Ja, Sie können die Dateien eines digitalen Produktpass auf eigenen Servern oder einer eigenen Webseite speichern. Es gibt keine Verpflichtung, dies über einen externen Anbieter zu tun. Was die Antwort komplizierter macht, ist, dass die Verordnung nicht nur eine erreichbare Seite verlangt: Sie stellt auch Anforderungen daran, wie lange diese Seite erreichbar bleiben muss, wie die Daten strukturiert sind und wie die Verknüpfung mit dem QR-Code oder einem anderen Datenträger funktioniert.
Daher ist Selbsthosting in der Praxis etwas anderes als "wir stellen es auf unsere eigene Website". Es geht um eine technische und organisatorische Verpflichtung, die länger andauert als die meisten Unternehmen es vom gewöhnlichen Webhosting gewohnt sind, und die bleibt bestehen, auch wenn sich intern etwas ändert: ein anderer Hostinganbieter, eine Übernahme oder ein Mitarbeiter, der geht und der einzige war, der wusste, wie das System funktioniert.
Was Hosting bei einem Produktpass genau bedeutet
Ein digitales Produktpass besteht nicht aus einer einzelnen Datei, sondern aus einer Kombination von Komponenten, die aufeinander abgestimmt sein müssen. Es gibt eine eindeutige Produktidentifikation, einen Datensatz mit den Daten, die für diese Produktgruppe vorgeschrieben sind, und einen Datenträger (meist ein QR-Code), der auf diesen Datensatz verweist. Hosting bedeutet, dass Sie dafür sorgen, dass diese Verknüpfung funktioniert, dass der Datensatz in einem erkennbaren und lesbaren Format vorliegt, und dass der Inhalt aktualisiert werden kann, sobald sich das Produkt ändert.
Das Letztere ist mehr Arbeit als es aussieht. Eine Produktänderung, ein neuer Lieferant für ein Bauteil oder eine veränderte Zusammensetzung kann bedeuten, dass die Daten im Produktpass nicht mehr stimmen. Wer selbst hostet, ist auch selbst dafür verantwortlich, diese Änderungen nachzuverfolgen und eine Aufzeichnung dessen zu bewahren, was vorher darin stand.
Was Selbsthosting in der Praxis verlangt
Die Verordnung verlangt, dass ein Produktpass über einen längeren Zeitraum erreichbar bleibt als die meisten Standard-Hostingverträge vorsehen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen, das selbst hostet, überlegen muss, was geschieht, wenn das aktuelle System ersetzt wird, wenn das Unternehmen den Namen oder Eigentümer wechselt, oder wenn der IT-Mitarbeiter, der es verwaltet, nicht mehr im Dienst ist. Ein QR-Code, der nach ein paar Jahren auf einen toten Link verweist, ist für eine Aufsichtsbehörde ein anderes Problem als ein Produktpass, der einfach nicht optimal erstellt ist.
Darüber hinaus spielt Interoperabilität eine Rolle: die Daten müssen in einer Form vorliegen, die Maschinen auslesen können, nicht nur Menschen. Für Unternehmen mit einer eigenen Entwicklungsabteilung ist dies eine Frage der Anwendung der richtigen Standards. Für Unternehmen ohne diese Kapazität ist dies oft der Grund, diese Aufgabe an eine Partei auszulagern, die die technische Seite bereits eingerichtet hat. wie die Speicherung und Verknüpfung mit dem QR-Code in der Praxis funktioniert vermittelt davon ein Bild, unabhängig davon, wer es letztendlich umsetzt.
Wo die Grenze zwischen Eigenverantwortung und Auslagerung liegt
Die Grenze liegt nicht bei "darf ich das selbst" sondern bei "kann meine Organisation das über Jahre hinweg weiter tun". Die Zusammenstellung der Inhalte, die Bereitstellung von Produktdaten und die Beurteilung, ob Daten aktuell sind, liegen ohnehin bei Ihnen: Diese Arbeit können Sie nicht vollständig auslagern, denn nur Sie wissen, was in Ihr Produkt geht oder sich ändert. Die technische Infrastruktur drumherum — die Speicherung, die Standardformate, die Kontinuität der Verknüpfung — ist etwas, das andere Parteien für Sie einrichten können, ohne dass Sie damit Ihre eigene Verantwortung für die Richtigkeit des Inhalts ablegen.
Einige Unternehmen mit einer eigenen IT-Abteilung und mehreren Produktgruppen entscheiden sich dafür, dies intern zu verwalten. Andere Unternehmen, besonders wenn Produkte in verschiedenen Ländern auf den Markt kommen oder wenn die Produktgruppen unterschiedliche Anforderungen haben, entscheiden sich bewusst für einen externen Dienstleister, der die technische Seite abwickelt und nur den Inhalt im Unternehmen selbst behält.
Was bleibt Ihre Verantwortung, auch bei Auslagerung
Ob Sie selbst hosten oder einen Dritten beauftragen, die Verantwortung für die Richtigkeit der Daten im Paspoort ändert sich dadurch nicht. Ein externer Hosting-Dienstleister sorgt für die Erreichbarkeit und die Technik, aber nicht dafür, ob die Zusammensetzung eines Produkts korrekt ist oder ob ein Zertifikat noch gültig ist. Bei der Wahl eines Dienstleisters ist es daher sinnvoll, klar zu klären, wer welchen Teil übernimmt, und dies in einem Vertrag festzuhalten, anstatt anzunehmen, dass es geregelt ist.
Für diejenigen, die unsicher sind, ob das Selbsthosten für die eigenen Produktgruppen machbar ist, bietet einen kurzen Scan, der zeigt, wo Ihre Produkte derzeit stehen eine erste Orientierung, und die Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Produktgruppe zeigt, welche Anforderungen für Ihre Situation relevant sind. Für die eigene Situation und für Fragen zur Haftung bei Auslagerung bleiben ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie sich zunächst ein Bild davon machen, was für Ihre Produkte eine Rolle spielt, bevor Sie eine Entscheidung über Selbsthosting oder Auslagerung treffen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank.