Ano, soubory digitálního produktového pasu můžete umístit na vlastní servery nebo vlastní webovou stránku. Neexistuje povinnost to dělat prostřednictvím externí strany. To, co činí odpověď složitější, je, že nařízení nejen požaduje dostupnou stránku: také stanovuje požadavky na dobu, po kterou musí být stránka dostupná, jak mají být data strukturována a jak musí fungovat propojení s QR kódem nebo jiným datovým nosičem.
Proto je vlastní hosting v praxi něco jiného než "umístíme to na náš vlastní web". Jde o technickou a organizační povinnost, která trvá déle, než jsou si firmy zvyklé u běžného webhostingu, a která přetrvává i když se interně něco změní: změna hostingové služby, převzetí firmy, nebo odchod zaměstnance, který byl jediným, kdo věděl, jak systém funguje.
Co přesně hosting u produktového pasu znamená
Digitální produktový pas se nejedná o jeden soubor, ale o kombinaci komponent, které na sebe musí navazovat. Existuje jedinečná identifikace produktu, dataset s údaji, které jsou pro danou skupinu produktů povinné, a datový nosič (obvykle QR kód), který na dataset odkazuje. Hosting znamená, že zajistíte, aby odkazování fungovalo, aby dataset byl v rozpoznatelném a čitelném formátu, a aby obsah bylo možné aktualizovat, jakmile se na produktu něco změní.
To druhé je více práce, než se zdá. Změna produktu, nový dodavatel součásti nebo změněné složení může znamenat, že údaje v pasu již nejsou správné. Kdo si hostuje sám, je také sám zodpovědný za sledování těchto změn a za vedení záznamu o tom, co tam bylo dříve.
Co vlastní hosting v praxi vyžaduje
Nařízení vyžaduje, aby pas zůstal dostupný po delší dobu, než pokrývá většina standardních hostingových smluv. To znamená, že firma, která si hostuje sama, si musí rozmyslet, co se stane, když se stávající systém nahradí, když firma změní název nebo majitele, nebo když IT specialista, který jej spravuje, už nebude v zaměstnání. QR kód, který po několika letech odkazuje na mrtvý odkaz, je pro dozorčího orgán jiný druh problému než pas, který je prostě neoptimálně vytvořen.
Kromě toho hraje roli interoperabilita: data musí být v podobě, kterou mohou počítače číst, ne jen lidé. Pro firmy s vlastním vývojovým oddělením se jedná o záležitost správné aplikace norem. Pro firmy bez této kapacity je to často důvod, proč tuto úlohu svěřit straně, která má technickou část již připravenou. jak funguje ukládání a propojení s QR kódem v praxi podává obraz toho, bez ohledu na to, kdo to nakonec provádí.
Kde leží hranice mezi vlastním řešením a outsourcingem
Hranice neleží u otázky "mohu to sám dělat", ale u otázky "může moje organizace v tom pokračovat i v průběhu let". Sestavení obsahu, poskytnutí údajů o produktu a posouzení, zda jsou údaje aktuální, v každém případě leží na vás: tuto práci nemůžete zcela outsourcovat, protože pouze vy víte, co váš produkt obsahuje nebo co se na něm mění. Technickou infrastrukturu kolem toho — úložiště, standardní formáty, kontinuitu odkazu — mohou pro vás zajistit jiné strany, aniž byste tím ztratili svou vlastní odpovědnost za správnost obsahu.
Některé firmy s vlastním oddělením IT a více produktovými skupinami se rozhodují to spravovat interně. Jiné firmy, zejména když jsou produkty uvedeny na trh v různých zemích nebo když jednotlivé produktové skupiny mají rozdílné požadavky, si vědomě zvolí externí stranu, která se postará o technickou stránku a pouze obsah zůstane v samotné firmě.
Co zůstává vaší odpovědností, i při pronajmutí
Ať už sami hostujete nebo zapojíte třetí stranu, odpovědnost za správnost údajů v pasportu se tím nemění. Externí hostingová strana zajišťuje dostupnost a techniku, ale ne otázku, zda je složení produktu správné nebo zda je certifikát stále platný. Při výběru strany je proto vhodné jasně zjistit, kdo dělá jakou část, a to si sepsat v dohodě místo toho, aby se předpokládalo, že je to vyřešeno.
Pro ty, kteří si nejsou jistí, zda je vlastní hosting pro jejich produktové skupiny realizovatelný, poskytuje krátké skenování, které ukazuje, kde se vaše produkty v současné chvíli nachází první směr, a databáze znalostí s vysvětlením pro každou produktovou skupinu ukazuje, které požadavky jsou pro vaši situaci relevantní. Pro vaši konkrétní situaci a pro otázky ohledně odpovědnosti při outsourcingu je právník nebo příslušný dohledový orgán stále vhodnou stranou.
Chcete si nejdřív udělat představu o tom, co se týká vašich produktů, než se rozhodnutete pro vlastní hosting nebo pronajmutí? Provedete bezplatné rychlé skenování nebo si projděte témata v databázi znalostí.