiesta ai fornitori di componenti, e questo è solitamente l'elemento che determina il tempo di esecuzione.
Chi esattamente è responsabile della fornitura di quale dato dipende dal ruolo che una parte ha nella catena. Se avete dubbi su quella divisione dei ruoli all'interno della vostra azienda, è utile innanzitutto chiarire quali obblighi vi competono e quali competono a un fornitore o importatore; in poche domande potete vedere quali obblighi si applicano alla vostra situazione fornisce un primo indicazione.
L'influenza del numero di gruppi di prodotti
Le aziende che forniscono in più gruppi di prodotti notano che la raccolta non è additiva: ogni gruppo di prodotti ha requisiti propri e spesso un fornitore proprio che deve essere contattato separatamente. Ciò che per un gruppo di prodotti è concluso in due settimane, può richiedere mesi per un altro perché il fornitore lì è meno organizzato digitalmente o si trova in un altro paese.
Dove si blocca nella pratica
Il ritardo raramente risiede nell'azienda stessa. Solitamente il problema sorge con fornitori che non rispondono, documenti che esistono solo su carta, o dati che non corrispondono più al prodotto attuale perché strada facendo è stata apportata una modifica senza che la documentazione sia stata aggiornata. Anche l'incertezza su chi all'interno della vostra organizzazione è responsabile di questo dossier — approvvigionamento, qualità, o un responsabile designato — costa tempo, perché i dati devono passare per più reparti prima di essere completi.
Un secondo collo di bottiglia ricorrente è il trasferimento alla parte che tecnicamente compila il passaporto. I dati che internamente sembravano completi, al momento della compilazione di un modello non corrispondono esattamente al formato richiesto, dopodiché occorre rifare una domanda al fornitore. Chi fa buoni accordi in anticipo con il fornitore del software o la piattaforma che compila il passaporto evita parte di quel andirivieni; come i dati passano dalla consegna al passaporto pubblicato mostra dove avviene il trasferimento in quel processo.
Cosa potete fare per stare al passo
Non è necessario aspettare che tutti gli obblighi per il vostro gruppo di prodotti siano definitivamente elaborati prima di iniziare la raccolta. I dati di base come la composizione materiale e i certificati esistenti possono solitamente essere già richiesti, anche se la disposizione precisa del pasaporto non è ancora definita. Questo fa risparmiare tempo nel momento in cui l'obbligo per il vostro gruppo di prodotti diventa concreto.
È inoltre consigliabile mantenere un elenco di quale fornitore fornisce quale dato e quando è stato controllato l'ultima volta, in modo da non dover ripercorrere l'intero processo ad ogni modifica. Una panoramica dei documenti solitamente richiesti, per ogni gruppo di prodotti, è descritta nella banca dati con informazioni selezionate per ogni argomento.
In breve
Non esiste un termine legale per la raccolta dei dati stessi, ma la pratica dimostra che questa è spesso il passaggio più lungo dell'intero processo, più lungo dell'inserimento tecnico del pasaporto. La durata dipende dal numero di gruppi di prodotti, dalla collaborazione dei fornitori e dallo stato della vostra amministrazione attuale. Se dubitaste di dove iniziare per la vostra situazione specifica, consultate il testo del regolamento stesso o un avvocato per la spiegazione precisa, e consultate le domande più frequenti sul pasaporto del prodotto digitale per un primo orientamento.
Volete sapere rapidamente dove siete per i vostri prodotti? Fate la scansione rapida gratuita o sfogliate gli argomenti nella banca dati — entrambi vi danno, senza impegni, una prima idea di cosa conta per la vostra azienda.