Tak, możesz umieścić pliki znajdujące się za cyfrowym paszportem produktu na własnych serwerach lub na własnej stronie internetowej. Nie ma obowiązku robienia tego za pośrednictwem strony trzeciej. To, co komplikuje odpowiedź, to fakt, że rozporządzenie nie tylko żąda dostępności strony: stawia również wymogi dotyczące tego, jak długo strona musi pozostać dostępna, jak dane są uporządkowane i jak działa powiązanie z kodem QR lub innym nośnikiem danych.
Z tego powodu samodzielne hostowanie w praktyce jest czymś innym niż "umieszczamy to na naszej własnej stronie internetowej". Chodzi o zobowiązanie techniczne i organizacyjne, które trwa dłużej niż większość firm przyzwyczajona jest do zwykłego hostingu stron internetowych i które utrzymuje się nawet wtedy, gdy coś zmienia się wewnętrznie: inna firma zajmująca się hostingiem, przejęcie lub pracownik, który odchodzi i był jedynym, który wiedział, jak działa system.
Co dokładnie oznacza hostowanie dla paszportu produktu
Cyfrowy paszport produktu nie składa się z jednego pliku, ale z kombinacji elementów, które muszą na siebie pasować. Jest unikalne oznaczenie produktu, jest zestaw danych zawierający informacje obowiązkowe dla tej grupy produktów oraz nośnik danych (zwykle kod QR) wskazujący na ten zestaw danych. Hostowanie oznacza zapewnienie, że to powiązanie będzie działać, że zestaw danych jest w rozpoznawalnym i czytelnym formacie oraz że zawartość można zmienić, gdy coś zmieni się w produkcie.
To ostatnie wymaga więcej pracy niż się wydaje. Zmiana produktu, nowy dostawca komponentu lub zmieniona kompozycja mogą oznaczać, że dane w paszporcie są nieaktualne. Kto hostuje sam, jest również odpowiedzialny za śledzenie tych zmian i prowadzenie rejestracji tego, co było wcześniej.
Co samodzielne hostowanie wymaga w praktyce
Rozporządzenie wymaga, aby paszport pozostał dostępny przez dłuższy okres niż przewiduje większość standardowych umów hostingu. Oznacza to, że firma, która hostuje sama, musi zastanowić się, co się stanie, gdy obecny system zostanie zastąpiony, gdy firma zmieni nazwę lub właściciela, lub gdy pracownik IT, który nim zarządza, nie będzie już pracować w firmie. Kod QR, który po kilku latach wskazuje na nieistniejący link, to dla organu nadzoru inny rodzaj problemu niż paszport, który po prostu nie jest optymalnie opracowany.
Ponadto ważną rolę odgrywa interoperacyjność: dane muszą być w formie, którą mogą odczytać maszyny, a nie tylko ludzie. Dla firm posiadających własny dział rozwoju jest to kwestia stosowania właściwych norm. Dla firm bez takiej zdolności jest to często powód, aby powierzyć to zadanie stronie trzeciej, która już przygotowała stronę techniczną. jak działa przechowywanie i powiązanie z kodem QR w praktyce daje w tym zakresie obraz, niezależnie od tego, kto ostatecznie go wykonuje.
Gdzie jest granica między wykonywaniem samodzielnie a zlecaniem
Granica nie leży w "czy wolno mi to robić samemu", ale w "czy moja organizacja może to robić dalej, również przez lata". Zestawianie zawartości, dostarczanie danych produktu i ocena, czy dane są aktualne, leży w każdym razie po Twojej stronie: nie możesz całkowicie powierzyć tego pracy, ponieważ tylko Ty wiesz, co zawiera Twój produkt lub zmienia się. Infrastruktura techniczna wokół niej — przechowywanie, formaty standardowe, ciągłość linku — to coś, co inne strony mogą dla Ciebie przygotować, bez utraty Twojej odpowiedzialności za dokładność treści.
Niektóre firmy mające własny dział IT i wiele grup produktów decydują się na zarządzanie tym wewnętrznie. Inne firmy, zwłaszcza gdy produkty trafiają na rynek w różnych krajach lub gdy grupy produktów mają różne wymagania, świadomie wybierają zewnętrznego partnera, który zajmuje się stroną techniczną i pozostawia zawartość wyłącznie w samej firmie.
Co pozostaje Twoją odpowiedzialnością, również w przypadku outsourcingu
Niezależnie od tego, czy sami hostujecie, czy zaangażujecie stronę trzecią, odpowiedzialność za poprawność danych w paszporcie nie zmienia się. Zewnętrzny partner hostingowy zapewnia dostępność i aspekt techniczny, ale nie odpowiada za to, czy skład produktu jest prawidłowy lub czy certyfikat jest jeszcze ważny. Przy wyborze partnera warto więc jasno ustalić, kto jaki fragment realizuje, i udokumentować to w umowie zamiast zakładać, że jest to załatwione.
Dla osób wahających się, czy samodzielny hosting dla własnych grup produktów jest możliwy, krótkie skanowanie pokazujące aktualny stan Twoich produktów daje wstępny kierunek, a baza wiedzy z wyjaśnieniami dla każdej grupy produktów pokazuje, które wymagania są istotne dla Twojej sytuacji. W kwestii własnej sytuacji i pytań dotyczących odpowiedzialności przy outsourcingu właściwą stroną pozostaje prawnik lub właściwy organ nadzoru.
Chcesz najpierw uzyskać obraz tego, co dotyczy Twoich produktów, zanim podejmiesz decyzję o samodzielnym hostingu lub outsourcingu? Skorzystaj z bezpłatnego quick-scanu lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy.