Hvorfor dette spørgsmål adskiller sig fra "hvor lang tid tager input"
Inputtet af et digitalt produktpas er ét trin; indsamlingen af de data, der skal være i det, er et andet og normalt længere. Der findes ingen fast tidsramme for det: forordningen om digitale produktpasporter stiller krav til, hvad et pas skal indeholde, og hvornår det skal være tilgængeligt, men ikke hvor meget tid en virksomhed internt har brug for for at få disse data samlet. Den tid bestemmer du i praksis selv, eller rettere: dine leverandører, dine dokumenter og tilstanden af din administration bestemmer den for dig.
Kernen i svaret er derfor ikke et tal, men en række faktorer. Hvor mange produktgrupper har du, hvor mange leverandører er der i kæden, er den tekniske information allerede digital, og er denne information fuldstændig og aktuel. For virksomheder med én produktgruppe og et overskueligt leverandørbestand går det hurtigere end for virksomheder, der skal håndtere flere produktgrupper samtidigt med leverandører uden for EU.
Hvad der præcis skal indsamles
Dataene til et pas kommer ikke fra én kilde. Det drejer sig typisk om tekniske specifikationer, materialsammensætning, oprindelsen af komponenter, certifikater og overensstemmelseserklæringer samt information om reparation, vedligeholdelse eller slutning af levetid. En del heraf har du allerede, fordi det allerede var nødvendigt for CE-mærkning eller andre produktsikkerhedsbestemmelser. En anden del skal du anmode dine leverandører om, og det er normalt den del, der bestemmer gennemløbstiden.
Hvem der præcist er ansvarlig for at levere hvilke data, hænger sammen med den rolle, en part har i kæden. Hvis du er i tvivl om denne rollefordeling inden for din egen virksomhed, er det nyttigt først at få præciseret, hvilke forpligtelser der påhviler dig, og hvilke der påhviler en leverandør eller importør; se på et par spørgsmål, hvilke forpligtelser der gælder for din situation giver en første indikation heraf.
Virkningen af antallet af produktgrupper
Virksomheder, der leverer inden for flere produktgrupper, bemærker, at indsamlingen ikke kan lægges sammen: hver produktgruppe har egne krav og ofte en egen leverandør, der skal kontaktes særskilt. Det, der for den ene produktgruppe er på plads på to uger, kan for en anden tage måneder, fordi leverandøren der er mindre digitalt organiseret eller er placeret i et andet land.
Hvor det i praksis går i stå
Forsinkelsen ligger sjældent i den egne virksomhed. Normalt løber det af skinnerne hos leverandører, der ikke reagerer, dokumenter, der kun findes på papir, eller data, der ikke længere stemmer overens med det aktuelle produkt, fordi der undervejs er foretaget en ændring uden at dokumentationen er opdateret. Også manglende klarhed over, hvem inden for den egne organisation, der er ejer af dette dossier — indkøb, kvalitet eller en udpeget ansvarlig — koster tid, fordi data derefter skal på tværs af flere afdelinger, før de er fuldstændige.
Et andet tilbagevendende knudepunkt er overdragelsen til den part, der teknisk samler passet. Data, der internt så ud til at være fuldstændige, viser sig ved udfyldning af en skabelon alligevel ikke helt at passe på det ønskede format, hvorefter der skal stilles et spørgsmål tilbage til leverandøren. Hvis man på forhånd aftaler godt herom med softwareleverandøren eller den platform, der samler passet, undgår man en del af det frem og tilbage; hvordan data løber fra aflevering til publiceret pas viser, hvor i denne proces overdragelsen finder sted.
Hvad du kan gøre for at være på forkant
Det er ikke nødvendigt at vente til alle forpligtelser for din produktgruppe er definitiv udarbejdet, før du begynder at indsamle. Grundlæggende oplysninger såsom materialesammensetning og eksisterende certifikater kan normalt anmodes om allerede nu, selv hvis den nøjagtige struktur for passet endnu ikke er fastlagt. Det sparer tid, når forpligtelsen for din produktgruppe rent faktisk bliver konkret.
Det er fornuftigt at føre fortegnelse over, hvilken leverandør der leverer hvilke oplysninger, og hvornår det sidst blev kontrolleret, så du ikke skal gennemgå hele processen igen ved hver ændring. Et oversigt over, hvilke dokumenter der normalt anmodes om, pr. produktgruppe, er beskrevet i videnbanken med pr. emne udvalgt information.
Kort sagt
Der er ingen lovbestemt frist for selve indsamlingen af oplysninger, men praksis viser, at dette ofte er det længste trin i hele processen, længere end det tekniske indtastning af passet. Varigheden afhænger af antallet af produktgrupper, leverandørernes medvirken og tilstanden af din nuværende administration. Er du usikker på, hvor du skal begynde for din egen situation, så konsultér ordlyden af selv forordningen eller en jurist for den nøjagtige forklaring, og se de hyppigst stillede spørgsmål om det digitale produktpas for en første orientering.
Vil du hurtigt vide, hvor du står for dine egne produkter? Lav den gratis quick-scan eller bla gennem emnerne i videnbanken — begge giver dig uden forpligtelser et første billede af, hvad der gælder for dit firma.