Como abordo o passaporte do produto para produtos passo a passo?

O que deve fazer concretamente

O que se espera de si

Um passaporte de produto não é estabelecido de uma só vez. O artigo 9 e o artigo 10 do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) descrevem o que um passaporte de produto digital deve conter e como deve estar acessível, mas esses artigos não dizem nada sobre a ordem em que uma empresa o organiza. Na prática, essa ordem é reconhecível e divide-se em alguns passos que se seguem logicamente.

Determinar se e quando o passaporte se aplica aos seus produtos

A obrigação aplica-se por grupo de produtos, e nem todos os grupos de produtos estão ainda na ordem do dia. A primeira coisa que deve ser clara é se um produto se enquadra numa regulamentação delegada ou se virá a enquadrar-se, e, em caso afirmativo, qual. Essa é uma questão de investigação em si; o passaporte de produto digital aplica-se aos meus produtos? aprofunda este tema. Para uma empresa com vários grupos de produtos no seu sortimento, isto significa que o estatuto é verificado separadamente por grupo — um grupo pode já ser concreto, outro pode ainda estar em preparação.

Determinar quais dados são necessários

O artigo 10 refere os requisitos que o passaporte deve cumprir, e a regulamentação delegada para cada grupo de produtos especifica quais dados são concretamente necessários: materiais, origem, dados de reparação, informações de conformidade, dependendo do grupo de produtos. Para uma empresa com 10 a 100 colaboradores, isto significa um inventário: que dados já existem (na compra, no controlo de qualidade, na engenharia), quais faltam, e junto de quem devem ser obtidos os dados em falta — junto de um fornecedor, junto de um relatório de teste, ou em lado nenhum, porque ainda têm de ser recolhidos.

Organizar quem fornece e gere os dados

Nas importações, os dados muitas vezes vêm de um fabricante fora da UE, e esse fornecimento tem de ser organizado antes de um passaporte poder ser compilado. Na produção própria, os dados estão dispersos internamente entre a compra, a engenharia e a qualidade. Em ambos os casos, isto significa que alguém é designado como responsável por manter os dados completos e atualizados, e que é criado um local fixo onde esses dados se reúnem antes de irem para um passaporte.

Fazer compilar o passaporte e ligá-lo a um suporte de dados

O artigo 9 descreve que o passaporte deve estar acessível através de um suporte de dados, na prática um código QR no produto ou junto deste. Para uma empresa, isto significa um passo técnico: os dados têm de entrar num sistema que gera um passaporte e o liga a esse suporte de dados, e esse sistema tem de estar alinhado com a forma como os produtos já são etiquetados ou embalados.

Manter o passaporte atualizado ao longo da vida útil

Um passaporte não é uma fotografia num único momento de venda. Os dados sobre reparação, manutenção ou alterações posteriores podem permanecer relevantes durante a vida útil do produto, e o anfitrião do passaporte tem de disponibilizá-los durante um período mais longo. Para uma empresa, isto significa que há um processo para atualizar passaportes, não apenas para criá-los.

Onde corre mal na prática

Um erro comum é as empresas esperarem até que a regulamentação delegada para o seu grupo de produtos esteja definitiva e só depois começarem a recolher dados — o que faz com que o período de preparação seja muito mais longo do que o esperado, porque os dados têm de ser obtidos junto de fornecedores que não estão preparados para isso.

Uma segunda situação é que os dados existem, mas estão dispersos por diferentes departamentos e sistemas, sem que ninguém tenha uma visão geral. Ao compilar o passaporte, verifica-se então que ninguém pode dizer com certeza qual é a versão correta de uma especificação.

Um terceiro é que as empresas estabelecem um passaporte por modelo de produto sem pensar em variantes — cor, tamanho, pequenas diferenças técnicas — o que resulta em demasiados passaportes desnecessários ou, inversamente, um passaporte é utilizado incorretamente para produtos que na verdade diferem. Posso utilizar um passaporte de produto para múltiplas variantes do mesmo produto? aborda como esta questão se desenrola na prática.

Uma quarta situação: o lado técnico do passaporte — a integração com o suporte de dados QR, o sistema que aloja os dados — é regulado apenas quando o prazo já está à vista, enquanto é precisamente esta a parte que leva tempo para ser adequadamente configurada e testada.

Um quinto: funcionários no chão de fábrica, por exemplo na embalagem ou expedição, não sabem que é necessário um suporte de dados no produto e o que pode ou não constar nele, causando que as etiquetas sejam aplicadas incorretamente ou esquecidas.

O que pode documentar

• Uma visão geral por grupo de produtos do estado: se a obrigação já se aplica, se existe um regulamento em projeto, ou se ainda não há nada conhecido — ver o que pode fazer agora enquanto as regras ainda não são definitivas como estruturar essa visão geral
• Uma lista dos dados necessários por grupo de produtos, indicando a origem (departamento próprio, fornecedor, instituto de testes)
• Um responsável designado por manter os dados do passaporte atualizados, incluindo um momento em que isso é verificado periodicamente
• Acordos com fornecedores sobre o fornecimento de dados, incluindo o momento em que isso deve ocorrer
• Um percurso de teste antes da obrigação realmente entrar em vigor, para que os constrangimentos na entrega de dados e na integração com o suporte de dados fiquem visíveis antecipadamente — posso já fazer uma versão teste do passaporte do produto descreve como tal teste pode ser estruturado
• Uma instrução para os funcionários que aplicam o suporte de dados no produto, para que as etiquetas sejam aplicadas de forma consistente e no local correto — ver também como preparo os meus colaboradores para trabalhar com o passaporte de produto
• Uma decisão sobre como lidar com o inventário existente já produzido antes de o passaporte se tornar obrigatório, registada juntamente com o resto do planeamento