Da, lahko datoteke za digitalno ProductPaspoort postavite na lastne strežnike ali lastno spletno stran. Ni obveznosti, da bi to storili prek eksterne stranke. Odgovor postane zapletnejši zato, ker uredba ne zahteva samo dostopne strani: ima tudi zahteve glede tega, kako dolgo mora biti stran dostopna, kako so podatki strukturirani in kako deluje povezava s QR-kodo ali drugo podatkovnem nosi.
Zato je lastni hosting v praksi kaj drugega kot "postavimo ga na našo lastno spletno stran". Gre za tehnično in organizacijsko obveznost, ki traja dlje, kot so navajeni večina podjetij pri običajnem spletnem hostingu, in ostane v veljavi tudi, če se interno kaj spremeni: drugačen ponudnik hostinga, prevzem ali odlazak delavca, ki je bil edini, ki je vedel, kako deluje sistem.
Kaj točno pomeni hosting pri ProductPaspoort
Digitalna ProductPaspoort ni sestavljena iz ene same datoteke, temveč iz kombinacije komponent, ki se morajo medsebojno povezati. Obstaja edinstvena identifikacija proizvoda, obstaja nabor podatkov s podatki, ki so za to skupino proizvodov obvezni, in obstaja podatkovni medij (običajno QR-koda), ki se nanašajo na te podatke. Hosting pomeni, da zagotovite, da ta povezava ostane delujoča, da je nabor podatkov v prepoznavnem in berljivem formatu, in da se vsebino lahko prilagodi, takoj ko se kaj spremeni pri proizvodu.
Slednje je bolj zahtevno, kot se zdi. Sprememba proizvoda, novi dobavitelj komponente ali spremenjena sestava lahko pomenita, da podatki v PassPortu ne bi več bili pravilni. Kdor sam hostira, je odgovoren tudi za spremljanje teh sprememb in za hranjenje zapisa o tem, kaj je bilo prej.
Kaj lastni hosting v praksi zahteva
Uredba zahteva, da je PassPort dostopen daljši čas, kot ga predvideva večina standardnih pogodb za hosting. To pomeni, da mora podjetje, ki samo hostira, razmisliti o tem, kaj se zgodi, če je trenutni sistem nadomeščen, če se ime ali lastnik podjetja spremeni ali če IT-delavec, ki ga upravlja, ni več zaposlen. QR-koda, ki po nekaj letih kaže na mrtvo povezavo, je za organ nadzora drugačna vrsta problema kot PassPort, ki ni pravno oblikovan.
Poleg tega ima vlogo medoperabilnost: podatki morajo biti v obliki, ki jo lahko berejo stroji, ne le ljudje. Za podjetja z lastno razvojno oddelkom je to zadeva uporabe pravilnih standardov. Za podjetja brez te zmogljivosti je to pogosto razlog, da to nalogo zaupajo stranki, ki je tehnično stran že uredila. kako shranjene in povezane s QR-kodo v praksi deluje daje predstavo o tem, ne glede na to, kdo jo na koncu izvršuje.
Kjer je meja med lastno izvedbo in outsourcingom
Meja ni pri "smem to narediti sam", temveč pri "ali lahko moja organizacija to zagotavlja tudi v prihodnje". Sestavljanje vsebine, predložitev podatkov o proizvodih in presoja o tem, ali so podatki trenutni, so že v vašem primeru: tega dela ne morete v celoti outsourc, ker samo vi veste, kaj je v vašem proizvodu ali se spremeni. Tehnično infrastrukturo okrog tega — shranjevanje, standardne formate, nadaljevanje povezave — lahko drug stranke uredijo za vas, pri tem pa se vaša lastna odgovornost za pravilnost vsebine ne izgubi.
Nekatera podjetja s lastnim oddelkom IT in več skupinami proizvodov se odločijo, da to upravljajo interno. Druga podjetja, še posebej kadar se proizvodi pojavljajo na trgih v različnih državah ali kadar imajo skupini proizvodov različne zahteve, se zavestno odločijo za zunanjo stran, ki opravlja tehnični del in le vsebino pusti pri samem podjetju.
Kaj ostane vaša odgovornost, tudi pri zunanjem zagotavljanju
Ne glede na to, ali sami gostujete ali vključite tretjo stran, odgovornost za pravilnost podatkov v potnem listu s tem ne spremenite. Zunanja stranka za gostovanje poskrbi za dostopnost in tehniko, ne pa za to, ali je sestava proizvoda pravilna ali je certifikat še veljaven. Pri izbiri stranke je zato smiselno jasno razjasniti, kdo naredi kateri del, in to zapisati v pogodbo namesto da bi predpostavili, da je urejeno.
Za tiste, ki dvomijo, ali je lastno gostovanje za lastne skupine proizvodov izvedljivo, je na voljo kratek pregled, ki prikazuje, kje so vaši proizvodi trenutno prvo smer, in baza znanja z razlago po skupini proizvodov prikazuje, katere zahteve so relevantne za vašo situacijo. Za lastno situacijo in za vprašanja o odgovornosti pri zunanjem zagotavljanju ostane pravnik ali pristojni nadzorni organ pravi partner.
Želite si najprej dobiti predstavo o tem, kaj se dogaja pri vaših proizvodih, preden se odločite za lastno gostovanje ali zunanje zagotavljanje? Opravite brezplačni hitri pregled ali brskajte po temah v bazi znanja.