Da, možete smjestiti datoteke iza digitalnoga productpassporta na vlastite servere ili vlastitu web-stranicu. Nema obaveze da to radite kroz vanjsku stranu. Ono što odgovor čini kompliciranijim je što uredba ne traži samo stranicu koja je dostupna: ona također postavlja zahtjeve na to koliko dugo ta stranica mora ostati dostupna, kako su podaci strukturirani i kako funkcionira povezanost s QR-kodom ili drugim nosačem podataka.
Zbog toga je vlastiti hosting u praksi nešto drugačije od "postavljamo to na našu vlastitu web-stranicu". Radi se o tehnička i organizacijskoj obavezi koja se protežu duže od onoga na što su većina poduzeća navikla kod običnog web-hostinga, i koja ostaje obveza čak i ako se nešto interno promijeni: drugačiji hosting pružatelj, preuzimanje, ili zaposlenik koji ode i bio je jedini koji je znao kako funkcionira sustav.
Što točno uključuje hosting kod productpassporta
Digitalni productpassport ne sastoji se od jedne datoteke, već od kombinacije komponenti koje se moraju usklađivati. Postoji jedinstvena identifikacija proizvoda, postoji skup podataka sa podacima koji su obvezatni za tu skupinu proizvoda, i postoji nosač podataka (obično QR-kod) koji se odnosi na taj skup podataka. Hosting znači da osigurate da ta povezanost nastavlja raditi, da je skup podataka u prepoznatljivom i čitljivom formatu, i da se sadržaj može prilagoditi čim se nešto na proizvodu promijeni.
To je više posla nego što izgleda. Promjena proizvoda, novi dobavljač dijelova ili prilagođeni sastav mogu značiti da podaci u passportu više nisu točni. Tko sam hosts, odgovoran je i za održavanje tih promjena, i za čuvanje traga onoga što je prije bilo tamo.
Što vlastiti hosting u praksi traži
Uredba zahtijeva da passport bude dostupan tijekom duljeg vremena nego što većina standardnih ugovora o hostingu predviđa. To znači da poduzeće koje sam hosts mora razmisliti što se događa ako se trenutni sustav zamijeni, ako poduzeće promijeni naziv ili vlasnika, ili ako IT-zaposlenik koji ga upravlja više nije u službi. QR-kod koji nakon nekoliko godina upućuje na mrtvog linka je za nadzornog tijela drugačija vrsta problema od passporta koji nije optimalno napravljen.
Pored toga, interoperabilnost igra ulogu: podaci moraju biti u obliku koji strojevi mogu čitati, ne samo ljudi. Za poduzeća s vlastitim odjelu razvoja to je pitanje primjene ispravnih standarda. Za poduzeća bez te kapacitete često je razlog da ovaj zadatak povjerite stranci koja je tehnički dio već postavila. kako funkcionira pohrana i povezanost s QR-kodom u praksi daje sliku toga, neovisno o tome tko ga na kraju izvršit će.
Gdje je granica između vlastitog rada i outsourcinga
Granica nije kod "smije li ovo sam" nego kod "može li moja organizacija nastaviti to raditi, i nakon godina". Sastavljanje sadržaja, prikupljanje podataka o proizvodima i procjena jesu li podaci ažurni nalazi se u svakom slučaju kod vas: taj posao ne možete potpuno outsourcati, jer samo vi znate što je u vašem proizvodu ili se mijenja. Tehnička infrastruktura oko toga — pohrana, standardni formati, kontinuitet veze — nešto je što druge strane mogu postaviti za vas, bez da time gubite svoju vlastitu odgovornost za točnost sadržaja.
Neka poduzeća s vlastitim IT-odeljenjem i više skupinama proizvoda odlučuju to upravljati interno. Druga poduzeća, posebice kada se proizvodi pojavljuju na tržištu različitih zemalja ili kada skupinama proizvoda postavljaju različiti zahtjevi, svjesno biraju vanjsku stranku koja obavlja tehničku stranu i ostavlja samo sadržaj pri samoj poduzeću.
Što ostaje vašom odgovornošću, čak i pri outsourcingu
Bez obzira hoste li sami ili angažirate treću stranku, odgovornost za točnost podataka u putovnici tim se ne mijenja. Vanjska hosting stranica brine se za dostupnost i tehniku, ali ne o pitanju je li sastav proizvoda ispravan ili je li certifikat još valjan. Pri odabiru stranke stoga je korisno jasno razjasniti tko koji dio obavlja i to zabilježiti u ugovoru umjesto da pretpostavljate da je to uređeno.
Za one koji dvoje hoste li sami za svoje skupinama proizvoda, pruža brzo skeniranje koje pokazuje gdje se vaši proizvodi trenutno nalaze prvi smjer, i banka znanja s objašnjenom po skupini proizvoda pokazuje koji su zahtjevi relevantni za vašu situaciju. Za vlastitu situaciju i za pitanja o odgovornosti pri outsourcingu, pravnik ili nadležni nadzorni organ ostaju odgovarajuća stranka.
Želite li prvo dobiti sliku o tome što vrijedi za vaše proizvode prije nego što donesete odluku o samom hostingu ili outsourcingu? Izvršite besplatnu quick-scan ili pregledajte teme u banci znanja.