Ja, du kan placera filerna bakom ett digitalt produktpass på dina egna servrar eller en egen webbsida. Det finns ingen skyldighet att göra det via en extern part. Det som gör svaret mer komplicerat är att förordningen inte bara kräver en sida som är åtkomlig: den ställer också krav på hur länge sidan måste förbli åtkomlig, hur data är strukturerad och hur kopplingen med QR-koden eller en annan databärare fungerar.
Därför är att själv vara värd i praktiken något annat än "vi lägger det på vår egen webbplats". Det handlar om en teknisk och organisatorisk skyldighet som varar längre än vad de flesta företag är vana vid med vanlig webhosting, och som kvarstår även om något förändras internt: en annan hostingpartner, ett förvärv, eller en medarbetare som lämnar och var den enda som visste hur systemet fungerade.
Vad värdskap för ett produktpass exakt innebär
Ett digitalt produktpass består inte av en enda fil, utan av en kombination av komponenter som måste fungera tillsammans. Det finns en unik identifiering av produkten, det finns en datamängd med de uppgifter som är obligatoriska för den produktgruppen, och det finns en databärare (vanligtvis en QR-kod) som hänvisar till den datamängden. Värdskap innebär att du ser till att den hänvisningen fortsätter att fungera, att datamängden är i ett igenkännligt och läsbart format, och att innehållet kan uppdateras när något i produkten förändras.
Det sistnämnda är mer arbete än det verkar. En produktförändring, en ny leverantör av en komponent, eller en ändrad sammansättning kan innebära att uppgifterna i passet inte längre stämmer. Den som själv är värd är också själv ansvarig för att hålla reda på dessa ändringar och för att bevara ett spår av vad som fanns där tidigare.
Vad värdskap i praktiken kräver
Förordningen kräver att ett pass förblir åtkomligt under en längre period än vad de flesta standardhostingkontrakt föreskriver. Det innebär att ett företag som själv är värd måste tänka på vad som händer om det nuvarande systemet ersätts, om företaget byter namn eller ägare, eller om IT-medarbetaren som hanterar det inte längre är anställd. En QR-kod som efter ett par år pekar på en död länk är ett annat slags problem för en tillsynsmyndighet än ett pass som helt enkelt inte är optimalt utformat.
Dessutom spelar interoperabilitet en roll: data måste vara i ett format som maskiner kan läsa, inte bara människor. För företag med en egen utvecklingsavdelning är det en fråga om att tillämpa rätt standarder. För företag utan den kapaciteten är det ofta anledningen till att outsourca denna uppgift till en part som redan har anordnat den tekniska sidan. hur lagring och koppling med QR-koden fungerar i praktiken ger en bild av det, oavsett vem som slutligen utför det.
Var gränsen går mellan att göra det själv och att outsourca
Gränsen ligger inte på "får jag göra det här själv" utan på "kan min organisation fortsätta att göra det här, även över år". Att sammanställa innehållet, att tillhandahålla produktdata och att bedöma om uppgifterna är aktuella ligger på dig: det arbetet kan du inte helt outsourca, eftersom bara du vet vad som finns i din produkt eller förändras. Den tekniska infrastrukturen runt omkring — lagringen, standardformaten, kontinuiteten i länken — är något som andra parter kan anordna för dig, utan att du därmed förlorar ditt eget ansvar för innehållets riktighet.
Vissa företag med egen IT-avdelning och flera produktgrupper väljer att hantera detta internt. Andra företag, särskilt när produkter marknadsförs i olika länder eller när produktgrupperna har varierande krav, väljer medvetet en extern part som hanterar den tekniska sidan och låter endast innehållet ligga kvar hos företaget själv.
Vad är kvar som ert ansvar, även vid outsourcing
Oavsett om ni själva är värd eller anlitar en tredje part förändras ansvaret för riktigheten av uppgifterna i passet inte. En extern värdpart säkerställer tillgängligheten och tekniken, men inte frågan om produktens sammansättning stämmer eller om ett certifikat fortfarande är giltigt. När ni väljer en part är det därför lämpligt att klargöra vem som gör vilken del och att dokumentera detta i ett avtal i stället för att anta att det är löst.
För den som är osäker på om eget hosting för de egna produktgrupperna är genomförbart ger en kort scan som visar var era produkter står för närvarande en första vägledning, och kunskapsbanken med förklaring per produktgrupp visar vilka krav som är relevanta för er situation. För er egen situation och för frågor om ansvar vid outsourcing är en jurist eller tillsynsmyndigheten den lämpliga parten.
Vill ni först få en bild av vad som gäller för era produkter innan ni fattar ett beslut om eget hosting eller outsourcing? Gör den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken.