Sì, potete posizionare i file dietro a un digital product passport sui vostri server o su una vostra pagina web. Non c'è l'obbligo di farlo tramite una terza parte. Ciò che rende la risposta più complicata è che il regolamento non chiede solo una pagina accessibile: pone anche requisiti su quanto tempo quella pagina deve rimanere accessibile, come i dati devono essere strutturati e come deve funzionare il collegamento con il codice QR o un altro data carrier.
Per questo motivo, l'auto-hosting in pratica è diverso da "mettiamo il tutto sul nostro sito web". Si tratta di un obbligo tecnico e organizzativo che si estende oltre quello a cui la maggior parte delle aziende è abituata con l'hosting web ordinario, e che persiste anche quando cambia qualcosa internamente: una diversa società di hosting, un'acquisizione, oppure un dipendente che se ne va e era l'unico a sapere come funzionava il sistema.
Cosa significa ospitare esattamente per un digital product passport
Un digital product passport non consiste in un unico file, ma in una combinazione di componenti che devono essere integrati tra loro. Esiste un'identificazione univoca del prodotto, esiste un dataset con i dati obbligatori per quel gruppo di prodotti, ed esiste un data carrier (di solito un codice QR) che rimanda a quel dataset. Ospitare significa garantire che quel rimando continui a funzionare, che il dataset sia in un formato riconoscibile e leggibile, e che il contenuto possa essere aggiornato non appena c'è un cambiamento nel prodotto.
Quest'ultimo aspetto richiede più lavoro di quanto sembri. Una modifica del prodotto, un nuovo fornitore di un componente o una composizione modificata possono significare che i dati nel pasaporto non sono più corretti. Chi ospita da solo è anche responsabile del mantenimento di questi cambiamenti e della conservazione di una traccia di ciò che era contenuto in precedenza.
Cosa richiede l'auto-hosting in pratica
Il regolamento richiede che un pasaporto rimanga accessibile per un periodo più lungo rispetto a quello previsto dalla maggior parte dei contratti di hosting standard. Ciò significa che un'azienda che ospita da sola deve considerare cosa succede se il sistema attuale viene sostituito, se l'azienda cambia nome o proprietario, oppure se il dipendente IT che lo gestisce non lavora più lì. Un codice QR che dopo qualche anno rimanda a un link non funzionante rappresenta per un'autorità di controllo un problema diverso rispetto a un pasaporto semplicemente non compilato in modo ottimale.
Inoltre, entra in gioco l'interoperabilità: i dati devono essere in un formato che le macchine possono leggere, non solo gli esseri umani. Per aziende con un proprio dipartimento di sviluppo, si tratta di applicare gli standard corretti. Per aziende senza questa capacità, è spesso il motivo per affidare questo compito a una parte che ha già predisposto l'aspetto tecnico. come funziona l'archiviazione e il collegamento con il codice QR nella pratica fornisce un'immagine di questo, indipendentemente da chi lo realizza infine.
Dove si traccia il confine tra fare da soli e esternalizzare
Il confine non sta in "posso farlo da solo" ma in "la mia organizzazione può continuare a farlo, anche negli anni a venire". La compilazione del contenuto, l'invio dei dati sui prodotti e la valutazione se i dati sono aggiornati, comunque ricadono su di voi: non potete esternalizzare completamente questo lavoro, perché solo voi sapete cosa c'è nel vostro prodotto o cosa cambia. L'infrastruttura tecnica attorno ad esso — l'archiviazione, gli standard, la continuità del collegamento — è invece qualcosa che altre parti possono organizzare per voi, senza che per questo perdiate la vostra responsabilità sulla correttezza del contenuto.
Alcune aziende con un proprio reparto IT e più gruppi di prodotti scelgono di gestire questo internamente. Altre aziende, soprattutto quando i prodotti vengono immessi sul mercato in paesi diversi o quando i gruppi di prodotti hanno requisiti diversi, scelgono consapevolmente una parte esterna che gestisce l'aspetto tecnico e lascia il contenuto solo presso l'azienda stessa.
Che cosa rimane vostra responsabilità, anche in caso di esternalizzazione
Che voi stessi ospitiate o che incarichiate una terza parte, la responsabilità dell'esattezza dei dati nel passaporto non cambia. Una parte esterna di hosting si occupa della disponibilità e della tecnica, ma non della questione se la composizione di un prodotto è corretta o se un certificato è ancora valido. Quando scegliete una parte, è quindi utile chiarire chi fa quale parte e fissarlo in un contratto invece di presumere che sia regolato.
Per chi ha dubbi sul fatto che l'hosting autonomo per i propri gruppi di prodotti sia fattibile, una breve scansione che mostra dove si trovano attualmente i vostri prodotti fornisce una prima direzione, e la banca dati delle conoscenze con spiegazioni per ogni gruppo di prodotti mostra quali requisiti sono rilevanti per la vostra situazione. Per la vostra situazione specifica e per domande sulla responsabilità in caso di esternalizzazione, rimane un avvocato o l'autorità di vigilanza competente il partner più appropriato.
Volete prima farvi un'idea di ciò che interessa i vostri prodotti prima di decidere se ospitare autonomamente o esternalizzare? Fate la scansione rapida gratuita o sfogliate i temi nella banca dati delle conoscenze.