Hvordan tackler jeg produktpasset for produkter trin for trin?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Et produktpas opstår ikke på én gang. Artikel 9 og artikel 10 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) beskriver, hvad et digitalt produktpas skal indeholde, og hvordan det skal være tilgængeligt, men disse artikler siger intet om den rækkefølge, som en virksomhed skal organisere det på. Den rækkefølge er imidlertid mulig at genkende i praksis og kan opdeles i flere logisk på hinanden følgende trin.

Afgøre, om og hvornår passet gælder for dine produkter

Forpligtelsen gælder pr. produktgruppe, og ikke alle produktgrupper er allerede på skemaet. Det første, der skal være klart, er, om et produkt falder ind under en delegeret forordning eller vil gøre det, og i så fald hvilken. Det er et søgespørgsmål i sig selv; gælder det digitale produktpas for mine produkter? går dybere ind i dette. For en virksomhed med flere produktgrupper i sortimentet betyder dette, at statussen for hver gruppe blive undersøgt særskilt – den ene gruppe kan allerede være konkret, den anden endnu under forberedelse.

Fastslå, hvilke data der er nødvendige

Artikel 10 nævner de krav, som passet skal opfylde, og den delegerede forordning pr. produktgruppe præciserer, hvilke data der konkret er nødvendige: materialer, oprindelse, reparationsdata, overensstemmelsesoplysninger, afhængigt af produktgruppen. For en virksomhed med 10 til 100 medarbeidere betyder dette en inventar: hvilke data er der allerede (ved indkøb, kvalitetskontrol, teknik), hvilke mangler, og hos hvem skal disse manglende data hentes – hos en underleverandør, i en testrapport, eller slet ikke, fordi de endnu skal indsamles.

Organisere, hvem der leverer og administrerer dataene

Ved import kommer data ofte fra en fabrikant uden for EU, og denne levering skal organiseres, før et pas kan samles. Ved egen produktion ligger dataene internt fordelt på indkøb, engineering og kvalitet. I begge tilfælde betyder dette, at der udpeges en ansvarlig person for at holde dataene fuldstændige og aktuelle, og at der etableres et fast sted, hvor disse data samles, før de sendes til et pas.

Få passet sammensat og knyttet til en datakilde

Artikel 9 beskriver, at passet skal være tilgængeligt via en datakilde; i praksis en QR-kode på eller ved produktet. For en virksomhed betyder dette et teknisk trin: dataene skal ind i et system, der genererer et pas og linker det til denne datakilde, og dette system skal være kompatibelt med den måde, som produkter allerede mærkes eller pakkes på.

Holde passet aktuelt gennem hele produktets levetid

Et pas er ikke et øjebliksbillede ved salg. Data om reparation, vedligeholdelse eller senere ændringer kan være relevante gennem hele produktets levetid, og værten for passet skal holde dette tilgængeligt over en længere periode. For en virksomhed betyder dette, at der etableres en proces for opdatering af pas, ikke blot for oprettelse af dem.

Hvor det går galt i praksis

En hyppigt begået fejl er, at virksomheder venter til den delegerede forordning for deres produktgruppe er definitiv, og først derefter begynder at indsamle data – hvilket får opstarten til at vare meget længere end forventet, fordi data skal hentes hos underleverandører, der ikke er forberedt på det.

En anden situation er, at dataene godt nok findes, men spredt over forskellige afdelinger og systemer, uden at nogen har overblikket. Ved sammensætningen af passet viser det sig så, at ingen med sikkerhed kan sige, hvilken version af en specifikation der er den rigtige.

En tredje er, at virksomheder opretter et pas pr. produktmodel uden at tænke på varianter – farve, størrelsesangivelse, små tekniske forskelle – hvilket resulterer i unødvendigt mange pas eller omvendt ét pas, der anvendes forkert på produkter, som faktisk adskiller sig. Kan jeg bruge et produktpas til flere varianter af det samme produkt? går ind på, hvordan dette spørgsmål udspiller sig i praksis.

En fjerde situation: den tekniske side af passet — kopplingen med QR-datarøreren, det system, der hoster dataene — bliver først reguleret, når fristen allerede er i sigte, selvom dette netop er den del, som kræver tid at etablere og teste korrekt.

En femte: medarbeidere på produktionsgulvet, for eksempel i emballering eller ekspedition, ved ikke, at der skal være en datarører på produktet, og hvad der må eller ikke må stå på denne, hvilket resulterer i, at etiketter bliver påbagt forkert eller glemmes.

Hvad du kan dokumentere

• Et oversigt pr. produktgruppe over status: gælder forpligtelsen allerede, findes der en udkast-forordning, eller er der endnu ikke noget kendt — se hvad kan De gøre nu, mens reglerne endnu ikke er endelige hvordan dette oversigt skal indrettes
• En liste over nødvendige data pr. produktgruppe, med angivelse af kilder (egen afdeling, leverandør, testinstitut)
• En udpeget ansvarlig for at holde passetdata opdateret, herunder et tidspunkt for periodisk kontrol heraf
• Aftaler med leverandører om datalevering, herunder tidspunktet for, hvornår det skal ske
• Et testforløb, før forpligtelsen reelt træder i kraft, således at flaskehalse i dataindsamlingen og kopplingen med datarøreren bliver synlige på forhånd — kan jeg lave en testversion af produktpasset på forhånd beskriver, hvordan sådan en test kan se ud
• En instruktion for medarbeidere, der anbringer datarøreren på produktet, således at etiketter placeres konsistent og på det rigtige sted — se også hvordan forbereder jeg mine medarbejdere på arbejde med produktpasset
• En beslutning om håndteringen af eksisterende lagerbeholdning, som allerede er produceret, før passet bliver obligatorisk, fastlagt sammen med resten af planlægningen