Oui, vous pouvez placer les fichiers d'un passeport numérique de produit sur vos propres serveurs ou votre propre page Web. Il n'y a aucune obligation de passer par un tiers externe. Ce qui rend la réponse plus complexe, c'est que le règlement ne demande pas seulement une page accessible : il impose également des exigences concernant la durée pendant laquelle cette page doit rester accessible, la manière dont les données sont structurées et le fonctionnement de la liaison avec le code QR ou un autre vecteur de données.
De ce fait, l'auto-hébergement en pratique est différent de « nous mettons cela sur notre propre site Web ». Il s'agit d'une obligation technique et organisationnelle qui s'étend sur une période plus longue que celle à laquelle la plupart des entreprises sont habituées dans l'hébergement Web ordinaire, et qui persiste même en cas de changement interne : un autre prestataire d'hébergement, une acquisition, ou un employé qui part et était le seul à savoir comment fonctionnait le système.
Ce que l'hébergement signifie exactement pour un passeport de produit
Un passeport numérique de produit ne consiste pas en un seul fichier, mais en une combinaison de composants qui doivent être interconnectés. Il y a une identification unique du produit, il y a un ensemble de données contenant les informations obligatoires pour ce groupe de produits, et il y a un vecteur de données (généralement un code QR) qui fait référence à cet ensemble de données. Héberger signifie que vous veillez à ce que ce lien continue de fonctionner, que l'ensemble de données se présente dans un format reconnaissable et lisible, et que le contenu puisse être modifié dès que quelque chose change dans le produit.
C'est plus de travail que cela n'y paraît. Une modification du produit, un nouveau fournisseur de composants, ou une composition modifiée peuvent signifier que les données du passeport ne sont plus exactes. Celui qui héberge soi-même est également personnellement responsable du suivi de ces modifications et de la conservation d'un historique de ce qui s'y trouvait auparavant.
Ce que l'auto-hébergement exige en pratique
Le règlement exige qu'un passeport reste accessible pendant une période plus longue que celle que la plupart des contrats d'hébergement standard ne prévoient. Cela signifie qu'une entreprise qui héberge elle-même doit réfléchir à ce qui se passera si le système actuel est remplacé, si l'entreprise change de nom ou de propriétaire, ou si l'employé informatique qui le gère n'est plus en service. Un code QR pointant vers un lien mort après quelques années est un problème d'un autre type pour un organisme de contrôle qu'un passeport qui n'est tout simplement pas optimalement établi.
En outre, l'interopérabilité joue un rôle : les données doivent être sous une forme que les machines puissent lire, pas seulement les humains. Pour les entreprises disposant de leur propre département de développement, il s'agit d'une question d'application des bonnes normes. Pour les entreprises qui ne disposent pas de cette capacité, c'est souvent la raison de confier cette tâche à un tiers qui a déjà mis en place l'infrastructure technique. comment le stockage et la liaison avec le code QR fonctionnent en pratique donne une image de cela, indépendamment de qui finit par l'exécuter.
Où se situe la limite entre faire soi-même et externaliser
La limite ne se situe pas à « ai-je le droit de le faire moi-même » mais à « mon organisation peut-elle continuer à le faire, même au fil des années ». L'assemblage du contenu, la fourniture de données produit et l'évaluation de l'actualité des données relèvent en tout cas de votre responsabilité : vous ne pouvez pas entièrement externaliser ce travail, car seul vous savez ce que contient votre produit ou ce qui change. L'infrastructure technique sous-jacente — le stockage, les formats normalisés, la continuité du lien — est quelque chose que d'autres tiers peuvent organiser pour vous, sans pour autant vous délier de votre propre responsabilité quant à l'exactitude du contenu.
Certaines entreprises disposant de leur propre département informatique et de plusieurs groupes de produits choisissent de gérer cela en interne. D'autres entreprises, notamment lorsque des produits sont commercialisés dans différents pays ou lorsque les groupes de produits ont des exigences variées, choisissent délibérément de faire appel à un tiers qui gère l'aspect technique et laisse le contenu à l'entreprise elle-même.
Ce qui reste de votre responsabilité, même en cas d'externalisation
Que vous hébergiez vous-même ou que vous fassiez appel à un tiers, la responsabilité de l'exactitude des données du passeport ne change pas pour autant. Un prestataire d'hébergement externe assure la disponibilité et l'aspect technique, mais non l'exactitude de la composition d'un produit ou la validité d'un certificat. Lors du choix d'un prestataire, il est donc judicieux de clarifier qui fait quelle partie et de le fixer dans un contrat plutôt que de supposer que tout est réglé.
Pour ceux qui doutent que l'auto-hébergement soit réalisable pour leurs propres groupes de produits, un scan rapide qui montre où se situent actuellement vos produits donne une première direction, et la base de connaissances avec explications par groupe de produits montre quelles exigences sont pertinentes pour votre situation. Pour votre situation particulière et pour les questions relatives à la responsabilité en cas d'externalisation, un juriste ou l'autorité de surveillance compétente reste l'interlocuteur approprié.
Vous souhaitez d'abord avoir une vue d'ensemble de ce qui s'applique à vos produits avant de décider d'auto-héberger ou d'externaliser? Effectuez le scan rapide gratuit ou parcourez les sujets dans la base de connaissances.