Miksi tämä kysymys on erilainen kuin "kuinka kauan syöttäminen kestää"
Digitaalisen tuotepassin syöttäminen on yksi vaihe; tietojen kerääminen, jotka siihen täytyy sisältyä, on toinen vaihe, ja yleensä pidempi. Sille ei ole olemassa kiinteää määräaikaa: digitaalisia tuotepasseja koskeva asetus asettaa vaatimuksia siitä, mitä passin täytyy sisältää ja milloin sen täytyy olla saatavissa, mutta ei siitä, kuinka paljon aikaa yritys tarvitsee sisäisesti näiden tietojen keräämiseen. Määräätte sen ajan käytännössä itse, tai oikeastaan: toimittajanne, tiedostonne ja hallintonne kunto määräävät sen puolestanne.
Vastauksen ydin ei siis ole luku, vaan sarja tekijöitä. Kuinka monta tuoteryhmää teillä on, kuinka monta toimittajaa on ketjussa, ovatko tekniset tiedot jo digitaalisessa muodossa, ja ovatko nämä tiedot täydelliset ja ajantasaiset. Yhden tuoteryhmän yrityksillä, joilla on selkeä toimittajaluettelo, tämä sujuu nopeammin kuin yrityksillä, joiden täytyy käsitellä useita tuoteryhmiä samanaikaisesti toimittajien kanssa EU:n ulkopuolella.
Mitä täsmälleen täytyy kerätä
Passin tiedot eivät tule yhdestä lähteestä. Yleensä kyse on teknisissä eritelmissä, materiaalin koostumuksessa, komponenttien alkuperässä, sertifikaateissa ja vaatimustenmukaisuusselosteissa sekä tiedoissa korjauksesta, huollosta tai tuotteen elinkaaren päättymisestä. Osa näistä teillä on jo, koska se oli jo välttämätöntä CE-merkintää tai muita tuoteturvallisuussääntöjä varten. Toisen osan täytyy pyytää alihankkijoilta, ja se on yleensä se osa, joka määrittää läpimenoajan.
Se, kuka täsmälleen on vastuussa kunkin tiedon toimittamisesta, riippuu siitä, mikä rooli osapuolella on ketjussa. Jos epäilette tätä roolijakoa omassa yrityksessänne, on hyödyllistä ensin selventää, mitä velvoitteita teillä on ja mitä toimittajalla tai maahantuojalla on; muutamissa kysymyksissä nähdä, mitä velvoitteita tilanteesseenne soveltuu antaa siitä ensimmäisen osoituksen.
Tuoteryhmien lukumäärän vaikutus
Yritykset, jotka toimittavat useassa tuoteryhmässä, huomaavat, että kerääminen ei ole yhteenlaskettavaa: jokaisella tuoteryhmällä on omat vaatimukset ja usein oma toimittaja, johon täytyy ottaa yhteyttä erikseen. Se, mikä yhdelle tuoteryhmälle on kunnossa kahdessa viikossa, voi kestää kuukausia toisesta tuoteryhmästä, koska toimittaja on siellä vähemmän digitaalisesti järjestäytynyt tai sijaitsee toisessa maassa.
Mistä käytäntö seisahtuu
Viivästys on harvoin omassa yrityksessä. Yleensä se jumiutuu, kun toimittajat eivät vastaa, asiakirjat ovat vain paperilla, tai tiedot eivät enää vastaa nykyistä tuotetta, koska muutoksia on tehty ilman että dokumentaatiota on päivitetty. Myös epäselvyys siitä, kuka omassa organisaatiossa omistaa tämän dossien — hankinnat, laatu tai nimetty vastuullinen henkilö — vie aikaa, koska tiedot täytyy sitten käydä usean osaston kautta ennen kuin ne ovat täydellisiä.
Toinen toistuva pullonkaula on siirtäminen osapuolelle, joka kokoaa passin teknisesti. Tiedot, jotka sisäisesti näyttivät täydellisiltä, eivät ehkä oikeastaan sovi pyydettävään muotoon mallia täyttäessä, minkä jälkeen täytyy jälleen kysyä toimittajalta. Jos teette hyvät sopimukset etukäteen ohjelmistotoimittajan tai sen alustan kanssa, joka kokoaa passin, välttäisitte osan tästä edestakaisuudesta; miten tiedot kulkevat toimittamisesta julkaistuun pasportiin näyttää, missä prosessin vaiheessa siirtyminen tapahtuu.
Mitä voitte tehdä etua hankkiaksenne
Sinun ei tarvitse odottaa, että kaikki tuoteryhmäsi vaatimukset ovat lopulta selvillä, ennen kuin aloitat tietojen keräämisen. Perustiedot, kuten materiaalin koostumus ja olemassa olevat sertifikaatit, voidaan yleensä jo pyytää, vaikka passin tarkka rakenne olisi vielä määrittelemättä. Tämä säästää aikaa, kun tuoteryhmäsi vaatimus tulee konkreettiseksi.
On samalla järkevää pitää listaa siitä, mitkä toimittajat toimittavat mitäkin tietoja ja milloin se on viimeksi tarkistettu, jotta sinun ei tarvitse käydä läpi koko prosessia uudelleen jokaisen muutoksen yhteydessä. Yleisesti pyydettyjen asiakirjojen yleiskatsaus tuoteryhmittäin on kuvattu tietokannassa, jossa aiheittain valitut tiedot.
Yhteenvetona
Tietojen keräämiselle ei ole lakisääteistä määräaikaa, mutta käytäntö osoittaa, että tämä on usein pisin vaihe koko prosessissa, pidempi kuin passin tekninen täyttö. Kesto riippuu tuoteryhmien määrästä, toimittajien yhteistyöstä ja nykyisen hallinnon tilasta. Jos olet epävarma, mistä sinun tulisi omassa tilanteessasi aloittaa, tutustu asetuksen tekstiin tai ota yhteyttä oikeustieteilijään tarkemman selvityksen saamiseksi, ja katso digitaalisen tuotepassin usein kysytyt kysymykset saadaksesi ensiarvioinnin.
Haluatko nopeasti tietää, missä olet omien tuotteidesi osalta? Suorita ilmainen pikakysely tai selaa aiheita tietokannassa — molemmat antavat sinulle velvoitteettomasti ensimmäisen käsityksen siitä, mitä yrityksellesi tapahtuu.