Ναι, μπορείτε να τοποθετήσετε τα αρχεία πίσω από ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος στους δικούς σας διακομιστές ή στη δική σας ιστοσελίδα. Δεν υπάρχει υποχρέωση να το κάνετε μέσω ενός εξωτερικού τρίτου. Αυτό που καθιστά την απάντηση πιο περίπλοκη είναι ότι ο κανονισμός δεν ζητά μόνο μια σελίδα που είναι προσβάσιμη: θέτει επίσης απαιτήσεις σχετικά με το πόσο καιρό θα πρέπει να παραμένει προσβάσιμη η σελίδα, πώς είναι δομημένα τα δεδομένα και πώς λειτουργεί η σύνδεση με τον κωδικό QR ή άλλη φορέα δεδομένων.
Επειδή αυτό, η αυτο-φιλοξενία στην πράξη είναι κάτι διαφορετικό από «θα το βάλουμε στο δικό μας ιστότοπο». Πρόκειται για μια τεχνική και οργανωτική υποχρέωση που συνεχίζεται περισσότερο από ό,τι είναι συνηθισμένο για τα περισσότερα έργα με την κανονική φιλοξενία ιστού, και που παραμένει ακόμη και αν αλλάξει κάτι εσωτερικά: μια διαφορετική εταιρεία φιλοξενίας, μια εξαγορά, ή ένας υπάλληλος που φεύγει και ήταν ο μόνος που ήξερε πώς λειτουργούσε το σύστημα.
Τι ακριβώς σημαίνει η φιλοξενία σε ένα διαβατήριο προϊόντος
Ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος δεν αποτελείται από ένα μόνο αρχείο, αλλά από έναν συνδυασμό στοιχείων που πρέπει να συνδέονται. Υπάρχει μια μοναδική αναγνώριση του προϊόντος, υπάρχει ένα σύνολο δεδομένων με τα δεδομένα που είναι υποχρεωτικά για εκείνη την ομάδα προϊόντων, και υπάρχει ένα φορέα δεδομένων (συνήθως ένας κωδικός QR) που παραπέμπει σε εκείνο το σύνολο δεδομένων. Η φιλοξενία σημαίνει ότι φροντίζετε ώστε η σύνδεση αυτή να συνεχίσει να λειτουργεί, ότι το σύνολο δεδομένων είναι σε μια αναγνωρίσιμη και αναγνώσιμη μορφή, και ότι το περιεχόμενο μπορεί να τροποποιηθεί μόλις αλλάξει κάτι στο προϊόν.
Το τελευταίο είναι περισσότερη δουλειά από ό,τι φαίνεται. Μια τροποποίηση προϊόντος, ένας νέος προμηθευτής ενός εξαρτήματος, ή μια τροποποιημένη σύνθεση μπορεί να σημαίνει ότι τα δεδομένα στο διαβατήριο δεν είναι πλέον ακριβή. Όποιος φιλοξενεί ο ίδιος είναι επίσης ο ίδιος υπεύθυνος για την παρακολούθηση αυτών των αλλαγών και για τη διατήρηση ενός ίχνους αυτού που ήταν νωρίτερα.
Τι απαιτεί η αυτο-φιλοξενία στην πράξη
Ο κανονισμός απαιτεί ότι ένα διαβατήριο παραμένει προσβάσιμο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από ό,τι προβλέπουν τα περισσότερα τυπικά συμβόλαια φιλοξενίας. Αυτό σημαίνει ότι μια εταιρεία που φιλοξενεί ο ίδιος πρέπει να σκεφτεί τι θα συμβεί αν το τρέχον σύστημα αντικατασταθεί, αν η εταιρεία αλλάξει όνομα ή ιδιοκτήτη, ή αν ο IT υπάλληλος που το διαχειρίζεται δεν είναι πλέον στη θέση του. Ένας κωδικός QR που μετά από λίγα χρόνια δείχνει σε έναν νεκρό σύνδεσμο είναι για έναν εποπτικό φορέα ένα διαφορετικό είδος προβλήματος από ένα διαβατήριο που απλώς δεν είναι βέλτιστα συντεταγμένα.
Επιπλέον, η διαλειτουργικότητα παίζει ρόλο: τα δεδομένα πρέπει να είναι σε μια μορφή που μπορούν να διαβάσουν τα μηχανήματα, όχι μόνο οι άνθρωποι. Για εταιρείες με το δικό τους τμήμα ανάπτυξης είναι ζήτημα εφαρμογής των σωστών προτύπων. Για εταιρείες χωρίς αυτή την ικανότητα είναι συχνά ο λόγος για τον οποίο ανθυποβάλλουν αυτό το έργο σε ένα μέρος που έχει ήδη ρυθμίσει την τεχνική πλευρά. πώς λειτουργεί η αποθήκευση και η σύνδεση με τον κωδικό QR στην πράξη δίνει εικόνα για αυτό, ανεξάρτητα από το ποιος την εκτελεί τελικά.
Όπου βρίσκεται το όριο μεταξύ της αυτοεκτέλεσης και της ανταπόδοσης
Το όριο δεν είναι στο «μπορώ να το κάνω αυτό ο ίδιος» αλλά στο «μπορεί η οργάνωσή μας να συνεχίσει να το κάνει αυτό, και στο μέλλον». Η σύνθεση του περιεχομένου, η τροφοδοσία γεδομένων προϊόντος και η αξιολόγηση του αν τα δεδομένα είναι τρέχοντα, βρίσκονται σε κάθε περίπτωση στο δικό σας: δεν μπορείτε να ανθυποβάλλετε εντελώς αυτό το έργο, επειδή μόνο εσείς γνωρίζετε τι υπάρχει στο προϊόν σας ή αλλάζει. Η τεχνική υποδομή γύρω του — η αποθήκευση, τα πρότυπα, η συνέχεια της σύνδεσης — είναι κάτι που άλλα μέρη μπορούν να ρυθμίσουν για σας, χωρίς να χάσετε με αυτόν τον τρόπο την ίδια σας ευθύνη για την ακρίβεια του περιεχομένου.
Ορισμένες επιχειρήσεις με δικό τους τμήμα IT και πολλαπλές ομάδες προϊόντων επιλέγουν να το διαχειρίζονται εσωτερικά. Άλλες επιχειρήσεις, ιδίως όταν τα προϊόντα κυκλοφορούν σε διαφορετικές χώρες ή όταν οι ομάδες προϊόντων έχουν διαφορετικές απαιτήσεις, επιλέγουν συνειδητά έναν εξωτερικό φορέα που αναλαμβάνει την τεχνική πλευρά και αφήνει μόνο το περιεχόμενο στην ίδια την επιχείρηση.
Ποιες παραμένουν οι ευθύνες σας, ακόμη και κατά την εξωτέρευση
Είτε φιλοξενείτε ο ίδιος είτε προσλαμβάνετε τρίτο φορέα, η ευθύνη για την ακρίβεια των δεδομένων στο διαβατήριό σας δεν αλλάζει. Ένας εξωτερικός φορέας φιλοξενίας φροντίζει για τη διαθεσιμότητα και την τεχνική πλευρά, αλλά όχι για το αν είναι σωστή η σύνθεση ενός προϊόντος ή αν ένα πιστοποιητικό είναι ακόμα έγκυρο. Κατά την επιλογή ενός φορέα, είναι επομένως σκόπιμο να διευκρινίσετε ποιος κάνει ποιο μέρος και να το καθορίσετε σε ένα συμβόλαιο, αντί να υποθέσετε ότι όλα είναι ταξινομημένα.
Για όσους αμφιβάλλουν αν η αυτοφιλοξενία για τις δικές τους ομάδες προϊόντων είναι εφικτή, ένα σύντομο σκαν που δείχνει πού βρίσκονται τα προϊόντα σας αυτή τη στιγμή ένα πρώτο σημείο αναφοράς, και η τράπεζα γνώσεων με εξηγήσεις ανά ομάδα προϊόντος δείχνει ποιες απαιτήσεις είναι σχετικές για την κατάστασή σας. Για τη δική σας κατάσταση και για ερωτήσεις σχετικά με την ευθύνη κατά την εξωτέρευση, ένας νομικός ή η αρμόδια αρχή εποπτείας παραμένει το κατάλληλο μέρος.
Θέλετε πρώτα να αποκτήσετε μια εικόνα του τι ισχύει για τα προϊόντα σας πριν λάβετε απόφαση σχετικά με την αυτοφιλοξενία ή την εξωτέρευση; Κάντε την δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα της τράπεζας γνώσεων.